秘书资格证考试情景题

考试资料

秘书三级技能一般出题范围

一、秘书三级比较容易出情景题的范围有：

1、签字仪式

2、引导会议

3、商务旅行

4、工作计划

5、市场调查报告

二、比较容易出实务拟写题的范围有：

1、招标书

2、开业典礼。准备工作的9项要写全;参加典礼的四类人要指出;典礼的7项步骤要写全。

3、信息发布会，准备工作的8项要写全

4、工作计划

5、办公用品采

6、办公耗材库存

7、办公环境管理

8、信息开发中的剪报。要写出定义、特点、优缺点和步骤

9、信息编写。要写出定义、要求、步骤和类型

传真机日常使用常识

一、使用环境

传真机要避免受到阳光直射、热辐射及强磁场、潮湿、灰尘多的环境或是接近空调、暖气机等容易被水溅到的地方。同时要防止水或化学液体流入传真机，以免损坏电子线路及器件。为了安全，在遇有闪电、雷雨时，传真机应暂停使用并且要拔去电源及电话线以免雷击造成传真机的损坏。

二、放置位置

传真机应当放置在室内的平台上，左右两边和其它物品保持一定的空间距离，以免造成干扰和有利于通风，前后方请保持三十厘米的距离，以方便原稿与记录纸的输出操作。

三、不要频繁开关机

因为每次开关机都会使传真机的电子元器件发生冷热变化，而频繁的冷热变化容易导致机内元器件提前老化，每次开机的冲击电流也会缩短传真机的使用寿命。

四、尽量使用标准的传真纸

请参按传真机说明书，使用推荐的传真纸。劣质传真纸的光洁度不够，使用时会对感热记录头和输纸辊造成磨损。记录纸上的化学染料配方不合理，会造成打印质量不佳，保存时间更短。而且记录纸不要长期暴露在阳光或紫外线下，以免记录纸逐渐褪色?造成复印或接收的文件不清晰。

五、不要在打印过程中打开合纸舱盖

打印中请不要打开纸卷上面的合纸舱盖。如果真的需要必须先按停止键以避免危险。同时打开或关闭合纸舱盖的动作不宜过猛。因为传真机的感热记录头大多装在纸舱盖的下面，合上纸舱盖时动作过猛，轻则会使纸舱盖变形，重则会造成感热记录头的破裂和损坏。

六、定期清洁

要经常使用柔软的干布清洁传真机，保持传真机外部的清洁。对于传真机内部，除了每半年将合纸舱盖打开使用干净柔软的布或使用纱布沾酒精擦拭打印头外，还有滚筒与扫描仪等部分需要清洁保养。因为经过一段时间使用后，原稿滚筒及扫描仪上会逐渐累积灰尘，最好每半年清洁保养一次。当擦拭原稿滚筒时，一样必须使用清洁的软布或沾酒精的纱布，需要小心的是不要将酒精滴入机器中。而扫描仪的部分，如CCD或CIS以及感热记录头，就比较麻烦，因为这个部分在传真机的内部，所以需要工具的帮忙。一般来说会有一种清理工具，沾了酒精以后，由走纸口送入传真机，进行复印功能时，就可以清洁扫描仪玻璃上的灰尘。切不可直接用手或不洁布、纸去擦拭。

部分例题

背景说明：你是光华公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。

一、 便 条

钟苗：

江苏远洋公司副总经理等五人将于9月25日至28日来我公司进行考察，请你按公司惯例做出接待计划与安排，计划形成后交我审阅，待批准后再去相关部门交办具体适宜。

谢谢。

行政经理 苏明

2003年11月21日

参考答案：

1、说明接待计划的三项内容：

(1)接待规格

(2)日程安排

(3)经费列支

2、人员安排中计划中应写明

(1)主要陪同人员

(2)主要工作人员

(3)住宿地点、标准、房间数量

(4)宴请时间、地点、标准、人数

(5)会见、会谈地点、人数、参与人员

3、日程安排计划：

(1)日期、时间、地点

(2)活动内容

(3)陪同人员

4.接待经费计划(列支)：

(1)工作经费

(2)餐饮费

(3)住宿费

(4)交通费

(5)参观费

(6)其他不可预见费用

二、备忘录

发自：行政经理 苏明

发给：秘书 钟苗

日期：

内容： 公司成立的开发部近期有5名员工要出差，请你帮开发部列出我公司商务出差申请费用以及报销结算的'步骤，我看过后再交给他们参考执行。

参考答案：

我公司商务出差申请费用以及报销结算的步骤是：

1、申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况并亲自签字。

2、该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意并签字批准。

3、一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款;一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。

4、在进行商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方索取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符。

5、商务工作结束，申请人应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销单”后，方可返还现金。

6、如果事实商务工作时，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可得到报销。

三、便 条

钟苗：

一些员工对信息存储过程不太了解，时常将公司活动中形成的信息材料往文件柜中一放了事，没有进行信息登记和编码。为了使公司信息存储规范合理，请你拟写一份有关信息登记和编码的书面材料，在下周三下午由你向员工作介绍。

行政经理 苏明

2003年11月21日

参考答案：

1、登记：

(1)登记的含义：登记即建立信息的完整记录。

(2)登记分为两种类型：

①总括登记，对存储信息按批分类登记

②个别登记，按信息存储顺序逐件登记

(3)登记形式有两种：卡片式登记、薄册式登记。

2、编码：

(1)编码要求;编码结构应表示出信息的组成方式及关系。

(2)编码步骤;分析所有预编的信息;选择最佳的编码方法;确定数码的位数

(3)编码的两种方法：

①顺序编码法：按信息发生的先后顺序或统一标准编码

②分组编码法：利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类。

四、单项选择题

1、例：某公司每天要用去2包A4复印纸?供应商从订货到送达需要4天时间，,最小库存量是10包，那么该公司A4复印纸的再订货量应是( )包。(选自2006年11月四级秘书试卷(机考)单项选择第67题)

包 包

包 包

解析:可用计算法。按再订货量公式计算:重新订购量(再订货量)日用量×运送时间+最小库存量。答案B为正确。

2、例：在会议文件审核修改之后，要由( )进行终审。(选自2006年11月三级秘书试卷(笔试)单项选择第47题)

A.主管秘书 B .主要领导或主管领导

C.主要领导或主管领导 D .办公室主任

解析：可用常识法。在我国政治体制中，能够决定“召开会议”和“终审”的只有单位负责人，四个选项中除“主要领导或主管领导”外，其他均无此权力。答案为B。

3、例：当上司确定出访后，秘书要在出发前做好充分的准备工作，这包括( )等方面的准备。(选自2006年11月二级秘书试卷(笔试)单项选择题第64题)

A.思想、组织、物质和资料 B.思想、物质和资料

C.环境、组织、物质和资料 D.物质和资料

解析：可用逻辑联系法。上司出访要做多方面的准备，大多数考生选择B项。其实，秘书为上司出访要做的事情很多，大到制订出访方案，小到“针头线脑”,考虑要周到细致。A项答案才是正确的。

五、多项选择题

1、影响接待规格的因素有( )。(选自2006年11月四级秘书试卷(笔试)多项选择题第96题)

A.对方的要求

B.对方与我方的关系

C.突然的变化

D.上一次的接待标准

解析:可用设例法。如A项,对方的要求也许是没有道理的,显然这项被否定了;如B项，假设对方的来访事关重大或我方非常希望和对方发展关系，再假设是上下级关系，往往以高规格接待;如C项，假设总经理突然接到一个紧急会议通知，他可委派其他人来完成接待工作，虽使接待规格降低了，但也属正常;如D项，假设某医药公司副经理接待某药厂药品推销员，这也属正常。以此假设的例子，答案为BCD。

2、例：在确定会议住宿地点之前，应随意抽查( )的设备。(选自2006年 11月四级秘书试卷(笔试)多项选择题第87题)

A.一个商务间

B.一个双人房间

C.一个单人房间

D.一个套房

解析：可用词语分析法和诠释法。可以抓住题干中的“会议住宿地点”来作出选择。A项不能作为“住宿”之用，其他选项均与“住宿”紧密相关，答案为BCD。此题也可用类比法BCD选项为“住宿”类，A项则不是。

3、例：填写介绍信可以用( )。(选自2006年11月四级秘书试卷(机考)多项选择题第102题)

A.毛笔

B.钢笔

C.圆珠笔

D.铅笔

解析：可用经验法。凡是有一点生活和工作经验的考生做本题并不难，即使不去专门记忆这些技能知识，只要根据平常的生活经验也能找对答案。AB项为正确答案。

4、例：在多边性商务活动中，人们经常采用的礼宾次序是：按来宾所在国或地区名称的拉丁字母顺序排列( )。(选自2006年11月三级秘书试卷(笔试)多项选择题第97题)

A.按报到时间顺序排列

B.按来宾身份排列

C.按与东道主的关系远近排列

D.不排列,随便坐

解析：可用综合交叉法。先用逻辑分析法，如C项显然不符合事实逻辑，应当排除。D项是一种常用礼宾次序的方法。答案为ABD项。

补充说明

考试时间

2016年上半年秘书资格考试时间为7月2日，具体时间如下：

08：30 ~ 10：00 理论知识考试

10：30 ~ 12：30 专业能力考核

14：00 ~ 15：30 涉外秘书英语考试

综合评审时间由省级鉴定中心确定

考试科目

秘书考试分成2门，即理论考试和实操考试。理论考试全部为客观题，内容涵盖:职业道德、基础业务，考试时间为个小时。实操考试全部为主观题，内容包括工作要求，案例分析，考试时间为2个小时。案例分析部分播放录像;涉外秘书考生加考外语，包括选择、填空、翻译、写作等题型(包括听力)。参加秘书二级考试的考生还需进行综合评审(业绩评估手册)，采用笔试答辩的形式，包含商务沟通，办公室管理，常用事务文书，会议与商务活动，信息与档案五个模块的能力评估。

考试常见误区

一是不熟悉秘书职业标准。1999年9月，劳动和社会保障部颁发了秘书职业标准，规定了秘书考核的要求、内容和方法。有的人自以为学过一些秘书课程，做过几年秘书工作，而不去了解标准所规定的考核科目、内容和要求。不按标准准备，盲目应试，结果落选。

二是对考试教材不做全面复习。考试教材对各级秘书的考核科目、范围都作了明确的规定，知识涵盖面也较广，题目也出得较细。但有的人强调内容多，工作忙，不肯下功夫全面复习。在知识测试中，面对50道选择题、20道判断题和6道问答题，茫无头绪，错漏甚多。

三是不会掌握考试重点。劳动和社会保障部为考生应试编印了一本《考试指南》，列出了各科考试的重点--鉴定点，以便考生重点复习。但有的人对应试内容只满足于有一个粗略的了解，未能掌握知识的重点和操作的程序，答题时内容不全，程序混乱。

四是迷信前期考过的试题。每期考试的题目都是有变化的，前期考过的题目只可作为考生熟悉题型参考内容之用。但有的人心存侥幸，不学习教材和指南，只背诵前期考试试题的答案，应试时遇到考试内容和题型变化，即感束手无策。

五是不会综合运用。秘书考试题目，如写作题、情景题等都需要考生运用学过的知识和技能，结合工作实际进行回答。但有的人只会背诵现成的答案，不会综合分析，试卷答非所问。

考试形式

秘书职业资格考试时间为180分钟，考试程序依次为职业道德考核、情景录像笔试、书面笔试，考核时间分别为30分钟、60分钟、90分钟。考试形式如下:

1.书面应答:考生对标准化书面试卷上的问题在答题卡上作答，题型分为单选题、选择题两种题型。

2.情景模拟:考生根据所观看的情景录像，就书面问题进行笔答;均有两段录像，每段录像考15个知识点。

3.任务解决:考生对书面提出的工作任务进行书面回答。

4.综合测试:涉外秘书的英语考试包括听力题、选择题、写作题。

5.业绩评估:专家对考生提供的个人工作业绩记录进行综合评审。

另外，在工作要求上，本标准对国家职业资格五级秘书、四级秘书、三级秘书和二级秘书的能力要求依次递进，高级别涵盖低级别的要求。

分数级别

试卷满分为100分，考试共分三个级别:不及格拆除、及格、优秀，及格分数线为60分。

千里之行，始于足下。希望大家都能取得满意的成绩。

一、选择题

1[多选题] 简报按其内容分为()。

A.工作简报B.专题简报C.会议简报D.动态简报

答案：A,C,D

【解析】简报按内容分为工作简报、动态简报与会议简报。

2[多选题] 诚实守信的基本要求有()。

A.忠诚所属企业B.维护企业信誉C.树立职业理想D.保守企业秘密

答案：A,B,D

解析：诚实守信要求从业人员：忠诚所属企业、维护企业信誉、保守企业秘密。

3[单选题] 下列主体适用于劳动法的有()。

A.国家机关公务员B.大型企业国务院稽查特派员C.电脑公司硬件组装员D.家庭保姆

答案：C

解析：劳动法的适用范围之一是：在中华人民共和国境内的企业、个体经济组织和与之形成劳动关系的劳动者。劳动法不适用公务员和比照实行公务员制度的事业组织和社会团体的工作人员，以及家庭保姆等。

4[单选题] 在对办公设备建档时，设备的购买日期、设备编号、供应商等信息应该归入设备的()中。

A.购买信息B.维护合同C.日志记录D.基本信息

答案：D

5[单选题] 传达会议决定事项必须()。

A.遵循实用原则B.体现本位要求C.建立承办制度D.及时、到位

答案：D

解析：会议传达决定事项的要求：传达会议决定事项必须准确，必须原原本本传达;传达会议决定事项必须及时、到位。

6[单选题] 根据我国《合同法》规定，违约责任的归责原则是()。

A.过错责任原则B.严格责任原则C.过错推定责任原则D.绝对责任原则

答案：B

解析：《合同法》对违约责任采取的是严格责任原则，即不管主观上是否存有过错，只要不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定，除不可抗力可以免责外，都要承担违约责任。

7[单选题] “通报”往往运用“决定”的形式来表达上级机关的`意见。但下列通报没有决定部分的是()。

A.表彰性通报B.批评性通报C.传达性通报D.发布性通报

答案：D

解析：发布性通报侧重于告知情况。

8[单选题] 秘书安排客人的娱乐活动可以分为()和参与项目。

A.歌舞项目B.地方特色项目C.传统项目D.观看项目

答案：D

解析：娱乐活动可分为观看项目和参与项目。

9[单选题]联合行文时，发文机关排列在前面的是()。

A.由上级组织决定的机关B.联合行文的几个机关协商决定C.主办机关D.提出问题的机关参考答案：C

解析：联合行文时，应使主办机关名称在前。

10[单选题]公文标题中，有些要素视情况可以省略，但不能省略的要素是()。

A.发文机关B.发文事由C.文种D.发文对象

答案：C

解析：公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。

二、 情景题

1、×总公司将召开一次销售工作会议，要求各分公司主管此项工作的负责人参加，会期两天。请按要求草拟一份会议通知。(要求：格式正确、内容完整、文字标点规范)。

2、厂里将举行一次关于生产管理的经验交流会，具体会务工作由办公室负责，根据分工，会场由你布置，你如何去做?

3、你刚刚应聘担任某企业的办公室主任，发现该企业以往的信息资料只是有一份保存一份，没有任何顺序。你该任何存储这些信息资料?

4、×厂有几位员工到厂办公室反映没有得到应有的劳保用品，新来的秘书小李劝他们不要计较这点得失，随即将几人劝走。请问小李的做法是否正确。

答案：1、会议通知要求六要素齐备

2、答案要点：①选择大小适中的会议厅，布局形式选择，椭圆型或囗字型，会场装饰要讲求合乎亲切、和谐的气氛;②会场用品包括文具用品与饮品;③会场的音像、音响、灯光、空调等设备使用;④签到、标识座次。

3、答案要点：

⑴登记及具体操作方法;

⑵编码及具体操作方法;

⑶存放排列及具体操作方法;

⑷编制检索及具体操作方法;

4、答案要点：

小李的做法不妥。单协调的缺点是对双方矛盾的焦点把握不准，这件事属纵间关系协调中群众关系协调。

步骤：⑴了解事情的原委;

⑵向领导汇报，拟定协调方案，请领导定夺;

三、 问答题

1、试述秘书学的学科特征?

2、秘书工作有那些特性?

3、试述秘书调研工作的基本过程。

4、试述秘书信息工作的重要性。

答案：

1、答案要点：

⑴实践的应用性;

⑵理论上的兼容性;

⑶时代的发展性。

2、答案要点

秘书工作有哪些特征?

⑴政治性;⑵辅助性;⑶综合性;⑷服务性;

3、答案要点

⑴准备工作阶级及具体工作要点;

⑵调查研究阶段及具体工作要点;

⑶成果反映阶段及具体作法。

4、答案要点：

1、辅助决策的一项重要工作。

2、信息工作是秘书部门的一项重要任务。

3、信息工作有利开创秘书工作的新局面。

四、 论述题

结合外国及港台秘书工作的发展趋势谈谈你对未来秘书工作的看法。