1.用简单的语言进行通畅的交流, 避免使用大字或复杂的词汇。例如想要给对方寄送商品目录和小册子时可以直接表达意思为:“As we have already discussed,I’m sending you thecatalogue and pamphlet.”而如果这句话变为:“Pursuant to discussion,I am forwarding the catalogue and pamphlet.”客户听到这样的古老的词汇会感觉很不自在。另外应避免将商务书信的书面语应用于口语中。例如要表达“给你方的资料中有价目单”可以用简单的英语表达:“You will find the price list in thematerials we are giving to you.”假如使用商务信函中的语言对客户说:“Enclosed please find our price list”,你的`客户会感到啼笑皆非, 而对你产生错误的印象, 以为你是个很刻板的人。
2.注意用语的准确性, 避免使用含糊的表达。商务英语的使用涉及到合同的顺利签订, 交易的准确执行, 任何语意不明确的笼统的表达都有可能对于交易中所涉及到的各方当事人产生歧义, 从而影响按时交付货物和收取货款。而国际贸易中也有明确的规则和惯例对于含糊用语加以界定, 因此在表达时一定要有根有据, 具体明了。例如在与客户谈到装运货物时, 如果随便地说:“We will ship you about 1000 Metric Ton ofthe goods”,客户就会根据国际贸易惯例的UCP500将这句话理解为你方会装运900公吨到1100公吨的货物, 而不会是1200公吨。因为UCP500将“about”界定为可以多装运或少装运10%的货物。
3.在口语交际中要注意礼貌用语。语言的口语化并不意味着可以随意使用俚语、命令的语气或是伤害客户感情的歧视性的用语。中华民族是讲究“和气生财”的民族, 尊重客户,讲究礼貌用语是与客户交往中交易成功的重要因素。很多国外客户正是由于业务员的真诚和耐心而愿意继续保持合作关系的。例如在口语中可以尽量避免使用第一人称代词I而多使用第二人称代词You, 会让客户在交流时产生被尊敬的感觉。比如可以说他Thank you for your cooperation.Would you like tohave a look at our sample room?...
这就要求在掌握了一定的商务英语知识后还要通过一些商务英语套语将这些知识连贯起来, 形成正确的表达。例如在谈到交易所采用的付款方式时就可以采用结算方式的常用套语:“Our usual terms ofpayment is by irrevocable sight letter of credit,and the L/C shouldbe opened through a bank that we can accept.”再比如在谈到包装方式的选用时可以用套语的表达:“Goods should be packedin cartons of 12 pairs each.”