商务英语写作分类

1. 引言运用某种语言进行交际时，不仅要懂得使用它的语法规则去构成句子，而且要根据不同的语境选择相应的文体，才能运用得体，收到良好的交际效果。中国人在学习英语的过程中，往往因缺乏“文体意识”（stylistic awareness）或者说缺乏“文体洞察力”（stylistic insight）而造成语域(register)误用。所谓“语域”，指的是语言运用的场合。“场合主要是社会场合”(王佐良，丁往道，1987)。然而，社会之大，场合之多，不可胜数。如若缺乏文体分析的能力(stylistic competence)，语域误用也就在所难免。韩礼德说“选择错误的语域， 混淆不同的语域，是外国人学习另一种语言时最常犯的错误”(Halliday, 1973)，就是这个道理。本文首先根据现代语言学的理论去探讨文体知识在商务语境中的应用，然后从选词、造句、构造有效段落和篇章结构等方面论述商务英语精辟、简明的文体风格和语言特点。2. 语言学与商务英语文体形成的关系文体学是一门运用现代语言学理论和方法研究文体的科学(秦秀白，2000)，是一门研究语言的表达效果的学问。人们一般认为它渊源于古希腊的修辞学，20世纪初，形成了文体学。随着现代语言学理论的发展，特别是20世纪60年代社会语言学的兴起，促进了文体学的发展。它依据现代语言学的原理，对语言的各类文体进行调查和描述，首先将注意力放在口语，后来进而研究各类书面语，如科技文章、法律文书和商业广告用语等。20世纪70年代，韩礼德在他的系统功能文体学模式里，主张把语言连同社会和人一起加以考察和研究，提出了“语域”理论。可以说，韩氏的功能主义理论为现代文体学的研究奠定了理论基础，语言对场合的适合性(appropriateness)成了现代文体学讨论的中心问题。其实，韩礼德的“语域”是指使用特有的一种语言(如科技英语、商务英语)的社会文化群体。由于使用目的和场合的不同而产生了语域的变异。韩礼德还认为语域变异的标记是语言材料，这标记可以表现在词汇方面，也可以表现在语法方面，它们随着语域的变化而变化。由此可以推及商务英语是商务文化群体中所特有的一种英语，是现代英语的一种功能变体，其与普通英语(English for general purpose)的差异，不仅表现在目的和意义方面，而且表现在词语用法、句子组成和篇章的构建方面，这是国际商务工作者之间长期交际的结果。商务英语涉及到营销学、经济学、金融学、会计学、法学和管理学等许多边缘学科的知识，商务活动涉及到对外贸易、技术引进、招商引资、对外劳务承包、商务谈判、经贸合同、银行托收、国际支付与结算、涉外保险、国际旅游、海外投资、国际运输等范围。因此，商务文化群体是一个庞大的社会群体。“据统计，全世界16亿以英语为第一语言，第二语言或外语的人群中，几乎90%的人每天都在与商贸英语打交道”(刘法公，2000)。这个庞大的社会群体及英语在这个社会群体的交际过程中产生的语域变异应当引起语言研究工作者的注意，应从现代文体学的观点出发，针对这种变异的规律和结果，做一些有益于人们迅速掌握、正确使用商务英语的研究。3．词语选用得体，表达力求清楚。语言学家认为，词与文体紧密相关。商务英语属于实用文体，其内容和读者有很强的针对性。为了使读者一目了然，不存疑问，“应用文必须语言简洁，直接了断，条理清楚”，而且“文体较为正式，不求虚饰，不容自由挥洒(陈然，1999)。因此，无论是书写商务信函，草拟商务文件，还是进行商务谈判，词语选用除了正确、得体之外，还力求简单明了。这就形成了商务英语用词简练的文风。3-1 长话短说，避免啰嗦在商人眼里，商场就是战场，时间就是金钱。因此，在商务这一“语域“中，所有社会文化群体的成员，都达成了一个共识，或者说形成了一个概念：商务语言必须言简意明，即长话短说，避免啰嗦。例如不用啰嗦表达法 应用简明表达法1. at this time (此时，现在) → now2. a draft in the amount of $2 000(金额为2,000美元的汇票) → a draft for $2 0003. enclosed herewith (兹附上) → here4. endorse on the back of this check (背书) → endorse this check5. in accordance with your request (按你方要求) → as your request6. for the price of $500 (价500美元) → for $500 美元7. make inquiry regarding (要求) → inquire8. under separate cover (另函寄出) → separately诸如此类例子，商务英语中比比皆是。由此可见，词语选用以言简意明为准则，是商务英语的主要文体风格和写作特点之一。3-2 商业术语，言简意明各体英语各有典型的表达方式，商务英语也一样。“例如一份商业合同、一份消费品的保修单、一样工具的说明书、一张表格的填写、指示等等都有它特殊的写法，不熟悉就不易看懂”(王佐良，丁往道，1987)。商务英语在长期的使用过程中，为了表达方便，节约时间，形成了一系列的商业术语(commercial terms)。如：CIF (Cost, Insurance and Freight) 是价格术语，表示“到岸价”O/C (Outward Collection) 是贸易术语，表示“进口托收”B/D (Bank Draft) 是金融术语，表示“银行汇票”GDP (Gross Domestic Product) 是经济学术语，表示“国内生产总值”CPI (Consumer Price Index) 是营销学、经济学术语，表示“消费(品)价格指数”C/A (Current Account) 是会计学术语，表示“往来账户”TPND (Theft pilferage and Non-Delivery) 是贸易、保险术语，表示“盗窃及不能交货险”如此等等，不胜枚举。频繁使用商业术语，是商务英语典型的文体风格和语言特点。这些商业术语言简意明，容易记忆，使用方便，不仅仅是某个词组的缩写，而且含义丰富，涉及到许多边缘学科的知识。如CIF，不仅代表了订价的条件，而且暗示了买卖双方的权力和义务，含有CIF这一术语的句子，像Please quote your lowest price CIFC3 Shanghai只有商务这一社会群体的成员才能理解其真正的内在含义。3-3 语言朴实无华，毫无矫揉做作。语言的精练还体现在语言朴实无华，毫无矫揉做作，尽力避免那些陈旧笼统的商业术语或套话(commercial jargons)，而用简明的现代英语来表达。.例如：不用 而用We are in receipt of…(兹收到) → We have received…We leg (have) to acknowledge (兹收到) → Thank you for…This is to inform you of … (兹通知贵方) → Pleased to tell you.Please be advised that…(兹通知贵方) → (omitted)Express my heartfelt gratitude to you for (衷心感谢)→ Thank you for…试比较下列两句：① Please be advised that we have received your invoice No. 248..兹通知贵方，248号发票已收到。② Your invoice No. 248 has been received. 贵方248号发票已收到。很明显，第①句用了笼统陈旧的毫无意义的商业术语，显得文过饰非，矫揉做作，不适合商务这一语域；而第②句开门见山、直截了当、朴实无华、简明易懂，适合商务场合的特定要求。4. 句子精练，表达有效从文体分析的角度来看，所谓句子精练、表达有效，不仅要选词简明，语法正确，重要的还是要用得得体。因为“文体分析有别于语法分析(grammatical analysis)。语法分析有规则可循，受规则制约(rule-governed)；文体分析无规则可循，受原则制约(principle-governed)”，文体分析“都是以特定的语境和文本作者的意图为依据的”(秦秀白，2000)，同一词语在不同的语域里也许产生不同的文体效果。例如：All offers by telex are open for five days.这句话在商务语域里，意思是“所有电传开盘五天内有效”，“offer”译为“开盘”、“报盘”，“be open”译为“有效”，具有商务语域的特殊语言特点和精僻的文风，而用在文学语域里，其意义就大相径庭了。又如：Please rush your L/C lest the shipment may not be delayed.写信人的意思是“请速开证，以免耽搁装运”。但原句中“lest”一词，文学气味太浓，不宜用于商务这一“语域”中，因为商务文体并非文学文体(literary style)。但可以改“lest”为“so that…”，“in order that…”，或者“for fear that…”，即将原句改为：Please rush your L/C in order that the shipment may not be delayed.精练有效的句子与字数的多少、语句的精练有关。在商务文体中，除合同中含有较长的句子外，其他商务信函、文书等句子的平均长度常为10—20个词，不超过30个词，尽量去悼那些可有可无的词语。例如：We would like to know whether you would allow us to extend the time of shipment for 20 days and if you would be so kind as to allow us to do so, kindly give us your reply by fax without delay.本句共42词，大意为：我们很想知道你们是否容许我们将交货时间延期20天。表达上过分客气，使得句子冗长不清。而且“to extend the time of shipment for 20 days”意义含糊，这无疑是一个对商务英语文体风格不太熟悉的作者所写。为了利用有限的字数进行有效的表达，本句可以精简为：Please reply by fax immediately if you will allow us to delay the shipment until April 21.如同意我方把交货时间延期至4月21日，请速电复。全文只用17个词，就把问题说得清清楚楚，可谓文笔精僻，语言简练。5. 逻辑合理，意义连贯批评语言学家Roger Fowler et al (1979)、Robert Hodge & Gunther Kress (1993)等认为，语言表述结构是以意识形态为根据的。一定的社会、文化群体，以及从事的相关活动，具有较为固定的语言表述方式。商务英语也有其固定的语言表达方式，它的语篇结构逻辑合理、意义连贯。所谓逻辑合理，包括句子结构合理，段落安排合理，语篇思维合理。所谓意义连贯，即句与句之间语义连贯，段与段之间内容连贯，上下文之间思路连贯。例如，要写一封对未按期交货的投诉信，应先根据表达顺序列出大纲：首段要提及供应商的承诺；第二段要说明对方没有履行诺言；第三段要申述违约对你造成的损失；第四段提出索赔，最后一段希望理赔。运用这种“问题—解决型”(Problem-Solution Pattern)，即先综合后分析的语篇思维模式作指导，可以写出如下简明扼要、逻辑严密的信函：Dear Sirs,Our Order No. 2468Your S/C No. 9501We wish to refer to our Order No. 2468 and your S/C No. 9501, in which you promised to ship the goods we ordered in the middle of June and send them to Shanghai Port by the end of June.But we’d like to call your attention to the fact that up to now, no news has come from you about the shipment under the captioned Order and S/C.As we said, July is the season for this commodity in our market, and the time of delivery is a matter of great importance to us. The delay of your shipment made us lose US $200 000.Under such circumstance, we have to lodge a claim of US $100 000 with you.We feel sure that you will give our claim your most favourable consideration and let us have your settlement at an early date. Yours faithfully,敬启者，我方2468号订单你方9501号销售确认书请参见我方2468号订单和你方9501号销售确认书，贵方答应于6月中旬装运我方所订货物并于6月底运至上海港。但是迄今为止，毫无标题下货物从贵方运来的消息，这一事实务必引起贵方注意。正如我方以前所说，7月是这种货物在我方上市的季节，交货时间对于我方来说至关重要，贵方推迟交货使我方损失约200,000美元。在这种情况下，我方不得不将向贵方提出索赔100,000美元。我方坚信贵方对我方提出索赔予以优惠考虑，并早日通知理赔事宜。 你的忠诚心的6. 结语商务英语文体研究还是一个新兴的领域。然而，我坚信它是一个蓬勃发展的领域。因为商务英语使用人员多，涉及范围广，应用价值高。无论是商务信函的写作、经济合同、商务文书的草拟、商业单证的填制、产品说明书的翻译、贸易谈判中的争论，还是经济案例的申诉、仲裁与判决，都离不开商务英语。据统计，目前，我国国际经济法类的律师90%以上上不了法庭辩护，看不懂或者说写不好国际经贸文书，主要是英语不过关，不熟悉商务英语的文体风格及与商务有关的众多边缘学科的知识。然而，随着全球经济一体化的形成和中国加入WTO，这种现象再也不能继续下去了。今天学习英语，“其目的非常明确，即掌握英语这个交际工具来获取重要的信息，尤其是经济、政治、军事等领域里的信息。往日的欣赏性的语言学习已满足不了这种需求，面对日益深化的交际活动，英语教学与某一专业或某门学科相结合已势在必行。”(陈莉萍，2000)。社会语言学的兴起，肯定了语言的社会属性和交际功能；有关语体、语域方面的研究结果表明了特定的交际环境、特定的交际对象、特定的交际主题对语言的使用范围、方式和风格会产生特定的影响。由此可以推及，在商务这一社会人群中，围绕商务这一主题，用英语进行交际会对英语的使用产生特定的影响，即形成具有独特的文体风格和表达方式的商务英语。前面已经提到，这类问题已引起国内外许多著名的语言学家的注意，他们在这方面做出了许多精辟的论述。我坚信，还会引起每个语言学习者的注意，因为他们知道语言的社会功能就是交际，学习语言不是去欣赏皇帝的新衣。参考文献：⑴ Halliday et al. The Users of Language, Varieties of Present-Day English [C]. ed. R.W. Bailey & J.L. Robinson, Macmillan, 1973⑵ 陈 新 英汉文体翻译教程[M] 北京 北京大学出版社 1999⑶ 陈莉萍 专门用途英语研究[M] 上海 复旦大学出版社 2000⑷ 刘法公 商贸汉英翻译的原则探索[J] 北京 中国翻译 2002(1)：45—48⑸ 秦秀白 实用文体学教程(导读)[M] 北京 外语教学与研究出版社 2000⑹ 秦秀白 实用文体学教程(导读)[M] 北京 外语教学与研究出版社 2000⑺ 王佐良、丁往道 英语文体学引论[M] 北京 外语教学与研究出版社 1987⑻ 王佐良、丁往道 英语文体学引论[M] 北京 外语教学与研究出版社 1987

BEC商务英语写作格式：缩进式和齐头式。通行的商务写作格式，一般采用齐头式，因此在BEC写作中，也建议采用齐头式，看起来格式美观、逻辑清晰。齐头式的写作格式要求：段落齐头：在齐头式中，文件或书信中的每个部分都从左边界起头，不同的段落之间要空行：不同的部分（段与段之间），以空行的方式隔开缩进式比齐头式稍微复杂一些。缩进式是比较老式的商务书信格式，所以很多人都熟悉这种格式。在缩进式里，每个段落的首行要缩进，一般最少要缩进六格，要缩更多格也可以只要每个段落缩排的距离都一样。段与段之间要空行区分。所以采用缩进式时，最重要的就是要前后一致。BEC写作注意事项：字迹工整：BEC写作的时间中级是45分钟，高级是70分钟，一般来说写作时间是足够并略有富余的。建议大家在书写时，保持卷面整洁、字迹工整。写作部分的字迹会直接影响到扫描的清晰度和阅卷老师批改的可读性。2.不要超出横线：BEC写作答题卡是有横线的，按要求填在横线上即可。超过横线的部分有可能扫描不进去，从而可能会影响到写作的成绩。3.写错了如何修改：BEC考试只有写作部分用的是中性笔来完成，写错了是无法用橡皮擦去再重新写的。因此，如果写错了，就用横线划去，然后接下去重新写过。想要了解更多关于商务英语的相关信息，推荐咨询美联英语。美联英语美联英语创立于2006年，直营培训中心近100家，覆盖15个省份24个城市，累积毕业学员20余万，可以随时预习复习、了解自己的进度情况，测评及报告分析，还有多款趣味小游戏寓教于乐。【免费领取英语试听课】。

【导读】众所周知，BEC商务英语是当下打工人首选的一种自我提升英语技能的考试，其含金量和企业认可度都是蛮高的，综合来讲是一项非常实用于工作和学习的英语技能考试，为了帮助各位考生顺利通过考试，下面是小编为大家整理的BEC商务英语写作格式及注意事项，希望对各位考生有所帮助。

先回答一个大家普遍问的比较多的问题：

作文是不是顶格写、每段空一行?

其实像我们平时在职场上的通用的商务写作格式，一般采用“齐头式”，因此在BEC写作中，也建议采用齐头式，看起来格式美观、逻辑清晰。

齐头式的写作格式要求有以下两个：

✅段落齐头：在齐头式中，文件或书信中的每个部分都从左边界起头;

✅不同的段落之间要空行：不同的部分(段与段之间)，以空行的方式隔开;

也有的同学比较喜欢“缩进式”的写作格式，就个人而言我不是很推荐~原因是，缩进式是比较老式的商务书信格式，使用起来多少有些复杂!

在缩进式里，每个段落的首行都要缩进，一般最少要缩进六格，六格以上也行，只要能保证每个段落缩排的距离都一样就行。段与段之间要空行区分。所以采用缩进式时，最重要的就是要前后一致。

悄咪咪的告诉大家一个小技巧：虽然建议大家使用齐头式，但是在字数刚刚好，甚至略有不足的情况下，可以使用缩进式。

BEC作文是否要写标题?

BEC写作正文前，是否需要写标题，这个根据写作的文体不同而决定。

一般来说，letter是不需要写标题的，只要按照商务信件的格式写就可以了。

举个例子