英文商业信件格式

一、格式介绍

商务英语书信(Business or Commercial English Correspondence)是指交易时所使用的通信。它包括书信、电报、电话、电传、报告书、明信片等。商务英语书信，一般都要求用打字机或电脑整齐地打印，左边各行开头垂直的，称为垂直式或齐头式(Block style)，美国常用这种格式;每段的第一个词缩进去，称为缩进式或锯齿式(indented style)，英国常用此格式。垂直式的职务及签名都在左边的边栏界线，这种格式，在极度尊重工作效率的美国公司，已普遍采用。

1、信头(Heading)

指发信人的姓名(单位名称)、地址和日期。一般公函或商业信函的信纸上都印有单位或公司的名称、地址、电话号码等，因此就只需在信头下面的右边写上写信日期就可以了。英文地址的写法与中文完全不同，地址的名称按从小到大的顺序：第一行写门牌号码和街名;第二行写县、市、省、州、邮编、国名;然后再写日期。关于标点符号，一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之间，该用的还要用，例如在写日期的时候。日期的写法，如1997年7月30日，英文为：July 30，1997(最为普遍);July 30th，1997;30th July，1997等。1997不可写成97。

2、信内地址(Inside Address)

在一般的社交信中，信内收信人的地址通常省略，但是在公务信函中则不能。将收信人的姓名、地址等写在信头日期下方的左角上，要求与对信头的要求一样，不必再写日期，称为信内地址(Inside address)。信内地址的写法也有垂直式和缩进式之分，垂直式或称美国式将各行并列，缩进式或称英国式将各行依次退缩。此外，在美国还流行一种普通收信人地址的写法，就是在书信的Inside Address中，把门牌号和街名都省略掉。

3、称呼(Salutation)

是写信人对收信人的称呼用语。位置在信内地址下方一、二行的地方，从该行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号(英国式)，也可以用冒号(美国式)。

(1)写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用Dear或My dear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名(这里指名字，不是姓氏)。例如：My dear father，Dear Tom等。

(2)写给公务上的信函用Dear Madam，Dear Sir或Gentleman(Gentlemen)。注意：Dear纯属公务上往来的客气形式。Gentlemen总是以复数形式出现，前不加Dear，是Dear Sir的复数形式。

(3)写给收信人的信，也可用头衔、职位、职称、学位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：Dear Prof. Tim Scales, Dear Dr.John Smith。在英文书信中要使用敬语，最普遍的敬语是Mr, Mrs和Miss(用于未婚女性)。英国人常在男性的姓名之后用Esq. (Esquire的缩写)，不过在商业上也在慢慢地改用Mr. Mmes.(Madam的复数形式)，用于二个女士以上。Messrs(Mr的复数形式)用于二个以上的男人，或用于二个以上的男人组成的公司或团体。在英国式英文信里，Mr, Mrs, Messrs，均不加缩写句点，相反地趋向于进步自由的美语反而加缩写句点如Mr., Mrs., Messrs.。

4、正文(Body of the Letter)

正文的位置在称呼语下面隔一行，是信的核心部分。因此要求正文层次分明、简单易懂。和中文信不同的是，正文中一般不用Hello!(你好!)正文有缩进式和齐头式两种。每段书信第一行的第一个字母稍微向右缩进些，通常以五个字母为宜，每段第二行从左面顶格写起，这就是缩进式。但美国人写信各段落往往不用缩进式，用齐头式，即每一行都从左面顶格写起。商务信件大都采用齐头式的写法。

5、结束语(Complimentary Close)

在正文下面的一、二行处，从信纸的中间偏右处开始，第一个词开头要大写，句末用逗号。不同的对象，结束语的写法也不同。

(1)写业务信函用Truely yours(Yours truely)，Faithfully yours(Yours faithfully)等;

(2)对上级、长辈用Yours obediently(Obediently yours)，Yours respectfully(Respectfullyyours)等。

书信结尾客套语(complimentary close)有多种，相当于我国书信在结尾时使用的"敬礼"、"致敬"、"顺安"等句。最为典型的美国式写法是Sincerely和Best regards，典型的英国式表达有Yours sincerely(熟人或知道对方姓名)，Best wishes, kind regards 和yours faithfully(不知姓名)。

6、签名(Signature)

低于结束语一至二行，从信纸中间偏右的地方开始，在结束语的正下方，在签完名字的.

下面还要有用打字机打出的名字，以便识别。职务、职称可打在名字的下面。

二、格式模板：

1. 全齐头式(full block style)

全齐头式的英文书信，要求将信头、收信人的姓名、信内地址等以及正文(包括每段起行)、结束语和签名均靠左边齐头对齐

2. 齐头式(block style)

齐头式的英文书信， 除了信头、结束语和签名放在右边外，要求将收信人的姓名、地址等以及正文(包括每段起行)均靠左边齐头对齐

3. 缩进式 (indented style)

缩进式的英文书信，信头、信内地址的每行文字均比上行向右缩进一两个字母，正文的每段文字的首行也向右缩进四个字母，签名打印时也应该比结束语缩进三四个字母

4. 混合式 (modified block style)

混合式也称折衷式或称半齐头式(semi-block style)。混合式的英文书信，信头、结束语和签名放在右边，每行文字齐头;信内地址各行文字及称谓左边齐头;正文每段起行向右缩进四五个字母

商务英语信函的信封格式(superscription)

商务英语信函的信封格式包括寄信人的姓名、地址，受信人的姓名、地址以及投递说明和所需附注的说明等。商务信函的信封的书写要求，一是要准确;二是要清楚;三是要美观。一般来讲，写信人的姓名和地址放在信封的左上角;收信人的姓名和地址写在信封的中央偏右偏下的地方;邮票贴在右上角。信封写法最好跟信内姓名地址的格式保持一致，有齐头式和缩进式多种写法。

看一下这个例子吧，这是美国公司给我发的邮件，其实他们说的都挺好的，但可能是看书本上的东西看多了，其实实际应用中和书本上看到的是不一样的。信件内容：Good day:We are pleased to present our report and recommendations regarding the labeling material that you submitted for our review. We have attached the following documents to this email:1. A .pdf file containing your label with our recommended changes incorporated into your labels.2. A copy of our Label Analysis setting forth the results of our review and our recommended changes for each label.Once you have reviewed our analysis, please provide the additional information requested in the report directly to me at and we will be able to further assist you with this matter. You may also wish to submit a revised label at that time.Regards,Travis PittmanRegulatory SpecialistRegistrar Corp144 Research DriveHampton, Virginia, USA 23666Tel: +1-Fax: +1-Email: Site: immediate assistance, please click the link below: Corp assists businesses with FDA compliance. Registrar Corp is not affiliated with the US Food and Drug Administration.仅供参考！！！

英文商务书信的基本格式包括三种格式

1、 商务书信的格式(1) ：齐头式

齐头式（block style）是一种简便的商务书信格式，在齐头式中，文件或信中的每个部分都从左边界起头。不同的部分——比如说不同的段落或地址——则以空行的方式隔开。齐头式很简单，因此非常受欢迎。其主要格式如下：

段落齐头：在齐头式中，文件或信中的每个部分都从左边界起头。不同的段落之间要空行：不同的部分（比如说不同的段落，或商务书信中的地址），则以空行的方式隔开——

(1) 寄信人地址和收件人的地址之间：空三行(2) 称呼与信件正文的第一段之间：空一行(3) 信件正文的段落之间：空一行(4) 大小标题与随后的段落之间：不空行

2、商务书信的格式(2)：改良齐头式

改良齐头式（modified block style）结合了缩排式与齐头式的特点，它看起来跟缩排式很像，而最大的不同，就是在改良齐头式中：

①段落首行齐头，新段落与左边界齐头（flush left）。

②寄件人地址、日期、结尾敬辞和签名都缩排，如同缩排式。改良齐头式就跟齐头式一样，版面看起来清晰整齐，它是商务书信经常使用的格式。

3、商务书信的格式(3)：缩排式

缩排式（indented style）比其他通用的商务书信格式稍微复杂一些。缩排式是比较老式的商务书信格式，所以很多人都熟悉这种格式。在缩排式里，每个段落的首行要缩排，信件中某些其他部分也要缩排。

有些人觉得缩排式是商务书信最传统的格式，但是也有些人觉得这种格式过时了。有些人觉得缩排式在页面上看起来不是那么清晰，有时候要把缩排的地方上下对齐也不是那么容易，而其他的格式应用起来通常比较简单。

现在大家更喜欢采用其他新的格式，但是很多商务人士还是习惯使用缩排式。在商务书信中，缩排式的意思就是要缩排，要缩排的部分包括：

1) 段落的第一行2) 寄件人地址（return address）3) 寄件日期（date）4) 结尾敬辞（complimentary close）5) 签名（signature）

采用缩排式时，最重要的就是要前后一致，缩排最少要六格，要缩更多格也可以——只要每个段落缩排的距离都一样。对于商务书信中的其他要素也一样，重要的原则是缩排的距离一样，彼此上下对齐。

① 段落的第一行要缩排

每个段落的首行都缩排，与正文的左边界距离 1.5 厘米左右；这是最常见的缩排距离，但是大于 3.5 厘米的缩排也有人用。不同的公司对于怎么缩排、缩排多少可能有不同的习惯。关键就是要前后一致，也就是每段缩排的距离都一样。要把段落缩排有几种可行的做法：

可以按几次空格键可以按一次tab 键也可以利用段落格式设定的功能

通常你会用 enter 键在段落之间多空一行，但是采用缩排式的商务书信，也可能在段落之间不空行。不过最重要的原则仍然是要前后一致。

② 商务书信中的其他部分缩排商务书信采用缩排式时，还有其他的部分也要缩排：寄件人地址、日期、结尾敬辞、签名。这些部分的缩排方式，应该从页面的右半边起头，统一从页面中线稍微往右的地方起头。

商务书信介绍

商务书信就是公司写给其他公司、客户、顾客或合作伙伴的信件，其使用的语言比一般朋友之间的书信语言要正式，并以商业流程或商业交易等为主要内容。

需要写商务书信的情况

你会用商务书信与顾客、客户、商业伙伴和其他公司进行沟通。有些商务书信是“公司写给公司”，有些则是不同公司个人之间的书信往来。

商务书信的格式，与学术写作或创意写作不同。通常一家公司会就所有的内部文件和通信，采用一种固定的格式。如果你的公司已经有固定的格式，那就按照公司的格式。

信的长度超过一页时，安排格式

如果信的内容比较长，会超过一页，那就换一张纸继续打下去，但是不要加入信头，而是用空白、纸质好的白纸。至于第二页的格式要怎么安排，有几种不同的做法，但是你至少都要在页面顶端写上收件人的姓名、页数和日期，有些人还会加上参考文号或主旨。

你可以把所有这些信息都靠左对齐，或是把姓名靠左对齐，页数打在中央，日期则靠右，然后空三行，继续信的内容。

扩展材料

商务信函书信是日常生活中常用的文体，是用以交涉事宜、传达信息、交流思想、联络感情、增进了解的重要工具。书信一般可分为商务信件或公函（Business Letter or Official Correspondence）和私人信件（Private Letter）两大类。

①对没有头衔的男性一般称呼 Mr.

②对女性一般称呼 Mrs.， Madam 或 Miss。

③对收信人的称呼，也可用头衔或职位的名称，不分性别。例如 Professor （缩写为 Prof.），Doctor （缩写为 Dr.）， General (缩写为 Gen.) 。这些称呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如 Prof. （Phil）White等。

④对外公函中对收信人的称呼，可用 Gentlemen （而不是 Gentleman），Dear Sir (s)和 My dear Sir(s)等。Gentlemen 之前不能加 Dear， 后面也不能带姓名。用 Sirs 时，前面常用 Dear 一词，但也可单独用 Sir。若收信人是妇女，则无论已婚或未婚，都可单独使用 Madam 或其复数 Mesdames。

⑤对外国高级官员的称呼，如国家元首、政府首脑、部长、大使、公使和特使等，可用（Dear）Sir， （Dear）Mr. Chairman，（Dear）Mr. Premier， （My dear）Mr. Ambassador，Your Excellency （复数为 Excellencies）。

⑥对君主制国家的国王和皇帝等男性君主，可以 Sir 称呼，对女王、女皇和皇后等女性君主，可用 Madam 称呼。有时也用 Your Majesty 称呼以表示。客气和尊敬Your Majesty 可兼指男性和女性，其复数为 Your Majesties。

⑦对王室成员，如太子、王子、亲王和公主等，一般可用（Dear）Sir 或（Dear）Madam 但在正式尊称时，一般用 Your Highness (复数为 Highnesses)。商务信函信的正文（Body of the Letter）信的正文每段第一行应往右缩进约四五个字母。在写事务性信件时，正文一般开门见山，内容简单明了，条理清楚。在写私人信件时，信写好之后若有什么遗漏，可用 P. S.表示补叙。

商务信函结束语（Complimentary Close）结束语是写信人表示自己对收信人的一种谦称，只占一行，低于正文一二行，从信纸的中间或偏右的地方开始写。第一个词的开头字母要大写，末尾用逗号。结束语视写信人与收信人的关系而定。

签名（Signature）信末的签名一般低于结束语一二行，从信纸中间偏右的地方开始写。若写信人是女性，与收信人又不相识，则一般在署名前用括号注上 Miss, Mrs.或 Ms.，以便对方回信时知道如何称呼。有的还有署名后写上自己的职称、职务或头衔

附件（Enclosure）信件若有附件，应在左下角注明 Encl. 或 Enc.。若附件不止一个，则应写出2（或3，4，5等）Encls.

再启（Postscript, 缩写为 P. S.）再启部分用于补叙正文中遗漏的话，一般应尽量少用，正式的函件中更应避免使用。

私人和公务信函--注意事项首先，写信者应设身处地想到对方，尊重对方的风俗习惯。

其次，英文信应该行文流畅、言简意赅，避免冗长。这就是说，写信者应用尽可能少的文字表达其必须传递的信息，而且写信者应将其所需传递的信息表达清楚，以免对方产生误解。

书信交往，同样需要以礼待人。因而在写信过程中，要避免伤害对方感情，措辞上多选用些礼貌婉转词语。

最后，除了避免语法、拼写、标点错误外，信中所引用的史料、数据等也应准确无误.私人和公务信函--常用句式。

其实EMail的话就比较简洁了。Dear XXXX,《内容》Yours Sincerely,YYY职位公司名联系