商务英语信函3c

商务英语信函格式范文

商务写作中，信函是常用的形式，下面是我整理的信函范文，希望能帮到大家!

Dear Mr. / Ms.,

This is to introduce Mr. Frank Jones, our new marketing specialist who will be in London from April 5 to mid April on business.

We shall appreciate any help you can give Mr. Jones and will always be happy to reciprocate.

Yours faithfully

尊敬的'先生/小姐，

现向您推荐我们的市场专家弗兰克·琼斯先生。他将因公务在四月15日到四月中旬期间停留伦敦。

我们将非常感谢您向琼斯先生提供的任何帮助，并非常高兴施以回报。

您诚挚的

Dear Mr. / Ms,

We are pleased to introduce Mr. Wang You, our import manager of Textiles Department. Mr. Wang is spending three weeks in your city to develop our business with chief manufactures and to make purchases of decorative fabrics for the coming season.

We shall be most grateful if you will introduce him to reliable manufacturers and give him any help or advice he may need.

Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，

我们非常高兴向您介绍我们纺织部的进口经理王有先生。王先生将在你市度过三周，他要与主要的生产厂家拓展商务并为下一季度采购装饰织品。

如能介绍他给可靠的生产厂家，向他提供所需的任何帮助或建议，我们将不胜感谢。

您诚挚的

Dear Recardo

Further to our conversation of 30 March, I am writing to outline the proposed programme for your visit to our offices (12-15 April).

On Thursday morning I will be at the airport to meet your flight and, assuming there are no delays, I will take you straight to your hotel so that you can check in and freshen up. As Mr Wilkins wishes to see you before the meeting, a business lunch has been arranged. We will then travel to the company in time for the meeting, scheduled to run from 14.30 to 18.00. After such a long day I suggest dinner at your hotel.

Friday's meeting is due to start at 09.30. A taxi has been arranged to pick you up at the hotel at 08.50. Since the meeting lasts all day, the company will provide a working lunch. After work you will have a chance to return to your hotel before dinner at The Riverside Lodge at 20.00.

Your name has been entered for the Golf Tournament (08.30 on Saturday morning). Mr Wilkins will collect you from your hotel at 08.00. After the competition there is a formal dinner with a distinguished speaker at 19.30.

I look forward to meeting you on the 12th. In the meantime, please do not hesitate to contact me on .

Yours sincerely

XXX

一、格式介绍

商务英语书信(Business or Commercial English Correspondence)是指交易时所使用的通信。它包括书信、电报、电话、电传、报告书、明信片等。商务英语书信，一般都要求用打字机或电脑整齐地打印，左边各行开头垂直的，称为垂直式或齐头式(Block style)，美国常用这种格式;每段的第一个词缩进去，称为缩进式或锯齿式(indented style)，英国常用此格式。垂直式的职务及签名都在左边的边栏界线，这种格式，在极度尊重工作效率的美国公司，已普遍采用。

1、信头(Heading)

指发信人的姓名(单位名称)、地址和日期。一般公函或商业信函的信纸上都印有单位或公司的名称、地址、电话号码等，因此就只需在信头下面的右边写上写信日期就可以了。英文地址的写法与中文完全不同，地址的名称按从小到大的顺序：第一行写门牌号码和街名;第二行写县、市、省、州、邮编、国名;然后再写日期。关于标点符号，一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之间，该用的还要用，例如在写日期的时候。日期的写法，如1997年7月30日，英文为：July 30，1997(最为普遍);July 30th，1997;30th July，1997等。1997不可写成97。

2、信内地址(Inside Address)

在一般的社交信中，信内收信人的地址通常省略，但是在公务信函中则不能。将收信人的姓名、地址等写在信头日期下方的左角上，要求与对信头的要求一样，不必再写日期，称为信内地址(Inside address)。信内地址的写法也有垂直式和缩进式之分，垂直式或称美国式将各行并列，缩进式或称英国式将各行依次退缩。此外，在美国还流行一种普通收信人地址的写法，就是在书信的Inside Address中，把门牌号和街名都省略掉。

3、称呼(Salutation)

是写信人对收信人的称呼用语。位置在信内地址下方一、二行的地方，从该行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号(英国式)，也可以用冒号(美国式)。

(1)写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用Dear或My dear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名(这里指名字，不是姓氏)。例如：My dear father，Dear Tom等。

(2)写给公务上的信函用Dear Madam，Dear Sir或Gentleman(Gentlemen)。注意：Dear纯属公务上往来的客气形式。Gentlemen总是以复数形式出现，前不加Dear，是Dear Sir的复数形式。

(3)写给收信人的信，也可用头衔、职位、职称、学位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：Dear Prof. Tim Scales, Dear Dr.John Smith。在英文书信中要使用敬语，最普遍的敬语是Mr, Mrs和Miss(用于未婚女性)。英国人常在男性的姓名之后用Esq. (Esquire的缩写)，不过在商业上也在慢慢地改用Mr. Mmes.(Madam的复数形式)，用于二个女士以上。Messrs(Mr的复数形式)用于二个以上的男人，或用于二个以上的男人组成的公司或团体。在英国式英文信里，Mr, Mrs, Messrs，均不加缩写句点，相反地趋向于进步自由的美语反而加缩写句点如Mr., Mrs., Messrs.。

4、正文(Body of the Letter)

正文的位置在称呼语下面隔一行，是信的核心部分。因此要求正文层次分明、简单易懂。和中文信不同的是，正文中一般不用Hello!(你好!)正文有缩进式和齐头式两种。每段书信第一行的第一个字母稍微向右缩进些，通常以五个字母为宜，每段第二行从左面顶格写起，这就是缩进式。但美国人写信各段落往往不用缩进式，用齐头式，即每一行都从左面顶格写起。商务信件大都采用齐头式的写法。

5、结束语(Complimentary Close)

在正文下面的一、二行处，从信纸的中间偏右处开始，第一个词开头要大写，句末用逗号。不同的对象，结束语的写法也不同。

(1)写业务信函用Truely yours(Yours truely)，Faithfully yours(Yours faithfully)等;

(2)对上级、长辈用Yours obediently(Obediently yours)，Yours respectfully(Respectfullyyours)等。

书信结尾客套语(complimentary close)有多种，相当于我国书信在结尾时使用的"敬礼"、"致敬"、"顺安"等句。最为典型的美国式写法是Sincerely和Best regards，典型的英国式表达有Yours sincerely(熟人或知道对方姓名)，Best wishes, kind regards 和yours faithfully(不知姓名)。

6、签名(Signature)

低于结束语一至二行，从信纸中间偏右的地方开始，在结束语的正下方，在签完名字的.

下面还要有用打字机打出的名字，以便识别。职务、职称可打在名字的下面。

二、格式模板：

1. 全齐头式(full block style)

全齐头式的英文书信，要求将信头、收信人的姓名、信内地址等以及正文(包括每段起行)、结束语和签名均靠左边齐头对齐

2. 齐头式(block style)

齐头式的英文书信， 除了信头、结束语和签名放在右边外，要求将收信人的姓名、地址等以及正文(包括每段起行)均靠左边齐头对齐

3. 缩进式 (indented style)

缩进式的英文书信，信头、信内地址的每行文字均比上行向右缩进一两个字母，正文的每段文字的首行也向右缩进四个字母，签名打印时也应该比结束语缩进三四个字母

4. 混合式 (modified block style)

混合式也称折衷式或称半齐头式(semi-block style)。混合式的英文书信，信头、结束语和签名放在右边，每行文字齐头;信内地址各行文字及称谓左边齐头;正文每段起行向右缩进四五个字母

商务英语信函的信封格式(superscription)

商务英语信函的信封格式包括寄信人的姓名、地址，受信人的姓名、地址以及投递说明和所需附注的说明等。商务信函的信封的书写要求，一是要准确;二是要清楚;三是要美观。一般来讲，写信人的姓名和地址放在信封的左上角;收信人的姓名和地址写在信封的中央偏右偏下的地方;邮票贴在右上角。信封写法最好跟信内姓名地址的格式保持一致，有齐头式和缩进式多种写法。