商务英语写作包括

应用体大致可分七大类

（一）公文类

这类应用文主要指以党政机关、社会团体、企事业单位的名义发出的，表达自己法定意愿、联系与处理公务、记载与传递信息的文件类应用文。如：命令、批复、指示、报告等。

（二）工作文书类

这类应用文主要指企事业单位、 *** 部门、社会团体以及个人为工作、生产和学习的正常运作而制作的一系列文书。如：计划、总结、章程、制度等。

（三）法律文书类

这类应用文主要指司法部门在执法 过程中依照法律程序所需而制作的各种文书。如：笔录、立案报告、鉴定书，起诉书，调解书，判决书以及各种诉状等。

（四）经济文书类

这类应用文主要指金融、财税、工商、审计以及商业团体、公司和个人在市场运作及业务交往中所使用的文书。 如：财务报告、市场调查、招投标书、合同，以及财税、工商、审计、地产等部门的各种业务文书等等。

（五）、条据文书类

这类文书是指人们日常工作、生活中相互交往具有凭据作用的一些文书。如：请假条、留言条、借据、收条欠条、领条、便条、托事条、催托条、馈赠条等。

（六）、书信文书类

此类文书是指人们日常生活和工作中相互交流、沟通、表达意愿而普遍使用的文书。如：一般书信 （给长辈的信、写给晚辈的信、写给兄弟姐妹的信、写给亲朋的信）、情书（初恋情书、求爱情书、热恋情书）和表扬信、推荐信、慰问信、邀请信、感谢信、求职信、咨询信、介绍信、证明信、申请书（入学申请书、入党入团申请书、住房申请书、困难补助 申请书、辞职申请书）、聘书、履历、说明书、报捷书、保证书、倡议书、建议书、悔过书等专用书信。

（七）、礼仪文书类

此类文书是指人们在社会交往活动中，遵循长期以来交往的礼仪形式和活动方式而使用的文书。 如：祝词、贺信、请柬、欢迎词、欢送词、题词、悼词、讣告、唁电、碑文、对联（节令联、祝寿联、婚联、喜联、挽联、名胜联）等。

（八）启事文书类

此类文书是组织（或个人）公开向大家说明，让更多人知晓的公告性文体。启事可以张贴、散发或通过报刊、电视、广播等媒体进行广泛传播，是树立组织形象，扩大知名度的有利手段。如：征稿启事、征婚启事、征订启事、开业启事、寻人启事、寻物启事、招聘启事、招生启事等。

此外，还有会议类、公证遗嘱类、科技类、宣传类、广告类、史志类等文类。

二、商务文书的特点

（一）内容上的专业性与技术性

商务文书的内容是以商务现象、商务工作和商务科学理论写作为对象，具有特定的商务活动范畴和商务科学的专业特点，其专业性和技术性是非常明显的。

（二）目的上的针对性与时效性

商务文书写作一般要针对商务工作的具体需求，在一定的时间、范围内解决一定的问题，具有明确的目的性和实效性，讲求工作效果、经济效益和社会效益。特别强调目的、依据、程序、时间、地点、范围、原则、措施、方法、步骤、主张、效力、效果等因素。

（三）对象上的特定性与明确性

商务文书写作以商务工作项目的主体（如我方）与涉及到的客体（如对方），以及有关方面的组织或人员为特定的阅读或致送对象。读者对象明确、具体，针对性很强。行文的走向非常明确。

（四）表达上的适用性与说明性

商务文书写作主要运用定性、定量的说明、议论与叙述三种基本表达方式，科学、严密地表达写作的内容，强调的是理性思考与科学表达。说明在商务文书中使用频率很高。产品说明书、企业规章制度、合同、计划、经济活动分析等一大批文种都是以说明为主要表达方式的。议论和论证的也是商务文书的主要表达方式，是使文章增强理论性，以理服人的重要手段。叙述也经常使用，仍是商务文书基础性的表达方式之一。

（五）格式上的规定性与约定性

商务文书的结构客观如实地反映经济科学和经济工作的特点、本质和规律，强调客观性和科学性，较少主观想象和“艺术变形”。

商务文书的文体大都具有硬性规定或约定俗成的程式化的结构格式、行文惯例和文本形式，规定非常严格、细致。开头和尾部在某些文种中规定极为严格，尤显重要。

商务文书的结构具有很强的针对性和实用性。能针对写作目的和写作对象提供适当的思维模式，使作者节省谋篇布局上的精力，而专注于思想内容上的考虑与表达，增添文章及写作的时效性。

（六）语言上的科学性与平实性

商务文书不同于文学作品，它具有直接的实用性和实践性。为此，对语言的要求极为严格。讲求语言的科学性与平实性，具有特定的专业术语，特别注意数字的使用和表达。它的基本特点是准确、鲜明、简洁、得体，带有明显的术语性。

简明：正所谓“句中无余字，篇内无赘语”，“简明”是商务文书首要特点。

准确：而所谓“准确”，就是要求商务文书要做到“一字入公文，九牛拔不出”，不要像“关门闭户掩柴飞”这样的表达一样将同样一个意思重复三次。在意思清楚的前提下，商务文书写作应追求尽量用一段话、一句话甚至是一个词将核心意思表达出来。

朴实：所谓“朴实”，就是指在商务文书写作中不要去刻意地堆砌辞藻，一代文豪白居易尚且不这样做，我们就更不必在这个方面显示自己的实力和水平了。

庄重：所谓“庄重”，是指在商务文书中对整体风格的把握不要过于诙谐幽默，太多的玩笑会极大地影响文书的严肃性。

规范：商务文书写作在很多方面还具有规范性强的特点，其中标点符号的规范性就尤为重要但是却往往被大家所忽视。

要提高商务英语写作水平，除了要有扎实的英语基本功，还要对商务英语文体特点有充分的认识，准确的区别不同体裁商务英语的风格特点，从而写出满足不同商务目的的要求的商务文件。不同的商务环境相对应的不同的商务活动也是不相同的，了解商务英语语言的共同特点、风格、语篇结构而且清楚认识在不同商务活动中商务英语写作的具体特点和要求。它包括构思、起草、修改3个阶段。

1.构思阶段

商务英语写作在此切断必须考虑三个文体：（1）写作目的-通知、请求、说服、存档；（2）写给谁-客户、上级、同事、下属；（3）字数要求；（4）形式结构-计划或建议报告、商务函件、备忘录、电子邮件。明确这些要求后，需要考虑语篇结构，采用那种陈述顺序-直接顺序、间接顺序、直接于间接混合顺序。

2.起草阶段

起草阶段，是将构思阶段在头脑中形成的想法以书面文字的形式呈现出来。商务英语写作的最终目的是为了获的读者的支持、信任和好感。而且还要注意礼貌用词，例如使用褒义词、适当的头衔、不带任何性别、种族和年龄偏见的词等。

作为专门用途英语的商务英语，因其特殊目的，希望通过最有效的沟通提供给合作者更容易理解的清楚具体的信息。其信函在词汇选择上，遵循3c原则：

(1)conciseness（精简）。在复合词与简单词之间、长词与短词之间，应选择简单词或短词；在词组与单词之间，选择单词，尽量不使用不必要的介词词组；

(2)clarity（明白）。要准确传达商务交流的内容，必须避免使用模棱两可的词语或表达方式，这样才能使信函意义明确，不被误解，表达思想才能够更突出。避免在同一信函或其他写作中使用同一词。避免使用“if”,“hope”,“but”等表示疑问的词。在日期表达上，涉及到具体某月，均使用那个月的具体名词，如“January,February，…”。避免用“instant, ultimo,approx”等不确定词语。另外避免将日期写成如“5/4/1995”类似的形式，因为对于英国习惯是4月5日，而美国习惯是5月4日。

(3)Courtesy（礼貌）。尽量使用表示肯定的词汇，少用否定词，因为否定词给人一种否定的印象，或者还有指责对方的意思肯定对方时用词多用“you”,“your”，少用“I”,“we”,“us”,“our”，此种方式即“以客户为中心的'You—attitude'”表达形式，因为不管你的目的是提供信息、说服别人还是增进友谊，最能打动人。

3.修改阶段

商务英语写作在修改阶段，力求句子简洁明了，段落清晰完整如上文所述。

完成商务英语写作过程在商务写作中，硕士论文网，还应注意所选词语的礼貌性，讲话要婉转客气。的第一阶段是写出高水平商务英语的前提。提高商务英语写作能力的关键是把握商务英语写作的三个基本原则-简洁、准确、完整以及商务活动应遵循的语用策略-礼貌、合作。.总之，商务英语的文体决定了商务英语写作的基本原则；简洁-才能提高效益；准确-才能避免延误；完整-才能显示逻辑思考能力。

由于教育背景和工作经历的不同而写作风格各异，但他共同遵循的写作宗旨是明晰扼要，其商务文稿要力求开门见山，扣住主题，思路清楚，层次分明，内容具体而完整。现代商业写作做到这些还远远不够。要走出写作风格的误区：一是避免使用套话。二是少用大词多用小词。用简单的言词交流思想，使人感到亲切，书面语向口语化过渡。然而写作的口语化并不意味着要用俚语或行话，因为它们的用法是有局限性的，很难用得恰到好处，弄不好让人感觉随意无礼，容易产生费解和误解。时代的发展变化促使语言更新由繁到简，这不免引起一些人的抱怨，他们认为这是“稀释”了英语。竞争如此激烈的社会，人们惜时如金，那个人会愿意听您咬文嚼字，仔细去揣模字里行间的文学色彩，欣赏书面语措词如何地道。

由上可见，不同文体的英语语言有不同的使用标准、礼貌标准以及传达含义的约束化表达方式，只有了解和掌握现代商务英语词汇的文体特征和应遵循的要求，才能处理好对外业务往来中的各类商务写作，使相关业务顺利开展下去。

请参考下面这篇文章：商务英语文体风格和语言特点研究 廖 瑛 摘要：商务英语，如商务信函、协议、合同、广告、单证和商务演说词等，均属于应用文体的范畴，尽管各有其自身的特点，但各类应用文还有其共同的文体风格。

本文从选词、造句，构建有效段落和篇章结构等方面论述商务英语精辟、简练的文体风格和语言特点，但愿有助于国际商务工作者提高使用得体英语的能力。关键词：商务英语；文体风格；语言特点 Abstract: Business English, such as business letters, agreements, contracts, advertisements, documents and business speech, belongs to the category of practical writings. Although they each have their individual style, all kinds of practical writings have their mon styles. This paper is to discuss the incisive writing styles and pithy language features from the use of the words and expressions, the making of sentences, the structure of effective paragraphs and the pieces of writings, hoping to improve the international business workers' ability to use appropriate English.Key words: Business English; styles of writing; features in language1. 引言 运用某种语言进行交际时，不仅要懂得使用它的语法规则去构成句子，而且要根据不同的语境选择相应的文体，才能运用得体，收到良好的交际效果。

中国人在学习英语的过程中，往往因缺乏“文体意识”（stylistic awareness）或者说缺乏“文体洞察力”（stylistic insight）而造成语域（register）误用。所谓“语域”，指的是语言运用的场合。

“场合主要是社会场合”（王佐良，丁往道，1987）。然而，社会之大，场合之多，不可胜数。

如若缺乏文体分析的能力（stylistic petence），语域误用也就在所难免。韩礼德说“选择错误的语域， 混淆不同的语域，是外国人学习另一种语言时最常犯的错误”（Halliday, 1973），就是这个道理。

本文首先根据现代语言学的理论去探讨文体知识在商务语境中的应用，然后从选词、造句、构造有效段落和篇章结构等方面论述商务英语精辟、简明的文体风格和语言特点。2. 语言学与商务英语文体形成的关系 文体学是一门运用现代语言学理论和方法研究文体的科学（秦秀白，2000），是一门研究语言的表达效果的学问。

人们一般认为它渊源于古希腊的修辞学，20世纪初，形成了文体学。随着现代语言学理论的发展，特别是20世纪60年代社会语言学的兴起，促进了文体学的发展。

它依据现代语言学的原理，对语言的各类文体进行调查和描述，首先将注意力放在口语，后来进而研究各类书面语，如科技文章、法律文书和商业广告用语等。20世纪70年代，韩礼德在他的系统功能文体学模式里，主张把语言连同社会和人一起加以考察和研究，提出了“语域”理论。

可以说，韩氏的功能主义理论为现代文体学的研究奠定了理论基础，语言对场合的适合性（appropriateness）成了现代文体学讨论的中心问题。其实，韩礼德的“语域”是指使用特有的一种语言（如科技英语、商务英语）的社会文化群体。

由于使用目的和场合的不同而产生了语域的变异。韩礼德还认为语域变异的标记是语言材料，这标记可以表现在词汇方面，也可以表现在语法方面，它们随着语域的变化而变化。

由此可以推及商务英语是商务文化群体中所特有的一种英语，是现代英语的一种功能变体，其与普通英语（English for general purpose）的差异，不仅表现在目的和意义方面，而且表现在词语用法、句子组成和篇章的构建方面，这是国际商务工作者之间长期交际的结果。商务英语涉及到营销学、经济学、金融学、会计学、法学和管理学等许多边缘学科的知识，商务活动涉及到对外贸易、技术引进、招商引资、对外劳务承包、商务谈判、经贸合同、银行托收、国际支付与结算、涉外保险、国际旅游、海外投资、国际运输等范围。

因此，商务文化群体是一个庞大的社会群体。“据统计，全世界16亿以英语为第一语言，第二语言或外语的人群中，几乎90%的人每天都在与商贸英语打交道”（刘法公，2000）。

这个庞大的社会群体及英语在这个社会群体的交际过程中产生的语域变异应当引起语言研究工作者的注意，应从现代文体学的观点出发，针对这种变异的规律和结果，做一些有益于人们迅速掌握、正确使用商务英语的研究。3.词语选用得体，表达力求清楚。

语言学家认为，词与文体紧密相关。商务英语属于实用文体，其内容和读者有很强的针对性。

为了使读者一目了然，不存疑问，“应用文必须语言简洁，直接了断，条理清楚”，而且“文体较为正式，不求虚饰，不容自由挥洒（陈然，1999）。因此，无论是书写商务信函，草拟商务文件，还是进行商务谈判，词语选用除了正确、得体之外，还力求简单明了。

这就形成了商务英语用词简练的文风。3-1 长话短说，避免啰嗦 在商人眼里，商场就是战场，时间就是金钱。

因此，在商务这一“语域“中，所有社会文化群体的成员，都达成了一个共识，或者说形成了一个概念：商务语言必须言简意明，即长话短说，避免啰嗦。例如 不用啰嗦表达法 应用简明表达法1. at this time （此时，现在。

商务英语是一种特殊用途英语，它比一般的英语专业具有更强的专业性，它要求写作者不仅要具备英语语言的基础知识，还要熟悉商贸知识，能自如运用英语从事商务活动。商务英语有不同体裁之分，比如业务往来信函、商务报告、建议、备忘录等，对商务英语的写作也有不同要求，英语作为一种自然语言，主要表现在谴词造句、修辞手段、语篇结构上。商务英语从语言载体的角度来讲，是商务环境中应用的英语，它属于专门用途英语（ESP）的一种。硕士论文网 商务英语教学重点在商务环境。商务英语写作是其中的重要组成部分，商务英语写作的目的不仅要使读者明白，更重要的是让读者对你的产品感兴趣，愿意与你建立业务联系，这才是商务英语其重要特点。

一、培养基础英语写作能力

二、商务英语文体特点

要提高商务英语写作水平，除了要有扎实的英语基本功，还要对商务英语文体特点有充分的认识，准确的区别不同体裁商务英语的风格特点，从而写出满足不同商务目的的要求的商务文件。不同的商务环境相对应的不同的商务活动也是不相同的，了解商务英语语言的共同特点、风格、语篇结构而且清楚认识在不同商务活动中商务英语写作的具体特点和要求。

不同文体的英语语言有不同的使用标准、礼貌标准以及传达含义的约束化表达方式，只有了解和掌握现代商务英语词汇的文体特征和应遵循的要求，才能处理好对外业务往来中的各类商务写作，使相关业务顺利开展下去。

办公文员具体工作内容，得要看你的职业和分配的部门，一般的公司或企业都有业务部、销售部、资材部、人事管理部等部门.如果是报社或者跟写作有关的，那当然是要求文笔好的；但一般公司或企业，对办公的要求就是有工作经验，文笔好只是体现在你的个人特长而已，所以文笔只是其次而已。

应用体大致可分七大类

（一）公文类

这类应用文主要指以党政机关、社会团体、企事业单位的名义发出的，表达自己法定意愿、联系与处理公务、记载与传递信息的文件类应用文。如：命令、批复、指示、报告等。

（二）工作文书类

这类应用文主要指企事业单位、 *** 部门、社会团体以及个人为工作、生产和学习的正常运作而制作的一系列文书。如：计划、总结、章程、制度等。

（三）法律文书类

这类应用文主要指司法部门在执法 过程中依照法律程序所需而制作的各种文书。如：笔录、立案报告、鉴定书，起诉书，调解书，判决书以及各种诉状等。

（四）经济文书类

这类应用文主要指金融、财税、工商、审计以及商业团体、公司和个人在市场运作及业务交往中所使用的文书。 如：财务报告、市场调查、招投标书、合同，以及财税、工商、审计、地产等部门的各种业务文书等等。

（五）、条据文书类

这类文书是指人们日常工作、生活中相互交往具有凭据作用的一些文书。如：请假条、留言条、借据、收条欠条、领条、便条、托事条、催托条、馈赠条等。

（六）、书信文书类

此类文书是指人们日常生活和工作中相互交流、沟通、表达意愿而普遍使用的文书。如：一般书信 （给长辈的信、写给晚辈的信、写给兄弟姐妹的信、写给亲朋的信）、情书（初恋情书、求爱情书、热恋情书）和表扬信、推荐信、慰问信、邀请信、感谢信、求职信、咨询信、介绍信、证明信、申请书（入学申请书、入党入团申请书、住房申请书、困难补助 申请书、辞职申请书）、聘书、履历、说明书、报捷书、保证书、倡议书、建议书、悔过书等专用书信。

（七）、礼仪文书类

此类文书是指人们在社会交往活动中，遵循长期以来交往的礼仪形式和活动方式而使用的文书。 如：祝词、贺信、请柬、欢迎词、欢送词、题词、悼词、讣告、唁电、碑文、对联（节令联、祝寿联、婚联、喜联、挽联、名胜联）等。

（八）启事文书类

此类文书是组织（或个人）公开向大家说明，让更多人知晓的公告性文体。启事可以张贴、散发或通过报刊、电视、广播等媒体进行广泛传播，是树立组织形象，扩大知名度的有利手段。如：征稿启事、征婚启事、征订启事、开业启事、寻人启事、寻物启事、招聘启事、招生启事等。

此外，还有会议类、公证遗嘱类、科技类、宣传类、广告类、史志类等文类。

商务英语写作书信的几种格式

为了帮助大家更好地备考BEC考试，以下是我整理的商务英语写作书信的几种格式，希望对大家有所帮助。

1. 全齐头式(Full-blocked)：这种格式的信函各部分内容都从左边空白处写起，用起来方便省事，是现今常用的格式之一。

2. 齐头式(Blocked)：这种格式与全齐头式相似，只是有些内容不是从空白处写起。结尾敬辞、信末签名、写信人姓名和职衔都从中间写起。日期可以从中间起行，也可以靠右对齐。

3. 半齐头式(semi-blocked)：这种格式与齐头式雷同。不同的是，半齐头式的每个段落缩进五或十个英文字母;结尾敬辞、信末签名、写信人姓名和职衔从中间写起。

4. 方齐头式(square-blocked)：这种格式也类似于全齐头式。不同的是，它的日期靠右对齐，和收信人地址在同一行。这种格式平整见方，外观漂亮。

5. 简化式(simplified)：简化时式和全齐头式相比，有几个主要的区别：首先，简化式没有称呼和结尾敬语，收信人姓名必须在信文内的某个地方出现。其次，事由和写信人姓名必须大写。最后，列表要缩进五个英文字母空位，如果加有序号就不必缩进。

商务英语书信的格式与结构

我国实行对外开放以来，对外贸易得到迅速发展。WTO的成功加入，使我国的对外贸易事业有了突破和发展。作为对外贸易中的一种基本的通讯联络方式，商务英语书信也得到广泛应用。对于外贸专业的学生以及从事对外贸易的工作者来说，熟练掌握商务英语书信的格式与结构并加以应用，是不可或缺的一项技能。

商务英语书信有自己独特的格式与结构。虽然现在的人们喜欢标新立异，喜欢以一种更随意、更友好的方式进行交往，但是，为了避免寄信方和收信方之间由于格式、结构的不统一而引起的混乱，以及由此而带来的查找不便、使双方花费不必要的时间，所以，最安全、最有效的方法就是遵循国际上常用的、约定俗成的格式与结构。一旦选定一种格式与结构，最好是坚持使用，不能想改就改，想换就换，否则就会给对方一种不稳定、不踏实的感觉，会引起一些意想不到的麻烦，有可能最后导致交易的失败。

一般来说，现在使用的商务英语书信的格式主要有两种:传统的`缩头式(the conventionalindented form) 和现代的齐头式(the modern blocked form) 。

根据英国传统做法，缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间，有时可能会缩进更多。现在，齐头式在商务英语书信中使用得非常普遍。它的突出特点就是所有信的内容都从信纸的左边开始，段落与段落之间要比缩头式多空出两到三行，以便于区分。这种格式被称作齐头式(the fullblocked form) 。但是，有时把日期放在信纸的左边会给查找带来不便，所以，人们使用了一种改良的齐头式(the modifiedblocked form) ，即把日期放在右边，而把其他内容放在左边。

一般来说，我们通常使用单行距来布局一封信，这会使我们所写的信有一种紧凑感，但有些人在写短信的时候，更喜欢用双行距。

根据个人或公司的喜好，可以选择使用齐头式或缩头式。但不论选择哪一种格式，一般商务英语书信的结构都包括以下几部分内容:

(1) 信头(the letter - head)

(2) 案号和日期(the reference and date)

(3) 封内名称和地址(the inside name and address)

(4) 开头称呼语(the salutation)

(5) 信文(the message or the body of the letter)

(6) 结尾敬语(the complimentary close)

(7) 写信人签名或签署(the writer’s signature and designation)

(8) 注意事项(the attention line)

(9) 事由、标题(the subject line)

(10) 经办人代号(the reference notation)

(11) 附件(the enclosure)

(12) 抄送(the carbon copy notation)

(13) 附言(the postscript)

在商务英语书信中，上述每一部分内容都有自己固定的位置，包含自己独特的内容，它们是不能随意互换的。

信头所包含的是写信人的基本情况，包括他的姓名、地址、电话号码、电传号码以及传真号码甚至E - mail 地址。信头在信纸的最上方，有的公司把信头直接印在所使用的信纸上。质量优良的信纸以及一个整洁、匀称的信头，可以展示一个公司的风采，增强公司的信誉。

案号是写信时所给的、以便查询的字母或数字。经常以“Our ref”和“Your ref”来区分。它的位置一般是在信头的右边。而日期在信头以下三行或四行，不管是齐头式还是缩头式，一般把日期放在右端，这可起到行尾的作用，使信看上去更整齐。在商务英语书信中，日期一定要写全，不能用数字的形式，因为美国和英国的日期标示法是不同的。英国的日期标示法是“24th March,2002”， 而美国的日期标示法则是“March24 ,2002”。月、日的后面用逗号，年份后面不用标点。

封内名称和地址即收信人的名称和地址，要放在信纸的左上方，在日期以下三行或更多行，这可根据信的长短来定。

封内名称和地址要用齐头式，紧靠信纸的左边，这样会使信看上去整齐。

开头称呼语是写信人开始信文的礼貌用语，一般商务英语书信中多用Dear Sir ， Dear Sirs 或Gentlemen ，并且独立成行，在封内名称和地址以下三行。在Dear Sir 或Dear Sirs 后面用逗号，而在Gentlemen 后面用冒号。

信文是实质性的内容，信文的书写要求是简洁、清晰、礼貌;语法正确，切中要点;段落划分明确，每段集中于一个话题;打印准确，布局要有艺术性，使你的信件看上去赏心悦目。尤其注意页边空栏，它是信文的框架。信文多用单行距，有些短信可用双行距。

结尾敬语是信件结束时的一种礼貌用语。它只是一种礼貌用语，在信中没有实际意义，传统使之成为必须，并已成为习惯，所以一直沿用至今。传统的结尾敬语有: Yours faithfully ， Yours truly(多用于美国) 等，也有人用倒装的Faithfullyyours ， Truly yours 等。结尾敬语必须和信文紧连一起，不能分开，更不能把它单独放到另一页。如遇此种情况，则信件必须重新安排、打印。

签署是写信人或其所代表公司的名称或标记。公司名称可以打印，而主管人签名则必须是手写，两者都不可用印章代替。这部分在结尾敬语以下三行，大约留出五行或更多的空间。

注意事项的习惯用语是:For the attention of 或简单的Attention ，下面一般要加上横线。当信件是写给特定的人或主办部门时，则用此用语。它在开头称呼语以上两行。除齐头式外，可放在信文以上中间。

事由或标题在开头称呼语以下两行，下加横线，除齐头式外，一般放在信文以上中间。经常是用一词或简单的几个词来表示信文的主题，让收信人先对所谈内容有所了解。

经办人代号在签署以下两行。是打字员名字的首字母缩写，可用小写，也可用大写。

附件在经办人代号以下两行。写信人可标示出一个或多个信中所提到的附件。经常使用的形式有: Enclosure ， Enclosures ，Encl. ，Enc. 等。

抄送在附件以下两行。抄送有明、暗两种方式。明示的标记为cc ，后面加上收件人或公司的名字，可打印在原件和复印件上。暗示的标记为bcc ，后加收件人或公司的名字，只打印在复印件上，并且只有写信人和收信人知道。

附言在抄送以下两行。如写信人想增加些信中忘记提到的内容，可用此方式，但应尽量避免使用。因为它可能会给人一种错觉，即在写信前，你未能很好地安排你的信件。这可能会影响到你的信誉。

在上述十三部分内容中，前七部分是每一封商务英语信件所必需包含的内容，而后几部分则是可有可无的。

总之，当你书写商务英语书信的时候，必须谨记:选定一种格式，坚持使用，不能变来变去;结构中的内容要安排合理得当，所必需的七部分内容一个都不能少。布局好的信件是双方交易的好的开始。一封布局优雅、端庄匀称的信件，会留给人一种良好的印象，促进双方的进一步往来，直至交易的达成。

本书运用国内外商务沟通的最新研究成果，从原则出发，突出商业写作的特点，强调简明完整、清楚正确的写作风格和原则。在培养学生分析和判断能力的同时，启发学生思考和创造。书中介绍了商务信函的结构和特点，提供各类信函的常用句型与表达方式，并通过正反两方面的实例说明每种信函的写作原则与注意事项。涵盖多种商务信函的写作，包括投诉、索赔、销售函、邀请函、感谢信、备忘录、会议记录、简历、申请函、意向书、报告、调查问卷等。配有丰富的练习，帮助学生全面提高商务英语写作能力与沟通技巧。