商务英文邮件格式

其实EMail的话就比较简洁了。Dear XXXX,《内容》Yours Sincerely,YYY职位公司名联系

英文商务书信的基本格式包括三种格式

1、 商务书信的格式(1) ：齐头式

齐头式（block style）是一种简便的商务书信格式，在齐头式中，文件或信中的每个部分都从左边界起头。不同的部分——比如说不同的段落或地址——则以空行的方式隔开。齐头式很简单，因此非常受欢迎。其主要格式如下：

段落齐头：在齐头式中，文件或信中的每个部分都从左边界起头。不同的段落之间要空行：不同的部分（比如说不同的段落，或商务书信中的地址），则以空行的方式隔开——

(1) 寄信人地址和收件人的地址之间：空三行(2) 称呼与信件正文的第一段之间：空一行(3) 信件正文的段落之间：空一行(4) 大小标题与随后的段落之间：不空行

2、商务书信的格式(2)：改良齐头式

改良齐头式（modified block style）结合了缩排式与齐头式的特点，它看起来跟缩排式很像，而最大的不同，就是在改良齐头式中：

①段落首行齐头，新段落与左边界齐头（flush left）。

②寄件人地址、日期、结尾敬辞和签名都缩排，如同缩排式。改良齐头式就跟齐头式一样，版面看起来清晰整齐，它是商务书信经常使用的格式。

3、商务书信的格式(3)：缩排式

缩排式（indented style）比其他通用的商务书信格式稍微复杂一些。缩排式是比较老式的商务书信格式，所以很多人都熟悉这种格式。在缩排式里，每个段落的首行要缩排，信件中某些其他部分也要缩排。

有些人觉得缩排式是商务书信最传统的格式，但是也有些人觉得这种格式过时了。有些人觉得缩排式在页面上看起来不是那么清晰，有时候要把缩排的地方上下对齐也不是那么容易，而其他的格式应用起来通常比较简单。

现在大家更喜欢采用其他新的格式，但是很多商务人士还是习惯使用缩排式。在商务书信中，缩排式的意思就是要缩排，要缩排的部分包括：

1) 段落的第一行2) 寄件人地址（return address）3) 寄件日期（date）4) 结尾敬辞（complimentary close）5) 签名（signature）

采用缩排式时，最重要的就是要前后一致，缩排最少要六格，要缩更多格也可以——只要每个段落缩排的距离都一样。对于商务书信中的其他要素也一样，重要的原则是缩排的距离一样，彼此上下对齐。

① 段落的第一行要缩排

每个段落的首行都缩排，与正文的左边界距离 1.5 厘米左右；这是最常见的缩排距离，但是大于 3.5 厘米的缩排也有人用。不同的公司对于怎么缩排、缩排多少可能有不同的习惯。关键就是要前后一致，也就是每段缩排的距离都一样。要把段落缩排有几种可行的做法：

可以按几次空格键可以按一次tab 键也可以利用段落格式设定的功能

通常你会用 enter 键在段落之间多空一行，但是采用缩排式的商务书信，也可能在段落之间不空行。不过最重要的原则仍然是要前后一致。

② 商务书信中的其他部分缩排商务书信采用缩排式时，还有其他的部分也要缩排：寄件人地址、日期、结尾敬辞、签名。这些部分的缩排方式，应该从页面的右半边起头，统一从页面中线稍微往右的地方起头。

商务书信介绍

商务书信就是公司写给其他公司、客户、顾客或合作伙伴的信件，其使用的语言比一般朋友之间的书信语言要正式，并以商业流程或商业交易等为主要内容。

需要写商务书信的情况

你会用商务书信与顾客、客户、商业伙伴和其他公司进行沟通。有些商务书信是“公司写给公司”，有些则是不同公司个人之间的书信往来。

商务书信的格式，与学术写作或创意写作不同。通常一家公司会就所有的内部文件和通信，采用一种固定的格式。如果你的公司已经有固定的格式，那就按照公司的格式。

信的长度超过一页时，安排格式

如果信的内容比较长，会超过一页，那就换一张纸继续打下去，但是不要加入信头，而是用空白、纸质好的白纸。至于第二页的格式要怎么安排，有几种不同的做法，但是你至少都要在页面顶端写上收件人的姓名、页数和日期，有些人还会加上参考文号或主旨。

你可以把所有这些信息都靠左对齐，或是把姓名靠左对齐，页数打在中央，日期则靠右，然后空三行，继续信的内容。

扩展材料

商务信函书信是日常生活中常用的文体，是用以交涉事宜、传达信息、交流思想、联络感情、增进了解的重要工具。书信一般可分为商务信件或公函（Business Letter or Official Correspondence）和私人信件（Private Letter）两大类。

①对没有头衔的男性一般称呼 Mr.

②对女性一般称呼 Mrs.， Madam 或 Miss。

③对收信人的称呼，也可用头衔或职位的名称，不分性别。例如 Professor （缩写为 Prof.），Doctor （缩写为 Dr.）， General (缩写为 Gen.) 。这些称呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如 Prof. （Phil）White等。

④对外公函中对收信人的称呼，可用 Gentlemen （而不是 Gentleman），Dear Sir (s)和 My dear Sir(s)等。Gentlemen 之前不能加 Dear， 后面也不能带姓名。用 Sirs 时，前面常用 Dear 一词，但也可单独用 Sir。若收信人是妇女，则无论已婚或未婚，都可单独使用 Madam 或其复数 Mesdames。

⑤对外国高级官员的称呼，如国家元首、政府首脑、部长、大使、公使和特使等，可用（Dear）Sir， （Dear）Mr. Chairman，（Dear）Mr. Premier， （My dear）Mr. Ambassador，Your Excellency （复数为 Excellencies）。

⑥对君主制国家的国王和皇帝等男性君主，可以 Sir 称呼，对女王、女皇和皇后等女性君主，可用 Madam 称呼。有时也用 Your Majesty 称呼以表示。客气和尊敬Your Majesty 可兼指男性和女性，其复数为 Your Majesties。

⑦对王室成员，如太子、王子、亲王和公主等，一般可用（Dear）Sir 或（Dear）Madam 但在正式尊称时，一般用 Your Highness (复数为 Highnesses)。商务信函信的正文（Body of the Letter）信的正文每段第一行应往右缩进约四五个字母。在写事务性信件时，正文一般开门见山，内容简单明了，条理清楚。在写私人信件时，信写好之后若有什么遗漏，可用 P. S.表示补叙。

商务信函结束语（Complimentary Close）结束语是写信人表示自己对收信人的一种谦称，只占一行，低于正文一二行，从信纸的中间或偏右的地方开始写。第一个词的开头字母要大写，末尾用逗号。结束语视写信人与收信人的关系而定。

签名（Signature）信末的签名一般低于结束语一二行，从信纸中间偏右的地方开始写。若写信人是女性，与收信人又不相识，则一般在署名前用括号注上 Miss, Mrs.或 Ms.，以便对方回信时知道如何称呼。有的还有署名后写上自己的职称、职务或头衔

附件（Enclosure）信件若有附件，应在左下角注明 Encl. 或 Enc.。若附件不止一个，则应写出2（或3，4，5等）Encls.

再启（Postscript, 缩写为 P. S.）再启部分用于补叙正文中遗漏的话，一般应尽量少用，正式的函件中更应避免使用。

私人和公务信函--注意事项首先，写信者应设身处地想到对方，尊重对方的风俗习惯。

其次，英文信应该行文流畅、言简意赅，避免冗长。这就是说，写信者应用尽可能少的文字表达其必须传递的信息，而且写信者应将其所需传递的信息表达清楚，以免对方产生误解。

书信交往，同样需要以礼待人。因而在写信过程中，要避免伤害对方感情，措辞上多选用些礼貌婉转词语。

最后，除了避免语法、拼写、标点错误外，信中所引用的史料、数据等也应准确无误.私人和公务信函--常用句式。

英文邮件格式包括以下五部分：

①写信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。

②标题。

③称呼、开头、正文、结尾句。

④礼貌结束语。

⑤写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等。

邮件的目的是为了有效地沟通。因此，除了运用正确的格式以外，在写作过程中还需要注重“效率”二字，遵守以下七个准则：clarity清楚，conciseness简洁，concreteness具体，correctness准确，courtesy礼貌，completeness完整，以及consideration周到。

英语信件常用句式：

1、开头部分：

（1）The time flies，we haven‘t seen each other for a long time. All the things here are going on pretty well，I just miss you so much！

时间过得很快，我们已经很久没见了。这里一切都好，就是很想你。

2、Long time no see！

好久不见。

2、中间部分：

Give advice：In my humble opinion，you would be wise to take the following action：

在下认为，如果你能采取以下措施，将是一种明智的选择。

3、感谢：

（1）I can never thank you enough.

万分感谢。

（2）It was kind and generous of you to do this for me, and I appreciate it more than I can say. 你对我如此慷慨，真是对您感激不尽。

4、道歉：

Apology Please accept my sincerest and deepest apology.

请接受我最诚挚、最深刻的道歉。

书信，是和客户在英语商务合作的时候，需要联络的时候必备的社交。下面是我给大家整理的商务英文书信格式范文，供大家参阅!

1、信头 The heading

信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。

通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。

2、编号(写信人的名字缩写)和日期 The sender name and the date

这部分内容是为了方便今后查询信件用的。

3、封内地址 The inside address

这里就是指收信人的姓名和地址，一般写在信笺的左上方。收信人名称地址的格式和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名一并写出。另外，如果不是完全公事化的书信往来，或者

已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来，由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份，所以可以不必填写封内地址。

4、事由 The subject heading

事由也就是我们通常说的主题，可以直接写明信件的重点，让人不必读完全信才了解到信的内容。所以事由要写得简明扼要。

5、称呼 The salutation

指对收信人的一种称呼。

较常使用的有Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. XX,。称呼后面的标点，一般使用逗号。称呼里的第一个字母要大写。

6、开头语 The open sentences

开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。

7、正文 The body of the letter

信的主体。一封信件的优劣，完全要看正文写的好或坏。我们会在后面继续讨论写作商务信函的一些技巧、规则。

8、结尾语 The complimentary close

结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。正文结束后，另起一段写结尾语。

9、结束语 The complimentary close

结束语是结束信函时的一种客套，应该与前面的称呼相呼应。例如：“Sincerely,” “Best Regards, ”or “Yours Truly,”. 结束语写在结尾语下隔一行，只有第一个字母大写，后面加逗号。

10、签名 The signatrue

写在结束语的下面，签上写信人的名字。如果是传统的信件，写信人最好亲笔签上您的名字，因为用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。签名的下面，最好写上发信人的职位。

11、附件 Enclosure

如果信中有附件，应在左下角注明Encl. 或Enc.。

例如：

Encls: 2 Invoices

Enc.: 1 B/Lading

做外贸经常会需要给客户发邀请信函，这里有五种通用商务邀请信函，快快学起来吧!

一、Dear sir/madam:

Im delighted you have accepted our invitation to speak at the Conference in [city] on [date].

As we agreed, youll be speaking on the topic "" from [time] to [time]. There will be an additional minutes for questions. Would you please tell me what kind of audio-visual equipment youll need. If you could let me know your specific

requirements by [date], I'll have plenty of time to make sure that the hotel provides you with what you need.

Thank you again for agreeing to speak. I look forward to hearing from you. Sincerely yours,

[name]

[title]

我很高兴你已经接受了我们的邀请在会议上发言(城市)在[日期]。

我们同意,你会在主题”“从[时间]到[时间]。将会有一个额外的分钟的提问时间。请告诉我你需要什么样的视听设备。如果你能让我知道你的具体要求(日期),我将有足够的时间,以确保酒店为您提供你所需要的东西。

再次感谢同意说话。我期待着你。

谨致问候,

二、Dear sir/madam:

Thank you for your letter of [date].

Im glad that you are also going to [place] next month. It would be a great pleasure to meet you at the [exhibition/trade fair].

Our company is having a reception at [hotel] on the evening of [date] and I would be very pleased if you could attend.

I look forward to hearing from you soon.

Sincerely yours,

[name]

[title]

谢谢你的来信[日期]。

我高兴你也要下个月(的地方)。这将是一个很高兴见到你在展览/交易会。

我们公司有一个招待会(酒店)[日期]和晚我将非常高兴如果你能参加。

我期待着很快收到你的来信。

谨致问候,

三、Dear sir/madam:

[organization] would very much like to have someone from your company speak at our conference on [topic].

As you may be aware, the mission of our association is to promote . Many of our members are interested in the achievements your company has made in .

Enclosed is our preliminary schedule for the conference which will be reviewed in weeks. Ill call you [date] to see who from your company would be willing to speak to us. I can assure you that well make everything convenient to the speaker. Sincerely yours,

[name]

[title]

(组织)很想有人从贵公司在我们的会议上发言(主题)。

如你所知,我们协会的使命是促进。我们的许多成员感兴趣的是你们公司取得的成就。

封闭是我们的初步日程安排将在周回顾的会议。我[日期],看谁给你打电话到贵公司愿意与我们。我可以向你保证,使一切方便演讲者。

谨致问候,

四、Dear sir/madam:

We would like to invite you to an exclusive presentation of our new [product]. The presentation will take place at [location], at [time] on [date]. There will also be a reception at [time]. We hope you and your colleagues will be able to attend.

[company] is a leading producer of high-quality .

As you well know, recent technological advances have made increasingly

affordable to the public. Our new models offer superb quality and sophistication with economy, and their new features give them distinct advantages over similar products from other manufacturers.

We look forward to seeing you on [date]. Just call our office at [phone number] and we will be glad to secure a place for you.

Sincerely yours,

[name]

[title]

我们想邀请你独家展示我们的新产品。

表示将在[地点],在[时间][日期]。也将有一个招待会[时间]。我们希望你和你的同事能够参加。

[公司]是一个高质量的主要生产商。

就像你知道的那样,最近的技术进步使越来越多的负担得起的。我们的新模型提供一流的质量和复杂经济和他们的新功能给他们从其他制造商明显优于同类产品。

我们期待着看到你在[日期]。就叫我们办公室(电话号码),我们将很高兴为你安全的一个地方。 谨致问候,

五、Dear sir/madam:

On [date], we will host an evening of celebration in honor of the

retirement of [name], President of [company]. You are cordially invited to attend the celebration at [hotel], [location], on [date] from to p.m.

[name] has been the President of [company] since [year].

During this period, [company] expanded its business from to . Now its our

opportunity to thank him for his years of exemplary leadership and wish him well for a happy retirement. Please join us to say Good-bye to [name].

See you on [date].

Yours sincerely

[name]

[title]

[日期],晚上我们将举办一个庆祝的荣誉退休的[名字],[公司]总统。热忱地邀请你出席庆祝在[酒店],[地点],在[日期]点。

[名字]以来[公司]总统(年)。

在此期间,[公司]扩展其业务。现在我们的机会感谢他多年的模范的一个快乐的退休领导,希望他一切顺利。请加入我们说再见[名字]。

谨致问候,

1. Dear Mr./Ms,

Mr. John Green, our General Manager, will be in Paris from June 2 to 7 and would like to come and see you, say, on June 3 at 2.00 p.m. about the opening of a sample room there.Please let us know if the time is convenient for you. If not, what time you would suggest.

Yours faithfully,

尊敬的先生/小姐

我们的总经理约翰格林将于六月2日到7日在巴黎，有关在那开样品房的事宜，他会于六月3日下午2：00点拜访您。

请告知这个时间对您是否方便。如不方便，请建议具体时间。

您诚挚的

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<回信>

Dear Mr. / Ms,

Thank you for your letter informing us of Mr. Green's visit during June 2-7. Unfortunately, Mr. Edwards, our manager, is now in Cairo and will not be back until the second half of June. He would, however, be pleased to see Mr. Green any time after his return.

We look forward to hearing from you.

Yours faithfully,

尊敬的先生/小姐

谢谢来函告知我方六月2-7日格林先生的来访。不巧，我们的总经理艾得华先生现正在巴黎，到六月中旬才能回来。但他回来后愿意在任何时间会见格林先生。

希望收到您的来信。

您诚挚的

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2. Dear Mr/Ms,

I represent the W/P Electronics Company in Dallas, and will be in Kunming from next Monday to Friday, (October 5-9). I should like to call on you to discuss our new monitor. Would 0930 hours on Tuesday, October 6 be convenient?

I shall be in Beijing, at the Great Wall Hotel, from Tuesday, September 29, until Sunday, October 4, where a message will reach me. If the day is not convenient, will you please suggest another.

Yours faithfully

尊敬的先生/小姐

我是达拉斯W/P电子公司的代表，将于下周一到周五(10月5-9日)住留昆明。我乐于请您商讨我们新的显示器。星期二即10月6日上午09：30是否方便?

从周二，即9月29日，我将住在北京的长城宾馆，直到周六，即10月4日，在那会有通知给我。如商讨日期不方便，请另外建议。

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<回信>

Dear Mr/Ms,

Thank you for your letter of September 26.We shall be very pleased to see you and discuss your new monitor, but October 6 is not suitable. We will be happy to meet with you at 9:30 a.m. on Wednesday, October 7, if the time is convenient for you.

We look forward to meeting you.

Yours faithfully

尊敬的先生/小姐

我们将很高兴与您会面并与您商谈新的显示器，但10月6日不太合适。如方便的话，我们愿在10月7日与您会面。

期待与您见面。

您诚挚的

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3. Dear Mr. / Ms,

I am at present in Hamburg visiting the harbour with a view to making known our new type

of container for use in Europe.

I shall be in Antwerp on Wednesday, 4th June, and should like to call on you at 2.00 p.m. on that day.

If I do not hear from you to the contrary, I shall assume that it will be convenient for me to call at that time.

Yours faithfully

尊敬的先生/小姐

我现正在汉堡参观港口，以让欧洲了解并使用我们的新型集装箱。

星期三即六月4日，我将到安特卫普，我会于当天下午2：00打电话给你。

对此约定如不来信，我将认为于这个时间打电话是方便的。

您诚挚的

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4. Dear Mr. / Ms,

Mr. Jack Baron, our personnel director, has asked me to acknowledge your application for the post of accountant and to ask you to come to see him on Friday afternoon, 5th July, at half past two.

I will appreciate your letting me know whether you will be able to come.

Yours faithfully

尊敬的先生/小姐

杰克巴伦先生，我们的人事主任，让我向你申请会计职位表示感谢，并请你于7月5日星期五的下午两点半来见他。

是否能来，请告知，多谢。

您诚挚的

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< 回信>

Dear Mr./ Ms,

Thank you for your letter of yesterday inviting me to come for an interview on Friday afternoon, 5th July, at 2:30. I shall be happy to be there as requested and will bring my diploma and other papers with me.

Yours faithfully

尊敬的先生/小姐

谢谢昨日来信通知我面试，我将于要求的7月5日，周五下午两点半到达，并带去我的证书及其它书面材料。

你诚挚的

英语邮件格式具体的格式可以像以下描述的格式去进行编写。

在邮件开头的时候，应该写上dear某某某这样子的一个开头语，就是说亲爱的某某某这样子的一个意思。

然后在接下来的一个正文内容里面就可以写上自己想要写的相关的内容，就是比如在商务往来的时候就会把相关的商务内容写在邮件里面。

并且在邮件里面也会写上相关的一些礼貌用语，然后在最后就可以写上thanks again这样子的词语，就是说再次感谢你。然后就能够体现到自己的一个礼貌，以及最后的署名跟thanks again这样子的一个词语都是放在左下角的位置，然后最后就可以写上sincerely。

然后最后再另起一行置顶写上自己的名字，就可以去完整地完成一个英语的电子邮件。这样子的邮件跟中文的基本没有太大差别，就是一个是英文，一个是中文这样子的一个内容。