这是「流程和效率」系列之四
本文结构 :
大约在前年,我一个朋友决心要考心理咨询师资格证,我说:「这应该很难考过吧?」这个学霸朋友说:「切!其实我觉得考试是最容易的,你只要依着考试要求,把自己要记、要背、要练的东西列清楚,并且执行好,那没有过不了的。和涉及人际关系的事情不同,考试就像是做一道数字题,你把算式列对了,它就必然得出对的结果。」
听她说完这番话,我仿佛瞬间被送到了 IMAX 放映厅,眼前,她和古今中外名人的身份证照铺满了屏幕,然后纷纷飞掠而去,各自变成夜空中最闪亮的星。
一切电影都有情节转折,IMAX 的也不例外,所以我的学霸朋友也就没考过。不过谁要是因此怀疑我朋友话中的深刻哲理,那只能说他还太年轻,还没到结婚的年龄。
朋友这番话泄露了她们学霸界的秘密:遵循一种逻辑化、步骤化的方法,人们可以极大提高达到目标的可控性。
你也可以!只要你想……咳,因为你的手机自备事项管理功能。
Android 和 iOS 是“事件驱动型”系统,它们用通知中心把所有 App 的消息通知聚拢到一起,方便用户集中处理。有了这一基础,我们可以按需要精简整编各 App 的消息通知(具体的设置方法请回顾《 调教属于自己的 iPhone(2)——通信和通知 》,这里不再赘述),并按消息优先级给予回应。
形成回应消息的固定习惯,是使用「日历」和「提醒事项」的基础,是事情变得有条理的第一步。
说起日历,我总是首先想到我一个叔叔。每到腊月买年货的时候,他一定会买本老黄历,然后坐在书桌前,花一整个下午圈某些日子的宜忌项目,把大大小小的事项记到各页上去。那老黄历就挂在他书桌前的墙上,每过一天他就撕下来一页,把它翻过来,在背面打草稿。
挺多长辈有这样的习惯,有些人非老黄历不可,有些人更喜欢台历,有些人连明星大挂历也能适应。
在纸质日历上写日程,优点是直观、符合直觉,有事要安排的时候拿起笔就可以往上写,不需要额外的学习成本;缺点是功能不足、携带不方便。日历 App 不够符合直觉,学习成本稍高,然而功能强大、携带方便。
iOS 系统自带日历 App,它使用起来非常简单。
打开日历 App,主界面是月视图,上半部分按每周一行显示本月日期,上下滑动可以切换月份;下半部分是一个列表,显示「今天」或点选日期的日程。
日历 App 支持「三维触控」,在月视图中的某个日期上按压,可以切换到该日期对应的周视图。在月视图界面将手机横过来(没有开启竖屏锁定),也可快速切换到周视图。
右上角的「显示模式」图标用于显示或隐藏界面下方的日程列表,「+」号图标用于新建日程。
新建日程时,只有标题、时间和分类是必须的项目,其他酌情处理。这里简要说明一下:
点月视图下方的「日历」按钮进入日程分类管理界面,App 预设有「个人」「工作」「家庭」三个类别。
点类别右侧的 ⓘ 图标进入编辑界面,在这里可以:
尽管日历 App 用起来非常简单(毕竟日程安排重在习惯),但懒无止境,添加日程时要填写那么多项目,依然让人望而却步。通过以下几种方法,我们可以减少手动添加的劳累。
日程安排越细致,我们就越清楚可以把握的时间有哪些,这些时间段可以用来做什么。 为此必须要有计划性:
把时间占用确定的事情都添加进日历之后,还会剩下两类事情:
前者是暂时放不进日历,后者是不必放进日历,这两类事情应放进事项清单(to-do list)或 GTD(getting things done)软件里。
作为一个事项清单(to-do list)App,iOS 自带的「提醒事项」简单到极致。
App 使用卡片拟物设计,不同的清单分类各占一个卡片。「已计划」属于特殊的“智能”卡片,不同的清单分类中,设定了提醒时间,并且是“今天”到期的事项,会自动出现在「已计划」卡片中,方便集中查看。系统默认只有「提醒事项」一个分类,如果 Apple ID 参与了「家人共享」,会自动添加一个新的、与家人共享的「家庭」分类。
有三种方法可以添加事项:
在主界面点右上角的「+」号可以新建清单分类。如果总是有很多时间不能确定的事项,最好分类归纳,以免清单堆积过长,难以检索和挑选。
在卡片被抽出时,点右上角的「编辑」按钮可以调整清单的颜色或共享属性,也可以删除事项或者清单自身。删除清单将同时清空其中所有未完成事项。
iOS 自带的「提醒事项」基本没有学习成本,即拿即用,这种特性使用户容易接受,但同时也导致其功能过弱,无法满足多层分类、条件筛查等需要。
App Store 上有大量优秀的事项清单 App,其中 奇妙清单 、 滴答清单 和 Things 3 等 App 就是在想法收集、多层分类和多角度筛查等方面做了优化,从而具备了分解目标、形成计划的能力。
题图来自 Unsplash ,作者 Curtis MacNewton