审计师与公司沟通

审计人员必须保持客观性，这是一个先决条件，是开展一切审计工作的前提，是审计准则对审计人员个人职业品性的基本要求。在访谈过程中同样应当保持公正客观诚实的态度和适度的谨慎。保持这种独立的精神状态要求审计师在对有关审计信息、审计事项作出判断时不能依附他人的意向，应当辨别潜在的利益冲突及偏见的信息。不作重大的质量妥协。不应收受影响客观性的礼物、酬金、有价证券、支付凭证以及宴请、旅游、健身、娱乐等活动安排。客观性的实质是一种精神状态，审计人员平时应加强心理训练，提升个人修养。审计证据有五个质量特征：相关性、客观性、合法性、充分性、重要性。每一个质量特征，访谈得到的审计信息都不能完全满足。比如合法性，口头的言词证据应转换为有签字的书面证据才具备法律上的效力。访谈的目的是为了获取一些基本信息，然而访谈证据是不具有结论性的，不能仅凭这些信息得出审计结论。所以这些信息必须通过收集其他证据进行佐证———必须以某种形式得到加强，否则不能做为审计证据。实战技巧：(一)营造气氛面谈时的气氛很重要。要让面谈者感到轻松，个人没有受到指责、没有受到威胁，否则他会采取不配合的态度。宜采取的方法是间接的提出问题，获取与潜在问题有关的事实信息。直接提出问题，可能会让面谈者感到不适。访谈中还要注意非言语行为的影响，如语调、面部表情、态度等。这些都可能影响气氛，进而影响访谈质量。(二)初次印象在开展访谈的初期，审计人员要注意不能让受访者产生不平等的情绪，不能让被审计人员产生敌意、害怕、讨厌等心理，应从受访者的本职工作谈起比较好，让其感受到受重视、亲切的感觉。开始阶段也不宜谈一些量化的问题，总之和睦的关系才是访谈良好的开端，才有助于审计成功。(三)变序提问针对同一个主题，如果确定的受访部门及人数较多，审计人员有可能在过程中产生倦怠和无趣的感觉，影响访谈质量。此时审计人员应就所提问题改变顺序提问，或者使用有所差异的方式提问。但是，因为目标是既定的，所以不宜采用不同的问题而偏离目标。(四)分别面谈受访者较多时，不宜集中大家提问，不宜让大家以书面形式回答。书面回答与口头回答会产生很大差异，受访者会误认为是交待问题。书面材料必要时才采用，比如舞弊调查。集中（或部分集中）提问时人们会观望，而不能主动说出有价值的信息，或者担心会传到自己领导耳中。况且让多人同时脱离岗位，未必能办到。所以最好分开来谈。二次面谈要慎重，除非事实已经清楚后，需要确定受访者的责任和参与程度，一般不建议对同一个人的二次访谈。(五)关键信息如果受访者告诉审计师的信息量很大时，应注意两点：一是关注效率，不要浪费时间和精力，不宜采取进行录音过后整理或者过后再找更多的人面谈的方法，找更多的人未必能得到想要的信息。其二，提高审计师自身素质，在谈话之前，尽量预先考虑到关键信息，不宜做详细记录，实不可取。谈话中不能让受访者来确定信息的性质，因为他是否有充分的经验和知识是不确定的。(六)学会倾听为了做到有效倾听，需要从细节上筛选重要想法，注意重要观点。有研究认为，多数人的头脑处理信息的速度比说话快三倍。因此有效的方法是将听到的重点同脑中已知的信息联系起来，只有这样，回应的时候才会得心应手。倾听时的不恰当反应有三种：马上准备回应。如果边听边准备答案，势必会影响倾听，尤其是他下面讲的内容。暗中观察说话人的非语言信息。如果能顾及他说话的内容，可以适当选择这种方式。如果做不到兼顾，则以倾听为主。对说话人的微反应做出判断，如今已经成为一种独立学科，即使专业人才也有判断失误的时候，所以这种兼顾的方式是不建议的。默记所有细节和谈话内容。这个太难了，也没有必要。(七)正常程序在现场观察、实地监测时，有可能会遇到反映情况的普通员工。遇到这类情况要根据所反映问题的性质进行适当的处理。有这样一个案例。某审计师在进行现场观察时，遇到在化工品仓库工作的某员工反映问题，某物品经常引起他头疼。审计师不能漠然处之、置之不理，但这又超越了审计工作的范围和权限，审计师也不可能放下手头的工作去详细了解情况，调查事实。如何处理？值得肯定的是审计人员不能推脱，不能表达漠不关心不感兴趣。比较好的做法是建议该员工走正常的管理渠道和管理程序反映问题，同时要向审计部门的领导反映该情况。但不能直接建议该员工去找单位的法律部门，这可能涉及法律甚至劳动保护一类的诉讼问题。(八)不能威胁在调查可疑舞弊行为过程中，同相关人员访谈的审计职责是尽可能多的收集事实证据。仔细倾听受访者的发言，了解被访谈者的情况，寻求真相。必要时，可以要求每位受访者写出书面说明。审计人员没有权力将相关人员限制在办公室。访谈中不能涉及试图取得犯罪口供、也没有权力对相关人员进行惩罚或免予惩罚。不要试图让嫌疑人坦白，这与审计师的角色不符、职权不符，应避免留下审计师正在寻找供词或定罪的印象。遇到不合作的人不能进行威胁。对于有嫌疑的人审计人员不能随便表态，超越权限。比如允诺交代问题后就可以继续回去工作，或者不予追究。这些都不是审计的职权，审计主要负责收集相关证据。(九)疏通情绪在审计师遇到积极对抗，即被审计单位不信认审计师合理提出的观点时，双方取得一致的最有效方式是让被审计单位再次解释他们的意见，从中发现一致之处。在没有具体问题阻碍时，思想症结不能围堵。审计师不应采取以下三种方式：向被单位的上级谈论此事，这会使双方关系疏远。依赖逻辑观点，再次解释审计师的观点也是不可取的。被审单位已经听不进去。只有他们敞开思想时才能接受逻辑。等待被审单位之后再提出理由，这个时候他们可能会较为通情达理。这也是不正确的。一个疲倦的、心烦意乱的人不是同审计师进行讨论的好听众。因此最好的方法先让其倾述，从中寻找一致性。(十)适当妥协有这样一个案例。审计师发现危险废弃物堆放场出现安全隐患，必须进行修缮。大家知道，危险废弃物的管理以安全为重，应该遵守危弃物管理相关法律法规。因此审计师提出要有纠正问题强化经营的全面完整的方案。沟通时，业务部门提出当年预算中没有这方面资金计划。审计师不宜采取的沟通方式有：等待下一年的预算。不管不顾，坚持要求修缮。业务部门会很为难。没有资金，很难落实审计意见。选择折中方案，比如不完整的纠正措施、暂时维持现状等。最好的办法是要求高级管理层参加会议，在资金问题上进行决策。会上业务部门提出了一个最小投资方案，以安全解决该问题。审计师应考虑被审单位的实际情况，接受这个方案。不能固执己见，不能片面坚持，不能不考虑被审单位的实际环境。不能片面地向其上级寻求支持。也不应该有保留的接受这个方案，事后再要求业务部门全面落实审计意见。本文总结了访谈与沟通四条基本的要求和十条实战技巧。无论什么方法都不是一成不变的，同样一种策略应对不同人员、不同事项、在不同的阶段产生的效果都可能大不一样，所以应根据实际情况采取适当的方法。

(一)做好与组织领导层的沟通内部审计机构在制定或修订内部审计的有关制度与规定时，通过与组织领导层的充分沟通，能够使组织领导层增加对内部审计工作的了解，使内部审计的有关制度与规定能尽快通过组织领导层的批准，以书面形式下发。内部审计机构负责人通过经常与组织领导层的沟通，可以及时了解领导层所关心的组织工作的重点问题，从而合理确定服务于组织重点工作的内部审计工作的重点。(二)与被审计单位的沟通被审计单位配合与否直接影响到内部审计项目实施计划的能否顺利实施，而这又取决于被审计单位能否对内部审计工作有一个正确的理解。要取得被审计单位对内部审计工作的正确理解，内部审计机构工作人员与被审计单位的有效沟通就十分重要。(三)与组织内部其他职能部门的沟通内部审计工作的开展，有时需要组织内部财务、总务、基建等行政职能部门的配合。内部审计机构需要这些部门在哪些方面给予配合、如何配合，都需要内部审计机构和人员经常及时地与这些部门保持良好的沟通。只有这样，才能获得这些部门对内部审计工作的理解，从而给予积极的配合。(四)与组织外部相关机构的沟通内部审计机构及其工作人员需要经常向当地国家审计机关和内部审计协会等组织外部的有关机构咨询法律法规、制度和规范等方面的问题。因此，内部审计机构及其工作人员要经常保持与这些组织外部机构的联系与沟通，以及时获得其帮助和支持。(五)内部审计人员相互之间的沟通要做好内部审计工作，内部审计人员之间的相互沟通也不可忽视。内部审计机构负责人要和下属保持良好的沟通，向下属布置任务时，要使下属能充分了解审计任务的目的、范围和方法。内部审计人员要将审计工作进度、审计中发现的问题等及时向审计机构负责人汇报，以利于内部审计机构负责人及时掌握审计工作进度，共同讨论有关问题，及时调整审计工作方案。审计过程中，审计组人员之间也要加强沟通，既明确分工，又协作配合，实现资源共享，提高工作效率。因此，要做好内部审计工作，必须不断加强内部审计人员的思想道德教育和业务技能培训，注重内部审计人员的知识更新，做好内部审计人员的后续教育工作，使内部审计人员时刻保持较高的职业道德水准，不断提高业务技能，造就一支综合素质较高的内部审计人员队伍。