个人培训档案

以安徽省为例：在浏览器搜索“安徽省人力资源和社会保障厅官网”，点击进入网站，在网站主页“咨询中心”栏目，找到“专技人员综合管理服务平台”，点击进入安徽省专业技术人员综合管理服务平台。安徽省专业技术人员综合管理服务平台登录进入“继续教育”需要使用安徽政务网账号，点击前往安徽政务网，按照安徽政务网提示进行账号“注册”，完善*标信息，进行实名注册并登录账号。进入“安徽省专业技术人员继续教育管理平台”——“培训报名”———选择“学习二十大精神，建设美好安徽”——点击“前往报名”——点击“我要报名”。点击“选课报名”——点击“提交”完成课程缴费。在“我的课程—学习二十大精神，建设美好安徽”，点击“在线学习”即可开始学习。在个人中心“我的课程”中即可查看学习进度，完成学习后回到“安徽省专业技术人员继续教育管理平台”，在个人中心“培训档案”栏目，即可“打印电子证书”。

1、全年培训课程记录统计表

设计一张EXCEL表格，统计汇总整个年度已实施课程的情况，具体项目依次可包括序、培训类别（内训、外训，或者根据培训形式需要分细类，如公开课、内部训练、光盘学习、读书会等）、培训课程名称、培训时间、培训地点、课程时数、主办单位（内训为发起组织部门，外训为某培训机构会单位）、讲师、学员对象、参加人数、实到人数、出勤率（公式设定自动计算）、培训费用（含课程费用、教材费等直接与培训相关的费用，与财务科目保持一致，便于对应年度培训预算）、人均培训费用（培训费用/实到人数）、评估方式（考试？问卷调查？心得报告？）、培训满意度（根据评估表统计出满意度）、总时数（课程时数×实到人数）、备注。如下图所示：

这个表建立之后，关键就是在日常中及时填写更新，每次课程结束之后就要把课程相应信息录入到此表中，记住，是所有的培训，包括免费获得培训，包括临时开办的学习会。而且，可以以季度统计合计数，可以得到培训时数、培训人数、人均培训时数、人均培训费用、平均出勤率、平均满意度等关键指标，对于你总结培训工作意义重大。

2、单项课程资料包

单项课程包的含义是每一次课程都要按照培训作业流程将各项表单、资料归档，分课程保存。得益于以前在台资企业接收ISO对培训的审查，我至今一直沿用那套流程，需要的资料列出来，供大家参考。对于每项课程，内部课程需要存档的资料包括：

A、培训申请表（内训都需要申请审批，培训是成本）、培训课程计划（附在申请表后面供领导参考评估，内容包括课程开办的原因与目标、课程要素时间、地点、对象等介绍、讲师的介绍、课程效果评估方法、培训费用等）；

B、开课通知单：审批之后就发布开课通知单，列清各项培训要素，有必要者可根据学员对象列上具体学员名单，一一对应。讲师邀请函也可做一份，以显示对讲师的尊重。

C、培训签到表：配合开课通知单的学员名单一一对应签到；

D、课程教材、讲义：包括纸质版、电子版、课程相关的其他资料，如案例、讨论、表格等；

E、培训评估表或心得报告：培训结束后要进行效果评估，将学员提交的评估资料整理归档；

F、培训总结报告：培训结束后要对本次培训课程进行总结，出勤情况、学员满意度情况、学员的反馈、培训工作存在的问题以及改进措施等。讲师感谢函也可发出一份，向讲师表示感谢并反馈本次培训结果。

以上这些东西统一归档于档案袋，就是一个比较完整的单项课程资料包，各项资料较为齐全。

外训课程需要存档的资料包括：

外训申请表和课程信息（外部机构的课程资料）、培训讲义、培训评估表和心得报告

3、员工个人培训档案

就是建立每一位员工的培训记录，通过这个记录可以很快得到员工参加了哪些培训课程、参加培训的总时数有多少、花费的培训费用有多少，每次培训后的评估结果如何，这些数据对于在需要了解员工学习情况时会有用处，尤其是在晋升评审、转岗、调动的时候会有参考价值。

由于没有IT系统的支持，具体我的做饭是用EXCEL表格建立每一位员工的每一次培训记录，然后将EXCEL导入ACCESS数据库，利用ACCESS数据库里面的报表功能，将EXCEL表格一行一行的信息通过报表功能转换为一页的东西，这样便于打印，也便于整体浏览。如果有IT系统那就更方便了。我的表格做成这个样子的：

4、其他档案

其他档案包括：

A、内部讲师资料库：将担任内部讲师的员工基本信息拷贝出来，然后加上内部讲师的一些信息，如时间、级别、可授课程、授课次数与时数等，这一块我们还有待完善。

B、培训供应商资料库：包括培训公司名称、公司的性质、关键/优势业务领域、地址、联系人/联系方式、供应商说明（是否合作过，评价如何，有何特别要说明的地方）、供应商资质（根据你的需要把供应商分级别管理，在有需要时可优先与资质级别高的供应商联络洽谈）

C、课程库：

根据公司的培训课程体系，按体系分类建立文件夹，将整年的培训课件和资料打包放进文件夹内，慢慢充实你的课程体系，因为这些课程都是上过的，更具有可实施性，所以，不是将一些相关的其他课件放入，必须是与你公司有关的，或自己上过，或请人来上过，以后在修订课程的时候可标识版本号。

参考百度文库：

一、 新学员注册 \x0d\x0a1. 学员进入专业技术人员继续教育在线学习网后，新学员点击注册按钮，进入学员注册页面，已注册学员直接登录即可。 \x0d\x0a2. 学员注册时填写用户信息，用户名由字母、数字、下划线组成，字母区分大小写。密码为6到20个字符，需输入两次进行确认。用户名是系统内的唯一标识，学员注册后要记住用户名和密码，在登录系统时需输入用户名和密码，验证成功才可以登入。 \x0d\x0a3. 一个身份证号只能注册一个用户，系统中已有的身份证不能再次注册。如果学员忘记了自己的用户名或密码，可点击页面中的忘记用户名或密码，输入真实的姓名和身份证号找回注册信息。 \x0d\x0a4. 注册时需填写个人的详细信息，务必准确真实地填写，以保证学员的学习、考试的有效性。包括：身份证号码，真实姓名，性别，民族，出生日期，政治面貌，最高学历，所属组织（单位，通过下拉列表选择自己的主管单位，鄂尔多斯市只能选择鄂尔多斯单位），专业课基地，个人身份（公务员、事业单位人员、企业单位人员、专业技术人员），专业职称（正高级职称、副高级职称、中级职称、初级职称、无），工作职务，职务级别，手机号码，邮件地址，工作单位。 \x0d\x0a5. 注册成功后，学员通过用户名和密码即可登录学习系统，进行购课、学习、考试、打印档案等操作。 \x0d\x0a二、 课程购买方式 \x0d\x0a1. 点击“我的培训任务”，点击15年培训计划，点击“添加课程” \x0d\x0a2. 点击“必修课《专业技术人员团队合作能力与创新团队建设》”，该课程书面上出现“V”，15个学时（含考试），八门选修课自选，点击“下一步”。 \x0d\x0a3. 出现“我的订单”，点击后面“去支付”。点击左侧“支付宝”支付，点击右下角“去支付”。 \x0d\x0a4. 出现银行界面，课程的支付方式有网银、支付宝、快捷支付（无需开通网银，储蓄卡和信用卡都可以）三种方式，自己选择，点击确认付款。 \x0d\x0a5. 课程购买成功后会在学习系统首页的最近课程中增加该课程的快捷学习栏，学员登录系统后点继续学习就进入该课程的学习页面。 \x0d\x0a三、 课程学习 \x0d\x0a1. 学员登录，点击“最近课程”快捷栏内“继续学习”，学员点击章节后的播放按钮直接进入该章节的学习。学员可以自主选择学习各章节的顺序。 \x0d\x0a2. 课程有两种形式，视频和讲义PPT，学员在观看视频的同时可以切换到课程讲义页面，且课程讲义与课程视频同步。学员还可以在学习的过程中查看课程介绍、记录自己的笔记。 \x0d\x0a3. 观看视频分标准、流畅、音频三种模式，学员可以根据网络情况自己选择，所占网络资源依次减少，默认为流畅。 \x0d\x0a4. 每一章节的视频播放都有进度条，显示当前的学习进度，进度条只能往前拖，重复观看已学习过的内容，不允许往后拖。 \x0d\x0a5. 若在学习课程的过程中，打开别的窗口，学习系统会自动暂停，等学员再回到学习页面时，点击播放才能继续学习，课程每十五分钟自动暂停一次，学员需点击播放才能继续学习。 \x0d\x0a6. 课程每十五分钟自动保存进度，学员也可以在学习过程中点击视频上方的“结束学习”保存当前进度。在下次学习时系统提示是否从上次退出的时间继续学习，点击“确定”则从上次退出的时间开始学习，否则将重新开始播放视频。 \x0d\x0a7. 学员必须全部学完课程内容，方可参加考试 \x0d\x0a四、 考试 \x0d\x0a1. 学员登录，点击“我的考试”直接参加考试，在线答题，提交试卷后直接显示成绩。若没有完成对应课程的学习，不允许考试。 \x0d\x0a2. 必修课必须参加考试，考试合格后才可以计学时学分。选修课直接计学时，无须参加考试。 \x0d\x0a3. 试卷可以在一个页面中显示所有的题目，也可以分多页显示。 \x0d\x0a4. 进入考试后倒计时显示答题的剩余时间，考试过程中学员可以对不确定的试题进行标记，标记、未做、已做的题目按不同颜色显示，还可以点击跳到做标记的试题。 \x0d\x0a5. 每个学员有三次考试机会，考试时长为60分钟，考试期间出现断网等特殊原因在考试时间结束前进入考试仍然可以继续答题，不会另外计次数。 \x0d\x0a6. 提交试卷后系统自动评分，显示考试的成绩及通过情况。学员在考试合格后不允许再次进入考试。 \x0d\x0a五、 打印档案 \x0d\x0a1. 学员在学习完课程，且考试合格后才能打印成绩单。 \x0d\x0a2. 学员登录，点击“我的档案”，点击“打印证书（成绩单）”，即继续教育公共课培训档案，证书上有防伪水印及成绩合格的印章。 \x0d\x0a3. 培训档案中包括姓名、性别、身份证、总学时、学习时间、所在单位、专业课培训基地及学习的课程列表。 \x0d\x0a4. 学员把打印出来的培训档案粘贴在继续教育证书当前的登记页上，获得的学时数记入学员培训的总学时，含必修课和选修课。

培训档案的分类与要素\x0d\x0a\x0d\x0a 一般来说，企业培训档案主要分为员工培训档案、培训管理档案和培训知识储备档案三个大类。\x0d\x0a\x0d\x0a 员工培训档案是人力资源管理部门为员工建立的体现员工在一定时期内参加培训项目的记录性文件。档案的主要内容涉及员工姓名、当时所在部门、参加培训的名称、培训发生日期、培训学时、培训机构和授课人、培训结果（如考试、取证、继续教育等）、培训费用等。\x0d\x0a\x0d\x0a 培训管理档案是企业培训管理人员在培训管理过程中形成的一些过程性文件档案，包括：企业年度培训计划、培训项目建议书、培训项目评估报告，内外部培训师资档案、员工培训取证和继续教育档案、培训业务定点联系机构档案等。\x0d\x0a\x0d\x0a 培训知识储备档案是由人力资源管理部门负责积累和不断完善的、在培训过程中形成的知识数据档案，主要包括：以专业类别划分的企业自行设计和开发的培训课程、各种介质形态的培训书籍和讲义、培训实况影像记录光盘，另外还包括以发生时点分段的，同一培训课程的版本修订、知识补充与变更情况档案等。\x0d\x0a\x0d\x0a 培训档案要素信息采集与处理\x0d\x0a\x0d\x0a 以上培训档案的各要素是围绕培训的实施而发生的，需要管理部门及时有效地进行信息采集与处理。\x0d\x0a\x0d\x0a 从信息采集程序上讲，培训档案要素的信息采集程序如图表1所示，流程图的起始点为培训计划已制定，并下发实施。企业培训从大类分可分为内部培训和外部培训两部分。外部培训一般指需要借助外部资源的培训，如员工外出培训、企业聘请外部讲师进行的培训；内部培训指企业利用内部资源开展的培训活动，如人力资源部组织的公司层面的培训、部门或基层班组自主培训等。\x0d\x0a\x0d\x0a 所有培训要素的相关信息经过收集，将全部进入到人力资源培训档案管理系统中。这是一个信息处理中枢，经过系统可以将不同时点、零星输入的培训档案要素信息进行数据收集和处理，并按使用要求，形成三类不同的培训档案，以进行规范化管理（见图表2）。\x0d\x0a\x0d\x0a 在第一阶段，档案信息收集的特点是以单次培训为中心，尽可能多地输入本次培训所能涵盖的全部内容，就如同一把撑开的伞，呈辐射状，但要求输入的内容格式要标准。信息输入内容应按使用者的不同要求进行设定，如时间、内容、专业类、课时、参加人员名单、总费用支出、授课人、培训组织者对预期效果的反馈等。外部培训一般由培训参与人或知情者录入，内部培训一般由组织者录入，另外知识储备档案、讲师档案信息一般由专业主责部门（如人力部、技术部、财务部等）负责筛选、维护并及时更新，档案信息处理系统通过对不同使用者的授权就可以实现此功能。\x0d\x0a\x0d\x0a 在第二阶段，通过系统处理程序实现信息的多对一、一对多、多对多等复杂逻辑关系的生成，并通过档案输出界面设计、输入信息的修改权限设计形成符合使用要求的不同类型数据库。使在第一阶段输入的信息数据鲜活起来，并按不同的提取字段，以不同的角色出现在不同的输出界面中，实现一定程度上的“智能化”管理。\x0d\x0a\x0d\x0a 在第三阶段中，提取出不同的输出结果，为人力资源管理提供一种强有力的辅助手段。如企业的培训知识档案将来的发展方向是内部公共资源库；员工学时目标的完成率、部门学时达标率，可作为绩效考核的一项内容；员工年度参加培训的项目可为下一步培养方案制定和职务晋升提供依据；讲师满意度调查可作为讲师考核评价与升降级的一项主要参考；已有培训的参与度可作为培训需求调研和制定下一年培训计划的因素；单个员工培训费用统计是企业核算人力成本、培训协议签署和离职员工培训费用清算的条件等。\x0d\x0a\x0d\x0a 培训档案信息化的实施基础\x0d\x0a\x0d\x0a 对培训档案实施信息化管理，不仅需要企业从上到下对培训信息收集和档案建立工作的支持、各级培训管理者认真细致的工作，更重要的是企业全员都要理解培训档案管理的意义所在。需要特别注意的是，培训档案实施信息化只是作为一种管理工具，要做好培训工作，必须要考虑到很多更重要的外围环节，如果这些环节缺失，就会造成档案管理信息化系统的形同虚设和彻底“失效”。\x0d\x0a\x0d\x0a 培训本身\x0d\x0a\x0d\x0a 首先，培训计划要紧贴受众需求、符合实际需要，内容不过分超前但能保证时效性；\x0d\x0a\x0d\x0a 其次，要求培训课程设计是高水平的，围绕一定的中心思想，形成严谨的逻辑关系；\x0d\x0a\x0d\x0a 再次，所有培训讲师是经过精心挑选的，在知识、经验和表达等多方面是具有较高层次的；\x0d\x0a\x0d\x0a 最后，培训实施安排是合理的，如时间及场所选择、现场控制与记录、效果评价与调查等都要在实施前进行周密筹划。\x0d\x0a\x0d\x0a 培训管理者\x0d\x0a\x0d\x0a 第一，管理者要具备良好的职业操守，认真细致的工作态度；\x0d\x0a\x0d\x0a 第二，档案管理的系统化实施要求管理人员即使不是信息化专家，也应该是全面型人才；\x0d\x0a\x0d\x0a 第三，经验来自于工作中的点滴收集和积累，管理者应不断修订档案管理的制度，更新、完善流程；\x0d\x0a\x0d\x0a 第四，管理者应勇于创新和实践，在创新过程中显著提升技术水平和沟通应变能力。\x0d\x0a\x0d\x0a 体制与机制\x0d\x0a\x0d\x0a 首先，要使档案管理被所有员工和领导重视起来，其中核心管理层的倡导最为关键；\x0d\x0a\x0d\x0a 其次，要在绩效考核、薪酬调整、职务晋升等多方面建立与培训档案间的关联，发挥培训档案输出的激励作用；\x0d\x0a\x0d\x0a 第三，要配合出台关于培训讲师聘任、考核、升降级和解聘管理的一系列相关制度；\x0d\x0a\x0d\x0a 第四，要强化信息传递与沟通机制，建立各专业领域的信息获取及更新流程，确保培训知识储备档案的先进性、时效性。\x0d\x0a\x0d\x0a 企业人力资源管理的对象是每位员工，而培训档案信息化最根本的目的是要如实记录和反映在企业培训中所有员工的参与度，为员工职业发展提供依据和指导，这样才能与企业人性化管理的理念相吻合，使企业在竞争激烈的市场环境中始终保持强有利的竞争优势。