文件管理培训

加强学院文书档案管理工作，使文件管理科学化、规范化，现制定有关管理制度。一、文书档案资料归档制度1、学院及各单位的工作计划、总结、各类专题总结报告，学院主要领导的发言稿，每学期考试成绩统计，各类报表，重要教学活动和教改经验总结，被刊登的文章，指导及经验介绍等。2、校内外学科竞赛优胜者名单、名次、成绩、专题上报材料等。3、各类奖惩材料，学生花名册及各种统计报表，各种活动记载等。4、图书仪器、设备增减、统计材料、固定资产登记、校舍设施改造检修记录、基本建设整套资料、有关合同等。二、文书档案管理工作人员职责1、档案管理人员经常认真学习理论和党的方针政策。2、档案员要加强业务学习，努力提高文书档案的管理水平，使文书档案更好地为学校工作服务。3、做好文书档案资料的报关和保密工作，做到档案内容不外传，资料不损坏、不散失。4、经常做好档案资料的收集、整理和归纳工作。三、文件登记传阅制度1、上级来文及来往重要公文，都需经办公室收文登记、编号手续。2、上级来文及来往重要公文，登记后贴上文件传阅单，经领导签约意见后转有关部门传阅和办理。3、对传阅的文件凡属办公室催办的，及时了解办理情况，属有关部门办理的，及时催办归档。4、办公室定时做好文件的清理及归档工作，如发现文件缺少应及时追查。5、办公室所有文件每学期期末进行一次清点。四、文书档案借阅制度1、查阅档案时防止损害档案。2、不得在档案上作任何标记和符号，不准撕毁、涂改档案。3、查阅者不能擅自借阅与其利用目的无关的档案。4、文书档案一般不借出，如确因工作需要必须借用时，应征得办公室负责人同意办理借阅手续，并做好保密工作。5、外单位因工作需要来本单位查阅档案，需凭单位介绍信、经办公室负责人同意方可查阅，但一律不外借。

重视规范性文件管理，不断提高规范性文件管理质量，保证该单位规范性文件的合法性、有效性，有力地促进了依法行政工作。 一是开展专题培训。举办规范性文件相关制度培训班，邀请政策法规处领导专家重点对规范性文件的定义、特征、区分、制定的要求、程序及注意事项、备案审查等内容作了详细讲解，使全体人员对规范性文件的相关知识有了深刻的认识和理解，为规范性文件的管理打下了坚实的基础。 二是加强制度建设。用制度规范制定、发布规范性文件的程序，明确规范性文件制定必须经过制定计划、征求意见、分管领导审核、局主要负责人签发等程序，使用统一文号，并及时公布、在规定时限备案，该局的规范性文件管理工作逐步走上了规范化、制度化的轨道。 三是注重文件清理。认真抓好国家公布废止规范性文件的相关衔接工作，对与法律、法规、规章和上级规范性文件相抵触或者不适当的，及时修改或者废止，清理采取日常清理和定期清理相结合的方法，通过对文件的清理，确保了法制的统一，提高了规范性文件管理效率。

为了保证公司文件的完整，便于查找利用,做好收集、立卷、保管、等工作,维护文件档案的完整和安全，要对公司的文件做好管理。下面是公司内部文件管理细则，欢迎参阅。 公司内部文件管理规定 范文 1 1.目的 为了更好的规范公司各类文件的发放与存档管理，树立公司正规严谨的良好形象。 2.适用范围 公司及公司各部门、各门店对内发文。 3.标准 结合公司实际要求，在遵循文件格式及标准的前提下，对其格式及标准进行了灵活运用。 4.内容 公司常用文件 规格：统一使用A4纸张，上下边距㎝，左右边距㎝。 公司各部门代码： 总经办：ZJB; 人事行政部：RZ; 运营部:YY; 商品部：SP; 市场部：SC; 财务部：CW; 保密等级：公司文件管理分A、B、C、D、E五个保密等级 A级：机密文件，限总经理、董事会等以上成员知悉; B级：高级文件，限部门经理以上管理成员知悉; C级：中级文件，限相关部门内部成员及经理以上管理成员知悉; D级：普通文件，限公司内部所有成员知悉; E级：一般文件，限公司内部及门店所有成员知悉。 5.文件的拟稿、审批、发放与签收 拟稿 各部门文件的草拟由各部门负责起草，起草应做到符合国家法律法规及公司相关管理制度，部门负责人负责文件审核。 正文要情况清楚、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、直述不曲，字词规范、标点正确、篇幅力求简短。 审批 公司级所有发文、制度由公司总经理审批后，方可用印并流转; 如未经审批进行发文或发文中存在明显错误，造成不良后果的将追究相关负责人责任。 考虑到公司实际情况，公司对内紧急公文先以总经理确认后的电子版上传到共享并以电话通知方式先行操作，后补发纸质版并签收。 公司职能部门对部门的通知等不需上升至公司级文件的无需以此文件要求执行。 发放与签收 公司文件发放/流转/存档均由人事部负责 公司的文件均由各部门负责人在原稿上签收，同时部门负责人好做部门内其他员工的文件流转工作。 6.生效日期 本管理制度自2013年4月8日起实施。 本制度最终解释权归人事部负责 公司内部文件管理规定范文2 第1章 总则 第1条 目的。 通过对公司内部文件控制流程进行管理，使文件管理控制工作更加系统、科学、规范、高效，以保证各部门及人员及时、正确地使用有效文件，提高工作效率。 第2条 适用范围。 本制度中的“文件”包括公司日常运营过程中产生或所需的文件资料、公司业务往来公文以及公司对内发布的所有流程、制度、作业标准与规范、作业指导书等。 根据公司各类文件的性质进行纵向层级划分，可分为下列五级文件。 第3条 管理职责划分。 (1)各级主管副总主要负责所辖职责范围内的文件进行审核、批准工作，其中，总经理(或管理者代表)还承担着对公司各类体系文件进行定期评审的职责。 (2)总经理办公室主要负责公司一级文件的组织编制、审核，以及二级文件的会审组织工作。 (3)人事行政部负责本制度的编制、解释与修订工作，并由其行政专员负责公司营运、资质类文件资料的保管;其中，人事行政部下辖体系文件管理室，并由其文控员专职负责公司各类体系文件的统一编号、收发、存档、作废等管理事宜。 (4)各职能部门负责对各归口职能和分管业务线的有关文件的编制和副本保管工作。 第2章 公司内部文件编码细则 第4条 公司内部文件的编码主要由以下五个部分组成。 (1)第一部分：公司代号，代码为×××。 (2)第二部分：层级分类代码，代码分别为1、2、3、4、5。 (3)第三部分：大类代码，代码分别为综(综合管理类)、制(生产制造类)、市( 市场营销 类)、研(研发类)、其( 其它 类)等。 (4)第四部分：小类分类代码，代码分别为目标(目标计划类)、人力(人力资源类)、办公(办公类)、总务(总务后勤类)、保卫(保卫类)、生产(生产类)、质管(质管类)、项管(项目管理类)、产研(产品研发类)、其(其它类)等。 (5)第五部分：文件流水号，代码为001～999。 第5条 公司内部各级文件编码示例如下(以人事行政部文件为例)。 (1)一级文件：×××1—001。 (2)二级文件：×××2—综—001。 (3)三级文件：×××3—综—行政—001。 (4)四级文件：×××4—综—行政—001。 (5)五级文件：×××5—综—行政—001—001。 第3章 公司各级文件编制、审核、审批规定 第6条 公司一级文件，由公司总经理办公室组织相关人员进行编制。一级文件编制完成后，需经总经理办公室主任审核后，交由公司总经理审批。 第7条 公司二级文件，由各业务归口部门协同流程协同作业部门共同编写。二级文件编制完成后，由总经理办公室组织相关部门及人员进行会审。经会审后，二级文件需交总经理审批。 第8条 公司三级文件，若其覆盖范围超过2个(含2个)职能部门，其编制工作由各归口管理职能部门组织，并交主管副总审核后，交总经理审批。具体分工如下。 (1)目标类、计划类三级文件由总经理办公室负责组织编制，交分管运营副总审核。 (2)人事、行政、总务类三级文件由人事行政部负责组织编制，交分管行政副总审核。 (3)财务类三级文件由财务部负责组织编制，交分管的财务副总审核。 (4)生产制造类三级文件由生产部组织编制，交分管的生产副总(或厂长)审核。 (5)市场营销类三级文件由营销部及相关部门组织编制，交分管的营销副总审核。 (6)供应类三级文件由采购部及相关部门组织编制，交分管的运营副总审核。 第9条 公司四、五级文件的编制、审核、审批规定如下表所示。 公司四、五级文件的编制、审核、审批规定表 第10条 除部门、车间内部文件外，其它公司内部文件在内容审核后，必须交人事行政部或体系文件管理室进行有关文档格式、文件内容重复性与冲突性的二次审核。二次审核合格后，各文件编制部门方可送交相关批准人批准。 第4章 文件发放管理规定 第11条 所有公司内部发布的文件均需由人事行政部制定分发号，加盖“受控”章才能发放。每份文件不同的复印件必须注明不同的分发号，以便追溯。 第12条 体系文件需由体系文件管理室文控员负责发放管理工作，其它内部文件的发放由人事行政部行政专员负责实施。 第13条 根据文件发放批量划分，文件发放主要两种情况：大批发放与零星发放。 (1)大批发放时，应建立《公司内部文件配置、发放与回收登记表》，并报各文件归口职能部门的分管副总审批。 (2)零星发放时，应建立《公司内部文件发放与回收登记表》。 第14条 文件领用人应在《公司内部文件配置、发放与回收登记表》或《公司内部文件发放与回收登记表》上签名后，方可领取注有分发号和“受控”状态标识的文件。 第15条 领用部门领到文件后，应及时建立《收文登记表》。 第16条 文件发放完毕后，人事行政部行政专员或体系文件管理室文控员应及时对文件进行分类、归档保存，并更新《公司内部文件清单》。 第5章 公司内部文件使用与借阅规定 第17条 文件使用部门应及时向相关人员进行文件内容宣贯、培训，将文件放置在适当的位置(场所)，确保相关人员能够及时、正确地使用文件。 第18条 当出现以下情况时，使用部门可填写《文件领用、借阅申请表》，申请更换或增发。 (1)文件破损严重影响使用时。 (2)根据使用需要须新增、改版时。 (3)文件丢失需重新领用时。 第19条 《文件领用、借阅申请表》需经人事行政部审批后方可实施更换或增发。更改或重新领用时，使用原文件分发号;增发时，应按原分发号顺序新增一个分发号。 第20条 公司内部文件借阅规定如下。 (1)当其他公司或个人需借阅文件时，应填写《文件领用、借阅申请表》，经人事行政部或体系文件管理室批准后，行政专员或文控员方可办理借阅手续，并负责催讨。 (2)借阅时最长时间不得超过半个月。 (3)公司内部各部门、各车间需借阅文件时，应经人事行政部或体系文件管理室审批和登记后，方可办理借阅手续。借阅时，行政专员或文控员要负责明确借阅期限与催讨工作。 第6章 公司内部文件更改、回收、作废与评审规定 第21条 公司内部文件在使用时若遇到下列情形之一的，应进行修改。 (1)公司现行文件与有关国际标准、国家标准、地方标准和法规及行业标准相冲突时。 (2)文件内容与客户的需要相矛盾或不能满足客户的要求时。 (3)文件的内容不正确、不适合或操作性不强时。 (4)有更合适、更先进的或更具可操作性的产品标准、操作 方法 、管理手段时。 第22条 文件修改程序规定如下。 (1)公司一级文件修改或其它各级文件大批修改时，公司应专门成立文件修改小组进行运作，修改完后的审核、批准、发放使用以及旧文件回收均按本制度的相关条款执行。 (2)文件需要更改时，由文件编制部门填写《文件变更审批表》并附具体修改内容，交文件原审核人审核、原批准人批准后方可进行文件更改。 (3)文件更改由人事行政部行政专员或文控员按《文件变更审批表》负责组织实施。更改可采取划(改)或换页等方式，同时要做好修改状态标识的更改，在修改处加盖“更改”章，更改应覆盖该文件发放的所有场所。如采取换页的形式，应将原未更改的页面回收。 第23条 文件回收与作废规定如下。 (1)当文件改版或修改时，会产生大量的作废和失效文件。行政专员或文控员应做好作废文件的回收、登记和标识区分工作。 (2)作废文件应进行定期处理。行政专员或文控员应填写《作废文件审批表》交部门主管批准后方可处理，将作废文件保留一份，并另加盖“作废存留”标识，归档保存一年备查，其他的进行销毁。 第24条 文件评审规定如下。 (1)人事行政部经理应定期组织行政主管、行政专员等相关人员做好文件评审工作。 (2)文件评审的时间可与体系文件的管理评审相结合，评审内容包括现有文件的充分性、适宜性和有效性，确定文件修改清单和文件新增清单，以持续改进文件的可操作性和科学性。 第7章 附则 第25条 本制度由人事行政部编制，解释权归人事行政部所有。 第26条 本制度经行政副总审核、总经理审批后，自发布之日起开始执行。 公司内部文件管理规定范文3 为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收，确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特制定本规定。 1、文件的发放： (1)财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义形成且在本部门管辖范围内发放的文件，各自安排发放和回收。需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件，由办公室安排专人统一发放和回收。 (2)各部门需办公室安排发放文件时，必须将文件打印并复印好，由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部，由办公室主任安排文件发放人予以发放。 (3)任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”，并由个人亲自签字接收。 (4)需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件(包括学习材料等)，发放人只需发放到相关正科长级管理人员，再由正科长级管理人员安排发放到相关个人。 2、文件的更改： (1)任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观，由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改(数据性或原则性的须报直属部经理签字认可)，连同编制形成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。 (2)文件发放人根据更改字数多少和繁简情况，可到现场为原件人更改，也可以收回后予以更改，再返还给原收件人。但在更改时必须用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章。 3、文件的换页： (1)任何原因造成文件单页大面积修改，需换页的，由原编制形成将需修改页面进行修改并打印、复印好，由其部门负责人书面写明换页情况(属数据性、原则性修改须部经理签字认可)送原文件发放人，由原文件发放人根据原发放范围予以换页。 (2)所有需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时间，将原页销毁。 4、文件的回收、作废： (1)因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件内容与新文件内容重复、冲突而失效的，由汇总部门或新文件编制形成部门负责人，安排原发放人予以回收。 (2)文件发放人在回收文件时，必须持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。 (3)每年12月下旬，由办公室通知各部门，对本年度平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。 (4)所有回收的文件均于回收当日送办公室，由办公室主任统一安排销毁。 5、其它规定： (1)任何部门以公司名义形成的文件讨论稿或正式稿，必须发放到董事长兼总经理、财务部经理、生产部经理、营销部经理、公司各职能部门负责人及其他相关联人员，以便了解公司政策方向，根据公司各方面情况系统地进行修改，确保接口部门的相互配合。 (2)无论部门或公司发放的文件在发放前都必须在档案室存档备案。 (3)任何文件相关部门负责人接收后必须领学或传达应执行的员工，认为有必要复印下发到相关员工时，须向原发放部门提出申请，由原发放部门复印按发放程序予以发放。不得私自复印下发，避免文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。 (4)所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的，发放人只需盖上作废章即可，不予收回，但档案管理员必须在“作废文件”档案栏目登记注明，妥善保管，以便备查。 (5)发放文件属讨论稿的，讨论人组织讨论结束后须按时交文件编制形成部门。 (6)文件发放人必须将已使用的“文件发放回收登记表”按季度装订成册，妥善保管，以便备查或回收时使用。保存期限为三年。 6、任何人未经总经理批准，不得将公司文件私自提供给公司以外人员。则除承担50元罚款外，对由此造成的一切后果负责。 7、本规定各条款如有违犯，对责任人每次罚款50元，由其直接领导开通用罚款单收缴。 公司内部文件管理规定范文4 一、总则 1、技术文件是本公司的核心秘密，是本公司能够持续发展并在市场上保持强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有。 2、为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性、完整性，明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的内容，确保技术文件的正确性及实施有效的管理，特制订本制度。 3、适用范围:适用于本厂的技术文件的管理。 二、技术文件的编制 1、技术文件包括:技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。 具体包括: 1)开发计划阶段:方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。 2)开发设计阶段:原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。 3)产品调试阶段:产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。 4)产品维护阶段:设计开发 总结 、软件使用手册、产品使用手册。 2、技术文件的技术要求和数据等必须符合国家相关标准和规定要求。 3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。 三、技术文件的提交 1、在产品开发的整个周期中，设计人员必须按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。 2、在产品开发的各个阶段，设计人员都必须按时提交设计文件，并保存在公司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后，设计人员都必须重新提交文件，以便更新服务器中的文件，保证开发工作的可靠性。 3、设计文件的提交以starteam为准，设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。 4、对于已提交的文件，任何人员不得故意在服务器上进行删除。 四、技术文件的归档 1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准;技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度;明确各级的责、权、利。 2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于归档。 3、文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其中，纸质文件签署须在纸质文件上手写签署，电子文件签署则在starteam上以备注的方式进行签署，光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。 4、各类归档文件经确认无误并且签署完毕后，方可进行归档工作。归档文件要求一式两套:一套存放在公司服务器上，供查阅使用;一套刻录成光盘，做封存保管。 5、用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签，标签上须注明光盘的大致信息，如名称、编号、签署信息等。 6、归档文件时，须填写<设计项目归档资料清单>，并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验，检验合格后方可给予存档。 五、技术文件的借阅 1、任何员工之间不得私自传阅技术文件，不得非法保持不具权限的文件。 2、若因工作需要，须借阅技术文件，则需报相关领导批准，并填写<借阅登记表>，然后方可通过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。 3、对于借阅的文件，不得私自打印、传阅，不得泄露借阅文件的秘密。 4、如有特殊情况需要将文件转与他人或携带外出时，须经相关领导批准。 5、文件阅览之后，须在相关人员的监督下彻底删除借阅文件，并补充完整<借阅文件记录表>。 六、责任追究