会计易软件使用方法

会计电算化实施的内容 企业要建立会计电算化系统，需要做哪些工作? 会计电算化系统的实施，应该包括哪些内容? 对这此问题认识不足，将导致整个会计电算化工作不能正确顺利进行。目前，在我国财会人员、会计电算化人员中仍有不少人员对上述问题持有种种片面的认识，主要有以下几种观点: ⒈ 会计电算化就是建立计算机会计信息系统的过程。 这种观点认为，只要会计信息系统已建成，或者已购买到会计信息系统，企业的会计电算化工作就完成了。他们有时也认为会计电算化工作是一项系统工程，但却错误地认为，在开发会计信息系统时采用了系统工程的方法，就表明整个会计电算化过程是一项系统工程。这种观点的错误在于把会计电算化这一系统工程中的某一部分扩大为会计电算化的整个内容，从而忽略了其他的内容。 ⒉ 会计电算化就是编程。 认为会计电算化就是建立会计信息系统，而建立会计信息系统也就是编程工作。这种观点不仅忽略了会计电算化的其他内容，而且就是在建立会计信息系统时也抛弃了系统工程的方法，不进行系统分析设计，直接编程是这种观点的突出表现。 ⒊ 会计电算化必须是一次建立一完整的电算化系统。 这种观点认为会计电算化信息系统是一个不可分的整体，企业要建立会计电算化系统，就必须一步到位，健全所有的子系统，甚至扩大到整个企业管理信息系统。它忽略了会计电算化是系统工程的特点, 把系统工程多步骤多阶段性简化为单一阶段, 把会计信息系统多子系统的可分离性变为统一整体的不可他离性，从而也否认会计电 算化的过程是一项系统工程。 ⒋会计电算化也就只是会计部门的工作采用电算化, 与其他部门的工作无关。认为会计电算化就是以计算机代替手工记帐、算帐、报帐，否认了会计信息子系统与管理信息系统其他子系统存在着密切的联系，从而也就把会计预测、会计控制以及会计辅助决策等众多内容从会计电算化工作中给抛弃了。由于这些片面观点的存在，影响了我国会计电算化事业的发展。那么会计电算化工作实施到底包括哪些内容? 我们认为其主要内容如下所述： ⒈ 会计电算化工作的规划。 它包括，根据企业发展的总目标和管理信息系统的总目标，明确会计电算化的总目标；并根据企业实际情况确定会计信息系统的总体结构，划分各子系统，并确认它们之间的联系；确定会计电算化工作目标实现的阶段和步骤，以及建立各子系统的先后顺序；确定会计电算化管理体制及组织机构方案，以及资金来源与预算等项内容。 ⒉ 会计电算化信息系统的建立。 包括实施人员组织、会计软件的取得、硬件及环境的购置安装、系统软件的配置、新旧系统内容的转换等内容。 ⒊ 会计电算化信息系统的管理。 包括人员管理、使用操作管理、维护管理、档案管理等。 ⒋ 计算机审计及计算机舞弊。 ⒌ 会计决策支持系统。 这是会计信息系统的延伸。由上可以看出，会计电算化内容非常丰富，它不仅是一项复杂的系统工程，还是 一个人机系统，忽略任一方面的内容，都是对会计电算化的片面认识，都会给会计电算化的实施带来不利的因素。 二、会计电算化的目标 会计电算化的目标，也就是会计电算化工作所要完成的任务，即通过现代化的手段，提高会计工作的地位，提高会计工作的效率和质量，促进管理的现代化，提高经济效益。 具体包括如下内容： ⒈ 减轻财会人员劳动强度， 提高财会工作效率。 利用计算机技术的特点，把繁杂的记帐、结帐、报帐工作交给高速的计算机处理，以减轻财会人员的劳动强度，并且由于计算机的精确性和确定性，可以避免手式操作难免产生的误差，以达至提高财会工作效率的目的。 ⒉ 促进会计职能的转变。 手工条件下，广大财会人员被繁重的手工核算工作所包围，没有时间和精力来更好地发挥会计参与管理、决策的职能；通过电算化，使财会人员解脱了繁重的手工操作，有时间和精力，也就有条件参与企业管理与决策，为提高企业现代化管理水平和提高经济效益服务。 ⒊ 准确、 及时地提供会计信息。 手式条件下，由于大量会计信息需要进行记录、加工、整理，使需要信息者不可 能及时得到财会信息，这不利于企业经营者掌握经济活动的最新情况和存在的问题；而电算化后，大量的信息都可以及时记录、汇总、分析、传送，保证向企业管理者准确、及时地提供会计信息。 ⒋ 提高人员素质，促进会计工作规范化。 会计电算化，给会计工作增添了新内容，从各方面要求会计人员提高自身素质，更新知识结构，一方面为了参与企业管理，要更多地学习经营管理知识，另一方面还必须掌握电子计算机的有关知识，好的会计基础工作和规范的业务处理程序，是实现会计电算化的前提条件, 所以会计电算化也要求促进会计工作的规范化。 ⒌ 实现企业管理现代化， 提高企业经济效益。会计电算化是企业管理信息电算化的重要组成部分，企业管理信息电算化的目标及任务，就是要以现代化的方法去管理企业，提高经济效益。因而，会计电算化不仅 要使会计工作本身现代化，最终目标是要使企业管理现代化 ，提高企业的经济效益。三、企业实施会计电算化的原则企业实施会计电算化不是随心所欲的，它必须考虑会计工作的特点和企业的现状，以及有关法律制度，遵循一定的原则，才能使企业实施会计电算化达到其最终目标。 一般地，应考虑如下几项基本原则： ⒈ 合法性原则。 即企业实施会计电算化的各项工作，都必须以有关法律制度为原则。 第一，实施会计电算化，必须遵循我国的会计制度、财务制度及有关法律。 第二，必须遵循财政、财务部门会计电算化管理制度。 第三，还要遵循本企业的财务制度，以保证机构设置的合法性，岗位分工和人员职责的合法性,操作使用的合法性,输入、输出及内部处理的合法性, 输入数据的合法性及输出信息及格式的合法性。 ⒉ 效益性原则。 提高经济效益，是会计电算化的最终目的。提高经济效益，也要从两方面考虑，一是直接经济效益，即直接投入直接产出的效益；二是间接经济效益，即由于会计电算化而引起企业的现代化，产生的非直接经济效益。间接经济效益，虽然不能从表面上看到是由于企业实施电算化。 以下几个方面值得特别注意： 第一，在系统实施前，应从经济效益，技术力量，管理水平，各种约束条件进行全面分析，先进行整个系统的可行性分析，以确定是否具备条件进行会计电算化工作。第二，可行性研究要围绕企业的最终经济效益来开展。一般来说，评价电算化系统的经济效益，要从会计电算化能否节约企业的流动资金占用量, 能否准确、及时和全面地提供必须的信息, 能否提高企业管理工作 的 效率和质量, 以及决策水平等方面着眼。也就是说，要从计算机是现代化管理的辅助工具这个角度来评估它的效益。 第三，在系统设计过程中，也应坚持效益性原则，力求降低设计开发成本，提高会计信息系统的质量。 ⒊ 系统性原则。 也就是以包括整体观点，关联观点，发展观点，最优观点在内的系统观点来进行会计电算化实施工作。要注意以下两点： 第一，内部与外部相联系。 会计部门作为企业管理中的一个重要部门，与其他职能部门是密切联系的，因此实施会计电算化时，应考虑包括各职能部门在内的企业整个管理工作的电算化工作，把会计信息系统作为企业管理信息系统中的一个子系统，既要分清各子系统的界面，又要留好各子系统之间的接口，并在数据结构设计上做到信息共享，减少数据冗余。第二，局部目标与整体目标相结合。电算化会计信息系统仍可分许多子系统，实施会计电算化，不可能一次全部完成各子系统，必须分阶段进行。这样，在进行部分子系统设计实施时，必须有全局的观点，考虑到与其他子系统的联接性，使逐个实施的子系统全部完工后能组成高质量的整个会计信息系统，而不能只考虑局部的优化，以至影响整修系统的完美组合和高质量性。 ⒋ 规范性原则。 包括系统设计的规范性，管理制度的规范性，数据信息的规范性等。这些规范性的要求，可以使系统实施避免二义性，避免由于人的主观因素而造成的系统实施的偏差，从而避免会计电算化工作失败的可能性。 ⒌ 可靠性原则。 可靠性是会计电算化系统能否实际使用的前提。影响系统可靠性的因素很多，主要考虑以下三个方面： 第一，准确性，即输入数据及操作的准确性，在易出现错误和失误的地方，建立尽可能完善的检错和纠错系统，进行重点防护，保证输入数据及操作的准确性。 第二，安全性，要求有一套完善的管理制度和技术方法，防止系统被非法使用，数据丢失及非法改动，此外还应有系统破坏后的恢复功能等。 第三，易扩充性，即整个系统在运行周期内，由于环境条件的变化，从而要求系统随之进行改变的难易程度，易扩充性要求对系统的修改和扩充能够非常容易地进行。 6. 易用性原则。 易用性也就是易操作性。会计信息系统的使用者是会计人员，因此系统必须尽可能地方便用户，要具有友好的界面，准确简明的操作提示，简单方便的操作过程，并要求尽可能地使用会计术语，使会计人员一学既会。 企业实施会计电算化的条件 会计电算化是一项复杂的系统工程，会计信息系统是一个人机系统，因此企业实施会计电算化，必须有先决条件，企业具备了这些条件，就可以很好地开展会计电算化工作。 这些条件主要是： 一、企业的客观需要 指企业对开展会计电算化工作的迫切程度。企业对会计电算化的客观需要，决定了企业会计电算化的目标、任务，是当前开展会计电算化工作的前提。其实，在开发电算化会计信息系统之前，企业会计信息系统也存在，是否要开发新的电算化会计信息系统，取决于原信息系统能否满足企业的需要。对多数企业来说，原来的手工会计信息系统越来越不适应市场经济的新情况，迫切需要进行会电算化，但是也有一 部分小企业，由于其业务量不大，手式系统亦能很好地满足企业的需求，因此也就没有必要强迫它实施电算化会计信息系统，否则既浪费了人财物，对企业的济效益也不会有什么提高。 二、领导的重视 企业实施会计电算化，几乎涉及企业的所有部门和人员，同时还涉及管理机构及管理体制的变动，这都需要企业领导出面组织和协调。没有领导的重视与支持，企业实施会计电算化所遇到的问题，如：人员配置，资金问题，部门间的合作与协调，配套改革等，将很难得到解决。因此，在会计电算化工作中企业财务部门负责人应领导该项工作，有条件时还可吸收有关部门领导组成电算化领导小组，领导整个企业的会计电算化工作。 三、 良好的管理基础工作，尤其是会计基础工作 管理基础主要指有一套比较全面、规范的管理制度和方法，以及较完整的规范化的数据；会计基础工作主要指会计制度是否健全，核算规程是否规范，基础数据是否准确、完整等，这是搞好电算化工作的重要保证。这是因为计算机处理会计业务，必须是事先设置好的处理方法，因而要求会计数据输入、业务处理及有关制度都必须规范化、标准化，才能使电算化会计信息系统顺利进行。没有很好的基础工作，电算化会计信息系统无法处理无规律、不规范的会计数据，电算化工作的开展将遇到重重困难。对于基础较差的企业，应不急于开展会计电算化工作，应首先提高管理水平，规范会计、财务制度，改善基础工作，为开展会计电算化工作积极创造条件。 四、专业人员的合理配置 实施会计电算化，将改变原手工会计信息系统的岗位分工与职能, 单纯的财会人员,已不能满足会计电算化后的工作需要,必须另外配置与电算化工作有关的专业人员, 以负责会计电算化工作的管理以及项目开发和系统运行、维护等。 第一 要配备一名会计电算化工作的管理人员，负责会计电算化工作的规划、项目开发、计划、组织和运行管理，这是会计电算化工作顺利进行的保证；; 第二 应配备硬件维护员, 负责整个电算化系统硬件的维护、维修工作，考虑到有些企业电算化工作范围较小等特点，硬件维护员可以是兼职的； 第三，无论是自选开发，或者购买软件，都需要配备既懂计算机又熟悉财会业务的专门人才，他们可以参与系统设计开发，又负责系统运行的一些维护工作，使电算化会计信息系统的一般维护工作能够由企业自己处理，保证会计电算化工作的顺利进行。 五、经费保证 实施会计电算化工作需要专门人才，也需要软件及硬件设备，这些都需要有一定的投资，为了保证会计电算化工作的顺利开展，所需经费必须有来源，所需数额也必须控制确定。会计电算化所需的费用分初期投资费用和日常费用两种。初期投资费用包括，购买硬件及系统软件所需费用，应用软件取得所需费用，基建费用，人员培训费用等。日常费用主要包括，所需消耗品费用和日常维护费用。会计电算化所需费用，根据电算化会计信息系统的建立方法和规模不同，数额也不相同，甚至相关很大，要具体情况具体分析，使所需经费必须确有保证，并且又不浪费。 会计电算化管理体制与组织机构设置的选择 实施会计电算化必然会对会计工作及其组织机构产生一定的影响，为了适应电算化的要求，必须探求和设置与之相适应的机构。有以下几种情况： ⒈ 集中管理方式。 这种形式把会计电算化工作，包括管理、开发和使用维护等都放在企业计算中心，财务部不设数据处理部门，也不安装计算机设备。财务部门定期按规定向计算中心提供核算和管理所需的数据，由计算中心负责会计电算化的日常运行。在这种情况下，财务部门的组织机构一般不作大的变动，除了一些业务由计算机处理外，许多工作仍由手工来完成。这种方式有利于充分发挥计算机作用，提高数据共享程度，避免重复开发，也有利于企业统一领导、规划和组织。但是，集中管理 也有很大的缺点。第一，计算中心人员和财务人员不能很好地协作，各自不了解对方的知识和业务特点，各自偏重本单位情况，往往导致系统质量低，实用性较差等情况；第二，各部门极易产生依赖思想，认为开展电算化工作是计算中心的事，从而不能很好地配合和支持系统的实施和运行，影响会计电算化工作的正常进行。 ⒉ 分散管理方式。 在这种方式下，企业财会部门单独配备计算机等设备，并配备一定的专业人员，会计电算化工作的实施，完全由财会部门负责进行，计算中心将不再参与。分散管理的优点是，第一，能调动财会部门的积极性；第二，能根据财会部门的实际需要，分期分批解决急需电算化的项目，并且实用性强、投资少、见效快。其缺点也是明显的；一是缺乏整体考虑，各部门都可能从各自的目标出发，不考虑相互之间的联系，数据不能共享，系统效益不高；二是各业务部门都需要配置计算机专门人员，否则影响系统实施，平时遇到的简单问题及维护工作，都不能及时处理。这种方式一般不可取。 ⒊ 集中管理下的分散组织形式。 在这种形式下，企业设立专门的机构，统一负责全厂计算机应用规划工作。规划工作包括企业电算化的总体规划，管理信息系统总体设计及子系统划分，统一编码，对所用机型等做出统一安排，指导各业务部门开展电算化工作，若企业已设立计算中心，专门机构的设置就可以以计算中心为主体设置。这种方式，既照顾了各业务部门的特点，又能统一管理组织，是目前一种较理想的组织形式。在这种方式下，实施会计电算化后，就需要调整财务部门的内部组织机构，岗位与职能都可能发生变化。 下图所示，是一种电算化后机构设置形式： 财务负责人 管 数 数 财 理 据 据 务 开 准 处 管 发 备 理 理 维 人 人 组 护 员 员 人 员 管理、开发、维护人员负责会计电算化工作的规划，参与系统开发工作 (如果自选开发的话) ，并负责日后的维护工作；数据准备人员负责电算化会计信息系统的运行工作、包括输入、运行、输出等工作；财务管理组负责一些财务日常管理工作( 这些工作一般计算机难以直接处理)，并参与企业的管理工作。 商品化会计软件选择 购买商品化会计软件是会计电算化的发展趋势之一。一般地，不仅会计业务较少、处理简单的单位使用商品化软件，就是会计业务处理较复杂的大中型企业，也可以购买商品化软件，而对于本单位特殊的需求，再进行二次开发，丰富商品化软件的功能，这样既省时，又省费用，是个事业单位实现会计电算化的有效途径。 商品化会计软件，版本众多，各具特点，在选择软件时，应从以下几方面进行考虑： 一、软件的性能特点 ⒈ 合法性。 合法性是指软件应符合现行化管理所需的财会信息。一方面，要求核算工作中体现现行会计制度及其他财经法规的要求，另一方面要求核算软件能够提供准确可靠的会计信息，满足管理的要求。对商品化会计软件的合法性来说，主要应满足财政部颁布的《会计核算软件管理的几项规定（试行）》中对会计软件的十条基本要求。即： (1).软件提供的数据输入项目, 满足财政部或财政部审核批准的现行会计制度的规定。 (2).软件提供用户的会计科目编码方案符合财政部或财政部审核批准的会计制度中有关会计科目编码方案的规定。 (3).软件具有必要的防范会计数据输入差错的功能。 (4).软件的计算和结帐功能符合财政部或财政部审核批准的现行会计核算制度的规定。 (5).经计算机登帐处理的系统内会计凭证及据以登记的相应帐薄, 软件只能提供留有痕迹的更正功能。 (6).软件具有按规定打印输出各种帐本以及必要的查询功能, 打印输出的帐页连续编号。 (7).对计算机根据已输入的会计凭证和据以登记的相应帐本生成的各种报表数据, 软件无修改功能。 (8).软件具有防止非指定人员擅自使用和对指定操作人员实现使用权限控制的功能。 (9).对存储在磁性介质或在其它介质上的程序文件和相应的数据文件, 软件有必要的保护措施。 (10). 软件具有在计算机发生故障或由于其它原因引起内外存会计数据破坏的情况下,使用原有数据恢复到最近状态的功能。 此外，商品化会计软件还应满足《规定》中其他有关规定，比如设置的功能应保证日记帐每日打印等。 ⒉ 安全可靠性。 安全性指软件防止会计信息被泄漏和破坏的能力。可靠性是指商品化软件防错，查错，纠错的能力，防止产生不正确的会计信息的能力。评价商品化会计软件的安全可靠性，主要是考察把软件提供的各种可靠性保证措施结合起来，是否能有效地防止差错的发生，在发生时能否及时查出并能进行修改；安全性保证措施是否能有效地防止会计信息的泄漏和破坏。 为了达到安全可靠性指标，系统本身都设有多种控制措施，如权限设置，复核功能设置，各种校验功能设置，处理顺序控制，采用信息加密技术和存取控制技术，设立备份和恢复功能等, 可以有效地保证软件的安全可靠性,但由于购买软件时,不可能得到详细的源程序代码等技术文档,对安全可靠性审查主要通过测试软件来进行。 ⒊ 易使用性。 主要指软件系统易学易用易懂的性能。可以考察如下几方面： (1).界面的友好性。会计软件的界面是否简洁明了, 提示是否清楚丰富, 所用语言是否符合财会人员的习惯, 输入输出的格式是否规范, 这些构成了界面友好性的主要内容。 (2).厂家提供资料的质量如何, 特别是培训资料, 其内容是否完整, 内容是否易学易懂, 各种各种叙述是否清楚明了, 手册中的范例是否恰当实用。 (3).软件是否便于操作, 包括如下方面: 操作是否简单; 各种自定义功能及控制措施的使用是否简洁实用; 自动化程度是否很高; 辅助功能及服务功能是否丰富实用等。 ⒋ 易适应性。 指软件能很好地适应企业财务处理的具体情况，并在企业财务工作内容发生变化时，软件也能方便地适应这些变化的程度。比如，科目的变化，报表格式及内容的变化，各种比率的变化，以及核算内容的变化等，软件能否方便地适应这些变化。另外，象可维护性，可审计性，可移植性等亦需加以考虑，在此不再详叙。 5.软件运行平台 当前由于大型、集成性的需要，对软件的运行环境，如：网络环境、数据库环境也成为选择商品化软件的重要因素。 二、软件的功能 ⒈ 主处理功能 。 要完成会计业务的一般工作，正确处理会计业务流程，进行填制会计凭证，登记会计帐本，输出财会信息等工作。一般商品化软件，主处理功能都比较齐全，不管是帐务子系统还是其他子系统，都不可缺少地拥有输入功能，处理功能和输出功能，但格式和处理方法各有不同。 ⒉ 辅助功能。 这是为主处理功能服务的，提供各种功能，以方便主处理功能的完满完成。没有这些功能, 主处理功能也照样能完成，但有了这些辅辅助功能，使系统使用起来更加方便。辅助功能包括提示功能、帮助功能、引导操作功能、全屏编辑功能、辅助计算器等一切有利于用户使用软件系统的所有功能。 ⒊ 服务功能。 这是 AIS系统有别于其他系统的特殊功能之一，它担负着会计信息系统的后勤保障任务, 从而保证会计信息系统的正常运行。它包括：重建索引文件，以恢复被破坏的数据秩序，复制会计数据档案，以防其丢失，恢复会计信息系统以及其已失或已被破坏的数据，清理存储空间等功能。 ⒋ 控制功能。 它完成内部控制在会计信息系统中的任务，制约会计信息系统按规范的、正确的会计工作流程进行处理，并防止非法的和错误的输入、输出以及操作处理。它包括：输入数据的正确性控制(包括性质、长度、范围等)，输出内容使用的控制, 正确处理顺序和方式的控制, 使用权限的控制等系统控制功能。虽然控制功能不象其他功能可以直接从界面上看出，但它们确实存在于整个系统中，而且是必不可少的，控制功能越丰富，系统安全性越高,系统正常运行就越有保证。 三、厂家售后服务 购买商品化会计软件，售后服务至关重要。一般厂家都为用户提供售后服务，然而各厂家所提供售后服务的方式和内容都不尽相同，因此在考察厂家今后服务时，应注意以下几个方面： ⒈ 售后服务的内容： 一般应包括用户培训、日常维护、系统初始化、二次开发版本升级等。 ⒉ 厂家维护能力： 厂家维护能力取决于维护人员的数量和质量，以及软件厂家商品化软件的销售量。 ⒊ 维护费用：维护费用的交纳方式及数量，也是重点需要考虑的内容之一。 ⒋ 维护方式： 即售后服务的具体办法。包括：是否终身维护、是否上门维护、是由总公司维护还是由本地维护点维护，维护是否及时等。 四、本单位财会业务的特点 ⒈行业特点。每个行业的会计工作都有其特殊性，财政部在制定会计制度时，也是分行业分别制定的，从而决定了各单位购买财会软件时，必须考虑各行业的特点。比如工业企业与商品流通企业的会计工作，在具体核算上，其内容和标准也不尽相同，其他各行业也是如此。当然, 通用商品化软件的某些功能是可以在某几个行业甚至各行业中通用,但购买软件,在满足财会工作的共性时，更要满足其特殊性，这样才能真正发挥其作用。 ⒉本单位会计核算的特点。企业规模的大小，会计业务需要处理的数据量的多少，会计核算精确度的高低，以及是否是分级核算，这都将决定购买软件的性质和功能。具体需要考虑如下内容： (1) 企业日(或月)处理凭证的总数; (2) 企业会计科目的分级与长度; (3)会计数据的最大值与最小值; (4)每月所要保存的会计数据量; (5)企业的规模及会计工作的分工。另外还需考虑本企业发展速度对上述各项影响，以及企业的资金效益等情况。 五、费用 一般地，商品化会计软件的购置费用包括如下： ⒈ 软件费用； ⒉ 资料费用及培训费用； ⒊ 安装费； ⒋ 售后服务费用； ⒌ 其他配套费用， 如专为商品化会计软件配置的系统软件，及防病毒软件的购置费用； ⒍ 网络软件， 增加工作站的费用。 考虑费用问题时，不能仅以总费用高低来进行选择，应与软件的质量和满足需要的程度综合考虑，以求选择既能满足会计处理的要求，性能价格比又是最优的软件. 硬件及环境设施的配置 计算机硬件主要指主机及其辅助设备， 包括计算机、外设及UPS不间断电源等。计算机硬件是电算化会计信息系统运行的物质基础，硬件配置的好坏直接影响到电算化会计信息系统的质量和运行状况。选择硬件设备，应根据制定的会计电算化发展计划，所选软件的要求及单位经济力量等因素统筹考虑。下面分项进行说明： 一、主机和处理速度 微机的工作速度主要由其主频决定，现在微机的主频一般为90Mhz、100Mhz、133Mhz等,主频越高,速度越快。另外，硬盘的存取速度对主机处理速度也有影响，硬盘的平均存取速度越快，主机处理速度亦越快。 二、内存 即内部存储器的存储容量，以字节来表示。对内存的要求, 应以能保证软件系统能正常运行为最低限度。微机的内存, 最低为640K,高档微机的内存,一般是8M-16M。一般的商品化软件在1M内存的微机上,就可以正常运行。但对WINDOWS版财务软件，多数据的内存配置应为工作站8M以上、服务器16M以上。而对于客户机/服务器结构的财务软件，服务器一般要求在32M以上。 三、硬盘 是外部存储器中最常见的一种, 其存储容量的大小也用字节表示。硬盘容量的大小，应根据本单位日常所存数据量的大小来决定，现在的微机硬盘可以高达几个G（千兆），均可满足要求。 四、打印机

一、会计软件的功能要求

《工作规范》第六条规定：“会计软件应当保障企业按照国家统一会计准则制度开展会计核算，不得有违背国家统一会计准则制度的功能设计”，这是对会计软件功能的总体原则性要求。同时在工作规范中对于会计软件的功能做了许多具体规定。

（一）必须使用中文及对中文处理的支持

《工作规范》第七条规定：“会计软件的界面应当使用中文并且提供对中文处理的支持，可以同时提供外国或少数民族文字界面对照和处理支持”。第七条规定要同时满足两个条件：一是软件界面要使用中文，也就是软件的功能菜单、操作导向、表单格式、提示信息、帮助文件等都要使用中文；二是要有对中文处理的支持，也就是要有符合中国国家标准的汉字编码支持能力，使汉字能在系统中正确输入、显示和打印。第三十七条也规定“企业会计资料中对经济业务事项的描述应当使用中文，可以同时使用外国或者少数民族文字对照”。

（二）必须有符合制度规定的会计科目分类和编码功能

《工作规范》第八条规定：“会计软件应当提供符合国家统一会计准则制度的会计科目和编码功能”。第八条规定主要是要求会计软件具有与会计准则制度相符合的科目分类和编码方式，也就是说，会计科目应当按照资产、负债、所有者权益、成本、费用、损益等划分一级科目，同时科目编码也应当采用数字，通过首位数区分科目所属类型。

（三）必须具有会计凭证、账簿和报表的显示和打印功能

《工作规范》第九条规定：“会计软件应当提供符合国家统一会计准则制度的会计凭证、账簿和报表的显示和打印功能”。第九条规定主要是保证会计软件按照会计人员及会计监督人员易于理解的形式呈现会计资料，还原会计核算过程。在我国会计实务中，凭证和账簿有约定俗成的格式，这种约定俗成的凭证、账簿一直以来得到会计制度的默认，也是会计制度的有机组成部分。因此，会计软件显示和打印的凭证、账簿，应当符合《会计基础工作规范》规定的内容和行业约定俗成的格式。

（四）应当提供不可逆的记账功能

《工作规范》第十条规定：“会计软件应当提供不可逆的记账功能，确保对同类已记账凭证的连续编号，不得提供对已记账凭证的删除和插入功能，不得提供对已记账凭证日期、金额、科目和操作人员的修改功能”。第十条主要规范三个方面：一是不可逆的记账功能。这里的记账，强调的是记账后果，而不是记账过程，与会计软件对记账操作如何进行后台处理无关。也就是说，凭证记账后，该凭证对相关科目发生额和余额的影响就发生效力，此后不管以任何条件输出账簿和报表，该凭证的影响都应当予以反映。不可逆的记账功能，就是说已记账凭证发生的后果不可撤销。当然，用红字凭证更正记账错误，则对冲的两张凭证都发生了记账后果，不属于这里所说的逆向操作。二是对记账顺序的保护。包括两方面：对已记账凭证的连续编号；对已记账凭证删除和插入的禁止。两者结合起来才能保证原始记账不被篡改。三是对记账内容的保护，禁止对已记账凭证关键信息的修改。关键信息是指日期、金额、科目和操作人。这里的日期包括记账凭证上记载的任何日期，例如制单日期、审核日期、记账日期等。操作人也包括经手记账凭证的所有人员，例如出纳、会计、审核人等。

《工作规范》并未对所有逆向操作加以禁止，而是抓住最关键的记账环节。因为核算流程中，记账是改变账户发生额和余额、最终决定报表数字的关键步骤。对记账功能和已记账凭证进行控制，防止对相关数据的随意篡改，是会计软件必须满足的要求。同时《工作规范》规定会计软件不得提供对已记账凭证关键信息的修改功能，但也意味着对尚未记账凭证的修改和已记账凭证其他信息的修改不受限制。如会计分录摘要会经常因会计人员信息掌握不充分而出现不准确，需要在记账后进行修改的情况，而且这种修改对核算结果不形成影响，对此种情况规范没有加以限制。因此，限制关键信息的修改，放开其他信息的修改，实现了信息化条件下会计核算可靠性与效率性要求的平衡。

（五）鼓励软件中集成可扩展商业报告语言（XBRL）功能

《工作规范》第十一条规定：“鼓励软件供应商在会计软件中集成可扩展商业报告语言（XBRL）功能，便于企业生成符合国家统一标准的XBRL财务报告”。XBRL是Extensible Business Reporting Languagede的英文缩写，是一种新兴的电子财务报告格式，它以XML（可扩展标记语言）为基础，统一了描述财务报告的语义和语法，可以解决财务报告重复编报、重复录入等问题，实现对财务报告的自动分析和跨系统的信息交换，能有效地降低会计信息生产和使用成本，深度挖掘会计信息价值，因而在全球得以广泛应用。随着XBRL应用的深入发展，更多企业也将采用“嵌入式”的编报方式，通过会计软件系统数据直接生成XBRL实例文档。因此，工作规范鼓励供应商在会计软件中集成XBRL。目前XBRL软件产品需要进行认证认可。

（六）具有符合国家统一标准的数据接口

《工作规范》第十二条规定：“会计软件应当具有符合国家统一标准的数据接口，满足外部会计监督需要”。随着会计信息化的发展，会计监督也在不断迈向信息化。采用审计软件从企业会计系统中调取电子会计资料，并在审计软件辅助下进行查阅、分析并发现疑点，已成为会计监督常用的一种检查方式。但是，由于各种会计软件没有统一数据接口，调取不同软件中的会计资料需要不同的工具，各监督机构、会计师事务所等都各自开发自己的接口软件，不仅造成资源的极大浪费，实际使用效果也不很理想。制定并实施会计软件数据接口的国家标准，即可解决上述问题。会计、审计软件只要遵循这一标准，不需要开发繁杂的接口工具，就可以实现数据的交换，满足会计监督以及其他需求。

（七）具有电子会计资料归档功能

电子会计资料归档功能是会计管理软件的一项重要功能，《工作规范》第十三条规定：“会计软件应当具有会计资料归档功能，提供导出会计档案的接口，在会计档案存储格式、元数据采集、真实性与完整性保障方面，符合国家有关电子文件归档与电子档案管理的要求”。归档应是对电子会计资料进行鉴别、整理加工和移送档案管理职能部门进行保存的过程。归档时，首先要进行鉴别，区分需归档和不需归档的部分，去除不需归档数据和冗余数据，对准备归档电子会计资料鉴定其真实性、完整性和有效性，并按重要程度区分保管期限。在这个过程中，需要将归档的电子会计资料转成符合归档要求的存储格式，与其元数据一起按要求封装打包，从会计信息系统中导出，传送至档案管理信息系统或归档制定的存储位置，然后对已完成归档的会计资料进行标记，以防止重复归档。这些功能需要在会计信息系统完成，即所谓的归档功能。归档功能最好还具有定期删除已归档数据，以释放存储空间的功能。

（八）会计软件应当记录生成用户操作日志

《工作规范》第十四条规定：“会计软件应当记录生成用户操作日志，确保日志的安全、完整，提供按操作人员、操作时间和操作内容查询日志的功能，并能以简单易懂的形式输出”。这条规定的日志功能，不是传统意义上的日志概念，而是为会计监督服务的用户操作日志。两者是有较大区别的，前者主要供技术人员使用，而后者直接供会计监督人员使用。具体来讲，用户操作日志应当满足以下要求：

一是完整性要求。会计软件必须保证日志记录的完整，将所有对会计核算结果可能形成影响的用户操作记录下来，包括对核算结果直接影响的数据录入、修改、插入、删除，对核算工作所依赖的基础数据（如会计科目表、银行账户信息、辅助核算项目信息、人员信息等）的维护。

二是安全性要求。会计软件应当采取技术手段，保证用户操作日志中的任何信息不被用户以外任何手段修改和删除。

三是可查性要求。用户操作日志必须提供对各类操作的查询，以便会计监督人员筛选出想要信息。查询应当可以按照操作人员姓名或用户名、操作的时间范围、操作内容等各种条件分别或者组合进行。

日志功能应当记录具体操作内容、操作人员及精确到秒的操作时间。对于不同的操作，需要记录的内容是不一样的。例如，对于科目的增加，系统应当记录增加的科目名称、代码以及属性。对于记账凭证的修改，应当记录修改的项目以及修改前后的内容。对于已结账期间的重新开启，应当记录开启期间的起止日期。

用户操作日志功能的规定意味着会计监督人员在检查工作中，可以通过日志来寻找会计核算中存在的异常情况，以发现违规线索。除了反记账和对记账凭证关键信息的修改外，工作规范对其他修改和逆向操作功能并未禁止，而相关的操作轨迹只有通过用户操作日志予以记录保留。因此，日志的查询应当成为财政部门检查工作的一项标准程序，以排查核算中的高风险行为。

二、会计软件云服务

“会计软件云”是依托互联网的一种全新会计软件服务和使用模式。它是指会计软件未安装在企业本地，而是运行于供应商的远端服务器，用户通过互联网，以网页浏览器形式使用软件，会计资料通常情况下也存储在远端服务器中。其本质是会计软件和服务器资源的租用。会计软件云服务有非常好的发展前景，也是会计信息化的发展方向。《工作规范》对“会计软件云”这一新型的会计软件服务业态进行了专门规范，主要是考虑到会计软件云服务的特殊性：一是在供应商提供免费服务情况下，用户企业可能忽略自身权利的保护；二是会计资料存储在远端，用户企业只具有访问能力而不具有控制能力，可能因权属关系不明而产生纠纷，甚至会计责任归属不明；三是作为企业内部职能的会计核算，其运行依赖于外部供应商的正常运转，存在着用户企业不能掌控的风险因素；四是大量用户企业的会计核算和数据存储集中于同一供应商的服务器上，业务异常的风险高度聚集。出于这些因素的考虑，《工作规范》从保护会计资料的安全、完整和企业会计工作持续进行的角度出发，明确了云服务供应商的相关责任。

（1）供应商应当从技术层面上确保客户会计资料的安全和完整，这一责任不以客户是否支付服务费为前提。《工作规范）第十五条规定：“以远程访问、云计算等方式提供会计软件的供应商，应当在技术上保证客户会计资料的安全、完整。对于因供应商原因造成客户会计资料泄密、毁损的，客户可以要求供应商承担赔偿责任”。

（2）云服务形成的会计资料所有权归客户，并要求供应商确保客户会计资料的正常导出。《工作规范》第十六条规定：“客户以远程访问、云计算等方式使用会计软件生成的电子会计资料归客户所有。软件供应商应当提供符合国家统一标准的数据接口供客户导出电子会计资料，不得以任何理由拒绝客户导出电子会计资料的请求”。这一方面是落实单位会计责任的需要——如果客户对自己的会计资料没有所有权，就会出现会计责任不清的情况；另一方面也是保证企业会计工作持续进行的需要——客户从一种云服务切换到本地会计软件或另一供应商的云服务时，就需要进行数据迁移。因此，云服务软件也应当与传统会计软件一样，提供符合国家统一标准的数据接口，供客户导出会计资料，供应商不得以任何理由拒绝。

（3）供应商应做好对云服务中断情况的预案。《工作规范》第十七条规定：“以远程访问、云计算等方式提供会计软件的供应商，应当做好本供应商不能维持服务情况下，保障企业电子会计资料前安全以及企业会计工作持续进行的预案，并在相关服务合同中与客户就该预案做出约定”。由于商业的、管理的、技术的或者不可抗力等风险因素，会计软件云服务存在着中断的可能，如供应商解散清算、服务器遭受攻击瘫痪等。这种情况下，可能有大量企业的会计资料受到威胁，会计工作的持续运行受到影响。为避免这一情况的出现，工作规范作出了供应商提前做好预案保障用户会计资料安全和会计工作持续的要求和规定，并明确规定这一要求应作为供应商向客户提供服务合同内容的一部分。

三、会计软件服务

《工作规范》对软件服务提出了三个方面要求：

（1）对供应商的服务提出的一般性要求。《工作规范》第十八条规定：“软件供应商应当努力提高会计软件相关服务质量，按照合同约定及时解决用户使用中的故障问题。会计软件存在影响客户按照国家统一会计准则制度进行会计核算问题的，软件供应商应当为客户免费提供更正程序”。会计软件不同于普通零售软件，它影响着企业的正常运转。供应商提供的也不仅仅是软件，其服务也是保障软件正常运转必不可少的组成部分，在很大程度上售后服务决定着软件的使用效果。服务质量成为客户选择会计软件越来越重要的考虑因素，也是市场竞争的一个重要方面。同时在这一条中进一步明确了供应商的责任，即会计软件升级，如果是对功能的进一步完善或提高使用的便利性等，应按合同约定收取费用；但如果是对影响客户按照会计准则制度进行核算的问题的修正，则不应收取费用。其目的是保障企业对会计准则制度的执行。

（2）为用户提供即时性服务。《工作规范》第十九条规定：“鼓励软件供应商采用呼叫中心、在线客服等方式为用户提供实时技术支持”。第十九条规定的目的在于引导软件供应商提高服务即时性。信息技术的发展，不仅带来会计软件功能的完善以及性能的提高，也为会计软件相关服务水平的提升、服务模式的创新提供了可能。供应商在关注技术对软件影响、改进软件的同时，也应思考新技术在改善服务方面所发挥的作用。例如，现在一些即时通讯软件中集成了远程桌面功能，使得远程控制已经成为大众化工具，不再需要专门的客户端软件。这为技术支持人员解决客户疑难问题提供了一种新的渠道。

（3）为开展会计监督工作提供专门教程和相关资料。《工作规范》第二十条规定：“软件供应商应当就如何通过会计软件开展会计监督工作，提供专门教程和相关资料”。这也是软件服务的一项重要内容。随着信息化程度的提高，会计监督工作越来越多地直接通过会计软件来进行资料查询、发现线索、分析问题。因此，供应商提供通过软件开展会计监督的专门教程或手册等资料，为会计监督工作提供了便利，同时也减轻了客户企业的负担。供应商编写会计监督相关教程、手册等资料，应着重注意专门性的要求，也就是说专门教程和相关资料应把监督人员可能用到的操作说明单独组织起来，要突出重点，根据使用频率排序，要有实用性、操作性，简洁明了，直接指明相关功能的菜单路径，使监督人员在最短的时间内就能进行操作。专门教程和相关资料应当连同会计软件的其他手册资料一并提供给客户，以备会计监督人员查阅。

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