一、优化流程1.先记帐、后付款（先单后款）所谓先单后款是学习银行手工账时代的结果，即在款项支付之前必须先填制好记账凭证；而不是按传统方法——付款后再做凭证。其好处有：a)账务与业务同步。打破传统会计处理今天吃饭明天刷碗的状况；且下游等待上游，督促上游环节加快步伐，使上游无法在将来处理业务，只能现在完成，这是对人性弱点的直接消除。b)提前发现异常。账务处理过程可以发现业务处理的不当之处。比如支付应账款，超付时多数财务软件均有红字提示。尽早发现，尽早处理，避免资金损失或搭上超多追讨时间。c)互相监督。有上进心的出纳能发现记账凭证的错误。出纳登记的资金日记账可以及时与账务系统的资金日记账核对，将错误消除在初始阶段。d)零活运用。先单后付并不强求100%业务均如此，对于紧急异常业务适当零活。但账务处理时间不应超过第2日资金日报的报出时间。e)做好衔接。出纳和会计要及时、多次互传凭证、单据，互相理解。f)坚持应用。即使在月末结帐时，仍须先单后款，保证日清。多数企业资金收付业务占总凭证量的比例在50%左右，先单后款可以极大提高工作效率。2.分散工作将月末工作分散，提前到月初月中，不在月末突击、集中，最终会减少甚至不在月末加班。a)趁热打铁。在本月报表出具后，立即填制下月报表的上期及期初数。b)提前填制摊销、预提凭证。3.分割和整合将原来的整体工作分成小块，原来小块的工作整合在一起完成。a)小变大。综合考虑，设置固定的办理期间，减少因经办人外出而带来的不必要等待。如报销时间的规定。如果业务较少，就应每周集中一天报销，减少日常现金存量，避免安全问题。如果业务较多就应每日定时报销。b)大变小。把原来一月处理一次事宜，改成每周处理一次。比如出库单生成记账凭证，如果每周处理，月末只剩一周业务，业务量自然就小，即使出错，也容易查找原因。这样的改变，总体业务量可能增加，但可取之于减少月末工作量。4.倒推、挤压以出报表的时间，减去经压缩的财务处理时间（通过提高效率），倒推并规定业务部门提供财务核算基础资料的时间。此处强调一点，规定数据报送时间的文件一定得由公司第一把手签发，否则没有效力。应向其他部门普及财务工作是经营业务的归纳这个观点，否则一半以上的非财务人员会认为：财务只是算工资或发工资的。普及后就可以要求业务部门配合按时、准确的提供原始数据。5.合理规划合理规划财务部整体与个人工作，区分出不同的紧急、重要级别，自行安排。此处涉及时间四象限法的运用。补充如下：时间“四象限”法是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论，把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，基本上可以分为四个“象限”：1)既紧急又重要(如客户投诉、即将到期的任务、财务危机等)2)重要但不紧急(如建立人际关系、人员培训、制订防范措施等)3)紧急但不重要(如电话铃声、不速之客、部门会议等)4)既不紧急也不重要(如上网、闲谈、邮件、写博客等)处理顺序为：先是既紧急又重要的，接着是重要但不紧急的，再到紧急但不重要的，最后才是既不紧急也不重要的。“四象限”法的关键在于第二和第三类的顺序问题，必须非常小心区分。另外，也要注意划分好第一和第三类事，都是紧急的，分别就在于前者能带来价值，实现某种重要目标，而后者不能。上述是传统的四象限法解法，下述是经修正及个人理解：1)四个象限是会转换的，“不紧急不重要”会变成“紧急而重要”，也就是千里长堤，溃于蚁穴的道理。就像到了飞机场发现没带身份证一样。及时、妥善处理小事情，会避免因小失大。2)对于领导人员，应将所有工作按上述标准划分为四象限，通过“授权”和“提前规划”这两个工具，将第一、第二、第三象限事项下分，自己只处理不紧急不重要的业务。
TATA木门韩林
