文件管理会计基础

课程：职业生涯规划管理沟通技巧简报技巧客户与品质意识中国传统文化与现代企管思维计算机应用基础公共英语大学语文思政课大学体育专业基础课模块领导艺术与自俺管理文秘人员地角色认知经济与基础会计学企业管理概论商务礼仪职业装束与化装文学欣赏与训练网页制作基础秘书英语专业理论课模块管理心理学有效简报技巧办公自动化知识管理档案管理学秘书学领导心理学秘书实务企事业公文写作与应用企事业英文写作与应用专业技能课模块办公自动化设备专案管理oa＆km地应用辅助与管理上司白领工作实务办公软件及c作员普通话测试形体训练会议组织与管理秘书资格认证考证实训礼仪接待文件管理生产实习/顶岗实习毕业论文选修课模块逻辑学创造学社交形象与礼仪诗歌欣赏等文秘专业地培养目标是：培养服务社会主义现代化建设文秘行业需要地，掌握具有企业单位文员、助理应有地基本知识；具有较好地人际关系技巧、沟通表达技巧、简报技巧、商务管理技巧等基本技能；具有必备地跨部门沟通、文件管理、会议管理、员工活动管理、商务接待、文书处理等专业技能；具有较强文秘工作业务能力跟良好地文秘综合素养，毕业后能够胜任用人单位需要地德智体美全面开展地高素质技能型专门人才圆满。

1.会计部门规章：由财政部制定，并由财政部部长签署命令予以公布的制度办法。 《会计从业资格管理办法》 《财政部门实施会计监督办法》 《企业会计准则——基本准则》2.会计规范性文件：主管全国会计工作的国务院财政部门以文件形式印发的制度办法。 《企业会计制度》、《金融企业会计制度》、《小企业会计制度》； 《会计基础工作规范》，以及财政部与国家档案局联合发布的《会计档案管理办法》

人际关系学 、秘书基础 、会计学、 统计学、摄影 、艺术欣赏 、汉语言、 文书基础 、经济文写作、 广告学

企业文件档案如何管理档案保管工作的主要任务1、建立和维护档案的存放秩序2、防止档案的损坏3、延长档案的寿命4、维护档案的安全不散、不乱、不丢、不坏档案保管工作的基本要求1、以防为主，防、治结合2、加强重点，照顾一般3、自力更生，勤俭节约4、立足原件，保证信息5、立足长远，保证当前选择档案装具时应符合的要求1. 档案装具所用材料以及对材料的加工，均不能对档案有损坏；2. 便于调阅档案、取拿方便；3. 适当利用库房的空间与面积；4. 经久、耐用、牢固，并符合节约原则；5. 尽量做到整齐划一，合乎规范化要求，灵活配置不同装具。库房管理1. 库房管理的任务主要包括：（1）档案秩序管理，存放位置与排列顺序；（2）库房温湿度调节与卫生保洁；（3）档案出入库房控制；（4）档案理化状态监测；（5）库房保卫。2. 库房温、湿度控制温度应在14-24℃之间；相对湿度应在45%-65%之间。控制和调节库房温、湿度的方法很多，大致可归结为两种类型：第一类是对库房进行严格封闭，隔绝库房内外温、湿度的相互交流。第二类方法是分别采用一系列机械性或自然性的措施对库房温湿进行人工调控。3. 八防档案保管工作中常说的“八防”，一般是指防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。这“八防”基本上囊括了对档案实体可能造成损害的所有自然的和人为的因素，是库房管理工作的重要内容。4. 库房的定期检查与清点定期检查的内容重点在档案实体的理化性状，以发现是否有霉变、虫蛀等现象和迹象发生；库房中是否有潜在的隐患等危险因素存在，以及档案的调出和归还是否履行了严格的手续；实体秩序是否受到破坏、出现了混乱，是否有长期使用未归还的案卷，等等。

如何进行企业档案文件归类管理档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。这8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

企业文件档案如何管理：首先档案归类，定期档案清理。借鉴互联网上的档案归类交流一下。第一条 管理部门1.文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门视实际需要留存影本。如为 特殊案 件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经文书管理部门主管同意后妥为保存，文 书管理部门以影本归档，原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回影本。2.各公司档卷分类目录及编号原则，由各公司总经理室或事业部经理室统一制定管 理；总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定报送总管理处总经理室。第二条 文件点收文件结案移送归档时，依如下原则点收：1.检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。2.文件如经抽存者，应有管理部门主管的签认。3.文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。5.有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后 ，文件送归档。 第三条 文件整理点收文件后，应依下列方式整理：1.中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。 2.右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。3.文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。 第四条 档案分类1.档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为 若干小类。 2.档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后 另增第四级“细类”。如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。3.同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个 档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。4.每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。5.档号之表示方式如下A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。第五条 档案名称及编号1.档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容 性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。2.各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多 寡及增长情形而斟酌决定。3.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名 称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。4.档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。5.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 第六条 档号编定1.案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次 顺序编列档号。2.案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。3.档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主 要类别，编列档号。4.档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左 方装订者则填写于右上角。第七条 归档与档案清理1.归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要 使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。2.档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。第八条 保存期限文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：1.永久保存：(1)公司章程；(2)股东名簿；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及 股东会纪 录；(5)财务报表；(6)政府机关核准文件；(7)不动产所有权状及其他债权凭证；(8)工程设 计图；(9)其他经核定须永久保存的文书。2.10年保存：(1)预算、决算书类；(2)会计凭证；(3)事业计划资料；(4)其他经核 定须保存10年的文书。3.5年保存：(1)期满或解除之合约；(2)其他经核定保存5年的文书。4.1年保存：结案后无长期保存必要者。5.规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。第九条 档卷清理1.管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时， 依规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必 要时向主管官署报备，并于目录表之附注栏内注明销毁日期。2.保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“ 收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁之日期。第十条 调卷程序1.各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具“调卷单”经其部门主 管(科长以上)核准后持向管档人员调阅。2.管档人员接到“调卷单”经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上填注借出 日期后，将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理，以备稽催。3.于档案室当场借阅者，免填“调卷单”。4.档案归还时，经管档人员核查无误并于“调卷单”填注归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。“调卷单”由管档人员留存备查。第十一条 调卷管理1.“调卷单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长 调阅期限时，应按调阅程序重新办理。2.调卷人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明 原因，请管档人员负责处理。3.调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应经调卷变更登记，不得私自授受。4.调阅案件限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之案件，应经文书管理部门主管同意保存：第一条、为提升档案保存技术，妥善维护档案安全，发挥档案管理功能，特订定本规范。第二条、纸质类档案之保存，应妥善采取防光、防热、防潮、防虫及防菌等措施，避免档案受光害及纸质纤维素之氧化或水解或因虫、菌危害，导致档案之损坏。第三条、纸质类档案宜以化性稳定之聚酯类胶膜保护袋或去酸材质之卷夹或保护盒存放。第四条、纸质类档案如有破损，应随时修补；其修补方法得以裱法、镶法或其他适当方法为之。第五条、纸质类档案如因本身及外在环境影响而产生泛黄变脆、劣化损坏等情形时，应予裱褙处理。第六条、微缩片、正片、负片及照片等摄影类档案应存放於保护套（袋）或底片夹内，再置入去酸之保护盒中。前项保护套（袋）或底片夹之材质，应选择纯聚丙烯、纯聚乙烯类塑胶片或中性之纸类。第七条、微缩片、正片或负片之保护盒应水平置放，避免阳光直射，并应定期检查。第八条、摄影类档案应设置专用储存柜，其材质应选用惰性材料，并具有温、湿度控制及四小时以上之防火功能。第九条、摄影类档案及录影（音）带类档案放入储存柜前应逐步回温。取出后，亦同。第十条、永久保存之彩色照片，应以翻拍成底片或彩色微缩片，或以数位方式或其他适当方式储存之。第十一条、档案管理人员拿取摄影类档案时应配戴棉质或尼龙手套，接触时以边缘部分为限，避免於胶片上留下指印或刮伤。第十二条、录影（音）带类档案入库前，应将防误抹孔关闭，个别存放於绝缘之保护卡匣盒内，再置於储存柜中。 前项储存柜之存放，应避免邻近电器用品或带有磁场之场所。第十三条、录影（音）带类档案应定期检查及转带；如有变质，应即处理，并定期复制转录，以利保存。 前项档案如经依法应用，入库前应转回起头点；快速转带后，应经散热后始予收藏。第十四条、录影（音）带类档案如有发霉情形，应使用除霉喷液，清除发霉。第十五条、电子媒体类档案应以压克力、纯聚丙烯等化性稳定材质之保护夹盒个别存放，再放置於储存柜中。第十六条、电子媒体类档案应避免阳光直射或用清洁溶液擦拭。擦拭光碟片应使用软质之织布，由中心部位以放射方向向外围拂拭，避免用同心圆方向擦拭之。第十七条、光碟片应避免刮伤或改变光碟面原有之标示方式。档案管理人员拿取光碟片时应配戴棉质或尼龙手套，接触时以边缘部分为限，避免於光碟表面留下指印或刮伤。第十八条、档案之虫害、菌害防治，应依下列五阶段防治措施行之：（一）避免：室外避免草木丛生及使用夜间灯光诱引昆虫，并避免堆放木头，杜绝白蚁等昆虫滋生。室内收藏柜勿与地板及墙壁密接、避免铺设地毯，水管避免经过天花板，以维持环境之整洁。（二）阻绝：窗户加装纱窗、排水口及通气孔加装滤网，缝隙处应予以填补，防止昆虫入侵。必要时於通风口加装空气净化设备，以减少菌害发生。（三）侦测：定期翻阅档案检视档案状况，进行环境侦测并作成纪录；利用粘虫纸等诱捕器捕捉昆虫，并随时追踪昆虫入侵或菌害之各种迹象。（四）因应：如档案已遭虫害或菌害，应即进行除虫、杀菌处理。（五）恢复：包括环境之恢复及档案状况之恢复，并针对重要档案进行修补。第十九条、档案入库前应检查档案状况；如有虫害或发霉情事，应立即隔离进行除虫或杀菌。第二十条、前点除虫、杀菌，应视菌虫种类、档案媒体类型或损坏状况选用下列方式行之：（一）熏蒸法：使用含化学成分之熏蒸剂熏蒸方式。（二）低温法：将档案装入袋中密封，放入摄氏零下二十度至三十度之冷冻库十四日以上之方式。（三）低氧法：置换密闭空间内之氧气成其他气体，使氧气浓度降至百分之零点三以下并维持十四天之方式。 （四）钴六十加马（γ）射线法：利用该射线之穿透力及杀伤力辐射杀虫之方式。 （五）其他经档案管理局公告之方式。前项处理应避免造成档案、人体之伤害及环境之破坏，处理后应将虫尸排遗清理乾净。第一款之熏蒸法宜注意禁止排放氟氯碳化物并降低氮氧化物及二氧化碳排放量。

管理要点:1.文件分类存放。2.文件分等及存放。3.部分文件不可以正本借出,应建立副本。4.部分文件禁止复印。5.建立文件借出与归还登记本。6.文件架应依据分类明确标示。7.活页夹应依据内容明确标示。8.文件应赋予编号,并按照编号依序存放。9.各类文件应订定保存期限,年终必须将过期文件进行整理销毁,空出空间给后续文件存放。若有专人管理,文件未达一定规模,可不需采购软件管理。以上,供需要者参考。

主干课程设置公共基础课模块职业生涯规划时间管理沟通技巧简报技巧客户与品质意识中国传统文化与现代企管思维计算机应用基础公共英语大学语文思政课大学体育专业基础课模块领导艺术与自我管理文秘人员的角色认知经济与基础会计学企业管理概论商务礼仪职业装束与化装文学欣赏与训练网页制作基础秘书英语专业理论课模块管理心理学有效简报技巧办公自动化知识管理档案管理学秘书学领导心理学秘书实务企事业公文写作与应用企事业英文写作与应用专业技能课模块办公自动化设备专案管理OA＆KM的应用辅助与管理上司白领工作实务办公软件及操作员普通话测试形体训练会议组织与管理秘书资格认证考证实训礼仪接待文件管理生产实习/顶岗实习毕业论文选修课模块逻辑学创造学社交形象与礼仪诗歌欣赏等（由学生在选修库中自选）文秘专业的培养目标是：培养服务社会主义现代化建设文秘行业需要的，掌握具有企业单位文员、助理应有的基本知识；具有较好的人际关系技巧、沟通表达技巧、简报技巧、商务管理技巧等基本技能；具有必备的跨部门沟通、文件管理、会议管理、员工活动管理、商务接待、文书处理等专业技能；具有较强文秘工作业务能力和良好的文秘综合素养，毕业后能够胜任用人单位需要的德智体美全面发展的高素质技能型专门人才。