会计档案装订

装订就是将一札一札的会计凭证装订成册，从而方便保管和利用。装订之前，要设计一下，看一个月的记帐凭证究竟订成几册为好。每册的厚薄应基本保持一致，不能把几张应属一份记帐凭证附件的原始凭证拆开装订在两册之中，要做到既美观大方又便于翻阅。一本凭证，厚度一般以1.5一2.0厘米为宜。过薄，不利于戳立放置；过厚，不便于翻阅核查。凭证装订的各册，一般以月份为单位，每月订成一册或若于册。凭证少的单位，可以将若干个月份的凭证合并订成一册，在封皮注明本册所含的凭证月份。由于原始凭证往往大于记账凭证，从而折叠过多，这样一本凭证就显得中间厚，装订线的位置薄，订出的一本凭证象条鱼一样。这时可以用一些纸折成许多三角形，均匀地垫在装订线的位置。这样的装订出来的凭证就显得整齐了。 装订前，要以会计凭证的左上侧为准，放齐，准备好铁锥、装订机或小手电钻，还有线绳、铁夹、胶水、凭证封皮、包角纸。下面介绍一种角订法：(1)将凭证封皮和封底裁开，分别附在凭证前面和后面，再拿一张质地相同的纸(可以再找一张凭证封皮，裁下一半用，另一半为订下一本凭证备用)放在封皮上角，做护角线。下一页(2)在凭证的左上角画一边长为5厘米的等腰三角形，用夹子夹住，用装订机在底线上分布均匀地打两个眼儿。(3)用大针引线绳穿过两个眼儿，如果没有针，可以将回形别针顺直，然后两端折向同一个方向，折向时将线绳夹紧，即可把线引过来，因为一般装订机打出的眼儿是可以穿过的。(4)在凭证的背面打结。线绳最好把凭证两端也系上。(5)将护角向左上侧面折，并将一侧剪开至凭证的左上角，然后抹上胶水。(6)向上折叠，将侧面和背面的线绳扣粘死。以上参见下图。(7)待晾干后，在凭证本的侧脊上面写上“某年某月第几册共几册”的字样。装订人在装订线封签处签名或者盖章。现金凭证、银行凭证和转帐凭证最好依次顺序编号，一个月从头编一次序号，如果单位的凭证少，可以全年顺序编号。 目前，有的帐簿商店有一种传票盒，将装订好的凭证装入盒中码放保管，显得整齐。

装订保管会计档案不容忽视以下几点：1.凭证的装订与保管会计凭证是单位会计档案的重要组成部分，会计凭证一般以月为单位，财务人员需要对每月的会计凭证及时装订，以便于查找与保存。凭证装订的时间一般在当月结账工作完成后，不应积攒甚至杂乱的堆放。各单位应配备财务装订用工具，如装订机、装订线、装订针等，也可以使用重型订书机，使用比较简单方便、省时。凭证的装订有配套的凭证封面、封底、包角，装订前的一些准备性日常工作也不要忽视，日常保持凭证存放整齐有序，每月在编制凭证的同时，根据凭证编号大体分册，用大铁夹或长尾夹稳固下来，便于装订成册。装订时，把当月全部凭证做个估算，大约平均分成多少册合适？将封面、记账凭证、封底、包角放好，反复罗列检查是否整齐有序，然后用重型订书机将左上角订牢，包好包角，完成装订。最后把封面凭证起止日期、册数、凭证号数等等相关内容填写完整，加盖公章。2.账簿的装订与保管日前，手工账簿已越来越少的发挥其作用，财务软件的功能使凭证在录入后自动生成了账薄。现金日记账、银行日记账可以根据管理需要每月打印，总分类账、明细分类账可以以年度为单位，打印成纸制账簿，装订成册保存。3.财务报告类的装订与保管月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告也是会计档案重要的组成部分。各类报表在编制完成时应做好电子文件存档工作，同时根据需要打印纸制报表，按报表所属期间、性质做好分类保管。4.其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、合同文件等其他应当保存的会计核算专业资料。经济合同比如单位购销合同等，是财务收付款的重要依据，归属财务人员负责保管的，应认真保存，对履行完毕的合同分门别类做好保存。财务人员还应做好单位财务文件的保管工作，明确保管人员及场所，定期整理立卷，装订成册。

凭证记帐后，应及时装订。装订的范围：原始凭证、记帐凭证、科目汇总表、银行对帐单等等。科目汇总表的工作底稿也可以装订在内，作为科目汇总表的附件。使用计算机的企业，还应将转帐凭证清单等装订在内。

装订前首先应将凭证进行整理。会计凭证的整理工作，主要是对凭证进行排序、粘贴和折叠。

对于纸张面积大于记帐凭证的原始凭证，可按记帐凭证的面积尺寸，先自右向后，再自下向后两次折叠。注意应把凭证的左上角或左侧面让出来，以便装订后，还可以展开查阅。

对于纸张面积过小的原始凭证，一般不能直接装订，可先按一定次序和类别排列，再粘在一张同记账凭证大小相同的白纸上，粘贴时以胶水为宜。小票应分张排列，同类同金额的单据尽量粘在一起，同时，在一旁注明张数和合计金额。如果是板状票证（如火车票），可以将票面票底轻轻撕开，厚纸板弃之不用。

对于纸张面积略小于记帐凭证的原始凭证，可以用回形针或大头针别在记帐凭证后面，待装订凭证时，抽去回形针或大头针。

有的原始凭证不仅面积大，而且数量多，可以单独装订，如工资单，耗料单。但在记帐凭证上应注明保管地点。

原始凭证附在记帐凭证后的顺序应与记帐凭证所记载的内容顺序一致，不应按原始凭证的面积大小来排序。 经过整理后的会计凭证，为汇总装订打好了基础。

所有汇总装订好会计凭证都要加具封面。会计凭证装订前，要先设计和选择会计凭证的封面。封面应用较为结实、耐磨、韧性较强的牛皮纸等。

会计装订是每一个会计人员必备的一项会计技能，会计凭证记帐后，应及时装订。装订的范围：原始凭证、记帐凭证、科目汇总表、银行对帐单等等。科目汇总表的工作底稿也可以装订在内，作为科目汇总表的附件。使用计算机的企业，还应将转帐凭证清单等装订在内。单一的凭证如何装订成册。

一、工具、原料：

锥子、专门用于装订凭证的针（回形针、大头针）、线、胶水 、对角纸（会计装订专用的）

二、会计装订工作：

1、会计凭证的装订：一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。（会计档案的装订主要包括会计凭证、会计帐簿、会计报表及其他文字资料的装订）

2、会计帐簿的装订：各种会计帐簿年度结帐后，除跨年使用的帐簿外，其他帐簿应按时整理立卷。

3、会计报表的装订：会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。小企业可按季装订成册。

三、装订前准备工作：

1、分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；

2、按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数；

3、摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记帐凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；

4、整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；

5、记帐凭证上有关人员（如财务主管、复核、记帐、制单等）的印章是否齐全。

四、装订方法：

1、将凭证封面和封底裁开，分别附在凭证前面和后面，再拿一张质地相同的纸(可以再找一张凭证封皮，裁下一半用，另一半为订下一本凭证备用)放在封面上角，做护角线。

2、在凭证的左上角画一边长为5厘米的等腰三角形，用夹子夹住，用装订机在底线上分布均匀地打两个眼儿。

3、用大针引线绳穿过两个眼儿。如果没有针，可以将回形别针顺直，然后将两端折向同一个方向，将线绳从中间穿过并夹紧，即可把线引过来，因为一般装订机打出的眼儿是可以穿过的。

4、在凭证的背面打线结。线绳最好在凭证中端系上。

5、将护角向左上侧折，并将一侧剪开至凭证的左上角，然后抹上胶水。

6、向后折叠，并将侧面和背面的线绳扣粘死。

7、待晾干后，在凭证本的脊背上面写上“某年某月第几册共几册的字样。装订人在装订线封签处签名或者盖章。现金凭证、银行凭证和转账凭证最好依次顺序编号，一个月从头编一次序号，如果单位的凭证少，可以全年顺序编号。只有掌握熟悉了会计凭证装订方法，才能更好的提高会计人员工作效率。

8、装订凭证厚度一般1.5厘米，方可保证装订牢固，美观大方。