电子会计档案全解

要想形成会计凭证的电子档案，那只能是把会计凭证一点点的输入到财务软件当中，这样的话就会形成电子档案。

1、新《管理办法》肯定了电子会计档案的法律效力，电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理。2、新《管理办法》允许符合条件的会计凭证、账簿等会计资料不再打印纸质归档保存，同时要求建立会计档案鉴定销毁制度，完善销毁流程，推动会计档案销毁工作有序开展。这些新的规定将节约大量纸质会计资料的打印、传递、整理成本以及归档后的保管成本，减少社会资源耗费，推动节能减排，有利于形成绿色环保的生产方式。3、新《管理办法》明确将电子会计档案纳入会计档案范围，将大力推动电子会计数据的深度开发和有效利用，为政府决策和管理提供更多维度、更具参考价值的会计信息。4、新《管理办法》共31条，与原《管理办法》相比，主要作了以下调整：一是完善了会计档案的定义和范围。二是增加并明确了电子会计档案的管理要求。三是完善了会计档案的销毁程序。四是明确了会计档案出境的管理要求。五是调整了会计档案的定期保管期限，并延长了会计档案向单位档案管理机构移交的期限。

对会计档案进行整理是会计档案管理的重要内容，是保存、利用会计档案的前提，会计机构和会计人员必须认真对待，努力做好。 (1)会计凭证的整理。 会计凭证是会计档案的重要组成部分。《会计基础工作规范》对会计凭证的整理、装订、保管都有明确的要求。会计凭证要做到装订整齐、完整、牢固，妥善保管，便于查阅。? 整理会计凭证，首先，要把所有应归档的会计凭证收集齐全，并根据记账凭证分类。记账凭证一般分为现金收、付款凭证，银行收、付款凭证，转账凭证，共三类五种。根据不同的种类，按时间或按顺序号逐张排放好。其次，整理记账凭证的附件，剔除不属于会计档案范围和没有必要归档的一些资料，补充遗漏的必不可少的核算资料。再次，清除订书针、曲别针等金属物。最后，将记账凭证按适当厚度分成若干本。将会计凭证整理好后，应按照有关规定的要求，认真做好会计凭证的装订工作。 (2)会计凭证的归档。 首先，要认真填好会计凭证的封面。封面各记事栏是事后查账和查证有关事项的最基础的索引和凭证。其次，填好卷脊上的项目。卷脊上一般应写上×年×月凭证和案卷号。再次，将装订好的凭证入盒，由专人负责保管。 (3)会计账簿的整理。 年度终了，各种账簿(包括仓库的材料、产成品或商品的明细分类账)在结转下年、建立新账后，一般都要把旧账送交总账会计集中统一整理。首先，将活页账按页码顺序排好，加封面后装订成本。然后，将各种账簿按照会计科目顺序排列，据以逐本登记会计档案(会计账簿)封面。会计账簿封面的有关内容要写全。 (4)会计报表的整理。 会计报表一般在年度终了后，由专人(一般是主管报表的人员或财会机构负责人)统一收集、整理、装订，并立卷归档。平时，月(季)度报表，由主管人员负责保存。年终，将全年会计报表，按时间顺序整理装订成册，登记会计档案(会计报表)目录，逐项写明报表名称、页数、归档日期等。经会计机构负责人审核、盖章后，由主管报表人员负责装盒归档。 (5)其他会计资料的整理。 其他财会资料，包括年(季)度成本、利润计划、月度财务收支计划、经济活动分析报告、工资计算表及一些重要的经济合同，也应随同正式会计档案进行收集整理。但是，这部分资料不全部移交档案部门，有的在一个相当长时间内，由财会部门保存。这就需要认真筛选，把收集起来的这些资料，逐件进行鉴别，将需移交档案部门保管存放的，按要求另行组卷装订，而后移交档案部门。 会计档案的整理要规范化。封面、盒、袋要按统一的尺寸、规格制作，卷脊、封面的内容要按统一的项目印制、填写。要做到收集按范围，整理按规范，装订按标准。

用友电子会计档案支持全流程无纸化管理，可以实现电子会计档案自动分类归档，集成多硬件采集设备，保证会计资料完整性。同时，先进的多重技术保证了数据的可靠性防篡改，可以形成安全规范的电子会计档案调阅管理流程。

电子会计档案相比较纸质会计档案的好处有很多，电子会计档案节省纸质、易保管而且查找非常方便，相比较而言成本就少了许多，而且电子的东西利于环保。

什么是会计档案

档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。接下来由我为大家整理出什么是会计档案，希望大家喜欢！

什么是会计档案？

1、会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的.电子会计档案。

2、实务中，由于工作疏忽一旦单位或个人违反《会计档案管理办法》，则很可能会受到由县级以上人民政府的财政部门、档案行政管理部门依据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》等法律法规做出的处理处罚。

哪些会计资料应当进行归档？

根据规定，下列会计资料应当进行归档：

1、会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；

2、会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；

3、财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；

4、其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

单位会计管理机构临时保管会计档案有何时限要求？

单位的会计机构或会计人员所属机构（统称单位会计管理机构）按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。

当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管一年，再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意。单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。

会计档案的数字化,使会计核算资料的记录方式发生了根本性的变革。一方面,它改变了信息的承载介质,使原来的各种信息媒体,包括纸张、胶片、录像带等,向信息的计算机存储方式,如磁盘、光盘等加快转移。这大大提高了会计信息处理的质量和速度,有利于及时、准确、全面地为国家经济社会发展和部门单位的经营管理提供可靠的财务会计信息。

什么是电子会计档案管理：

1.会计电子档案对环境的依赖性强。会计电子档案的使用依赖于计算机的硬件和软件系统，会计电子档案的储存对周围环境要求苛刻。磁性介质对环境的要求较高，不仅要防水、防火，还要防尘、防磁，而且对温度还有一定要求，从而增加了数据的脆弱性。如果不在数据安全方面加强管理，则数据丢失和毁损的可能性较之手工会计系统大大提高。[1]

2.会计电子档案缺乏直观可视性。传统的会计档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的会计电子档案必须在特定的计算机硬件和软件环境中才能可视。数字化的特征使会计电子档案缺乏视觉的直接感染力，导致会计电子档案与会计信息使用者之间缺乏人性化的和谐关系。

3.会计电子档案具有技术性。技术文档主要是指与会计电子档案的设计和使用密切相关的技术性文档，解释会计电子档案的设计和运行情况。技术文档主要分为开发性技术文档和使用性技术文档。开发性技术文档主要描述会计电子档案系统开发过程中的各种分析、设计情况。使用性技术文档主要用来指导用户对会计电子档案系统进行操作、利用。

4.会计电子档案控制的复杂性。一般来说，信息化程度越高，采用的程序化控制要求也越多。目前我国常用的程序化控制有计算机软件控制、输入数据的机内检验等。会计电子档案系统控制技术的复杂性表现在系统人工控制与各类程序化控制相结合。

电子会计档案有什么保管原则：

1.会计电子档案的整理一般采用“三统一”的原则。即分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编制电子档案顺序号。电子档案顺序号应包含尽可能多的信息特征，具有规范性、通用性和合理性。此外，电子档案顺序号的容量应具有超前性，能满足未来会计电子档案业务发展的需要。[1]

2.严密的监察。会计电子档案保管的标准操作规程应要求对操作活动进行严密的监察和检查。其包括定期地对控制台记录、作业记录和实施记录加以审查和比较。

3.应急规则。应制定适宜的计划和规程来应对程序、文件和设备遭受火灾、水灾、断电、通讯中断、盗窃等突然事故和紧急情况。典型的应急措施包括文件备份、程序备份、备份与原件分开存放等方面的要求。

4.数据文件标准控制。文件的处置规则是用来防止数据文件被误用、损毁等情况的，包括文件名、保留日期、文件重建、存放地点等方面的规则。所有的文件均应由保管员在档案室加以保管，并严格限制别人接触文件。

会计电子档案有什么保管要求：

1.建立严格的内部控制制度。

内部控制制度是指一个企业或单位为了保护资产的安全性、会计资料的准确性和可靠性、提高经营效率以及贯彻执行其规定的管理方针而在组织内部采取的一系列制度、方法和手续。与传统内部控制相比不同的是，会计档案信息化要求内部控制的范围相应扩大，其中包括一些手工会计系统中没有的控制内容，如对系统开发过程的控制、数据编码的控制以及对调用和修改程序的控制等。会计档案信息化要求内部控制的手段更加多样化，程序化控制是其主要的控制手段。不难看出，保证资料准确、可靠是内部控制的主要目的，内部控制制度可有效地保证会计电子档案的安全和可靠。

2.建产严格的认证制度，引入加密技术。

在手工会计系统中，数据的处理和存储均分散于各个部门和人员，而会计电子档案系统的突出特点是数据的处理和存储的集中化，由此给数据安全带来一定的威胁。如未经授权的人员可以利用计算机轻而易举地浏览大部分文件和数据，从而使得机密数据被泄露。而严格的认证制度可以防止未经授权的人员进入会计电子档案系统。认证技术包括不同权限的口令认证、指纹认证、全息认证等。加密技术的引入可有效保证数据的安全性。密码学就是在破译和反破译的过程中发展起来的。加密算法就是用基于数学计算方法与一串数字(密钥)对普通的文本(信息)进行编码，产生不可理解的密文的一系列步骤。发送方在信息发送到公共网络或互联网之前将消息进行加密，接收方收到消息后对其解码(亦称为解密)，所用的程序称为解密程序，这是加密的逆过程。

3.建立授权操作制度，实行岗位专人专职制度，避免越权操作。

根据责、权、利、效相结合的原则，对不同的岗位赋予不同的权限，可设立系统主管、管理员、操作员等岗位。不同的岗位有不同的职责，在会计电子档案管理中肩负不同的责任，同时，同级岗位之间电有一定的牵制和监督作用。岗位的职责应明确，既不能出现管理的盲点，也不能出现职责的交叉和重复。采取不相容职责相分离的措施，严格岗位责任制。设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防会计电子档案毁损、丢失和泄密。

会计电子档案管理存在的问题是什么：

1.会计档案载体：电算化会计虽已实施，但因为实施时间不长，财会人员和单位领导对会计电算档案的组成内容不甚了解，缺乏管理会计档案的经验，很多单位只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份，未实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据因此损坏或丢失。没有建立专门的电算化会计档案保护制度;从而影响会计档案的完整性。[2]

2.缺乏必要的计算机维护、网络安全人才：电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题，但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的培训，然后就去操作系统，在一定层面上而言，会计人员仅学会了操作，而管理与维护对他们而言就非常陌生，由此导致的结果与损失也非同小可。

3.对会计电算化本身理解的偏差多数企业的会计人员，仅仅将电算化看成自动运算做帐的工具，而忽视了它本身所应包含的管理会计分析、预测、决策等功能，从而心理上缺乏对会计电算化档案管理的重视。档案管理工作尚未引起有关领导的重视，对归档工作重视不够，档案部门缺乏必要的措施及相应的业务指导，妨碍了电子文件、数据的归档。

4.会计档案管理制度不完善：由于电算化会计档案更易在不知觉的情况下被修改，因此在没有及时修订单位的会计档案管理制度，没有制定相应的会计电算档案保管人员职责情况下，会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。同时由于没有完善的、针对电子文件的制度规范，电算化会计档案的归档工作处于无序状态。归档时仍旧沿袭手工管理时的老做法，只归档纸质文件，而且是将原来用手工记录的账簿、报表，改成了用计算机打印出来的账簿、报表。