会计档案归档的条件

会计档案怎么归档

会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映企事业单位经济业务发生情况的重要史料和证据，属于单位的重要经济档案，是检查企事业单位过去经济活动的重要依据，也是国家档案的重要组成部分。以下我为大家整理会计档案怎么归档的`相关内容，希望对大家有所帮助！

一、会计档案怎么归档

（1）每年形成的会计档案，都应由会计机构按照归档的要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

（2）当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位会计机构保管1年。期满之后，应由会计机构编制移交清册，移交本单位的档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。

（3）移交本单位档案机构接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人共同拆封整理，以分清责任。

（4）对会计档案应当科学管理，做到妥善保管。存放有序。查找方便。同时，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。

二、形成电子会计档案的条件：

（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；

（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；

（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；

（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；

（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；

（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

会计档案的归档范围(1)会计凭证：原始凭证、记账凭证;(2)会计账簿：总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;(3)财务会计报告：月度、季度、半年度、年度财务会计报告;(4)其他会计资料：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书等。

会计档案管理规定是为了建立会计档案的立卷、归档、保管、移交、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防会计数据毁损、散失和泄密而制定的。下面是会计档案管理制度，欢迎参阅。 会计档案管理规定1 1.根据有关会计档案管理规定管理本公司财务会计档案; 2.财务会计档案的范围： 2.1会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他凭证; 2.2会计账簿类：总账、明细账、 日记 账、固定资产卡片、辅助账簿等; 2.3会计 报告 类：月度、季度、年度财务报告，及会计报表、附表、附注和文字说明等; 2.4其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清单、保管清册、销毁清册;各类经济合同(包括会签单、审批单等);银行开户许可证;其他有财务保存价值的资料。 3.财务、会计档案的装订应按类别、按编号顺序按时装订成册，标明月份、起止年、号数、凭证张数，由装订人、审核人、主管签章;具体时间要求如下： 3.1会计凭证：当月会计凭证必须于次月15日以前装订完毕 3.2会计账簿：电脑账本必须于次年1月底以前打印并装订完毕 3.3银行存款余额调节表、对账单：必须于次年1月底以前装订完毕 3.4财务报告：按年装订，必须于次年1月底以前装订完毕 3.5经济合同：按经济合同类别、所属项目来装订 4.当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务部门保管 一年，期满后，编制移交清册，移交档案室保管。 5.凡需借阅会计凭证、账簿、财务报告三大类档案的，必须严格按以下规定办理： 5.1有权借阅本公司财务会计档案的人员为：集团的董事长、总裁及分管副总裁、财务总监、财务经理、审计经理;本公司的常务副总经理、财务经理和主管会计。 5.2其他人员需调阅有关财务会计档案的，必须本公司总经理和财务经理批准、且必须在财务部门查阅;未经财务总经理批准不得复印。 6.出纳人员不得兼管档案; 7.财务会计工作移交的规定： 7.1财务人员因故离开公司或工作调动时，必须与接管人员办理工作交接手续，否则不予办理 离职 手续。 7.2财务人员在办理移交工作手续前必须及时办理完毕未了的工作事项，移交人须填写工作移交清单，清单内容应包括交接日期、交接双方姓名及职务岗位、交接实物的名称和数量、凭证账册的名称数量及所属期限、文件名称及数量、其他需说明的问题，其中电子数据应说明存放目录和文件名称，并进行实际操作。 7.3本公司会计主管及以下人员的工作移交，由财务经理监交。 8本制度经公司总经理办公会讨论通过，自颁布之日起执行。 9本制度解释权在公司计划财务部。 会计档案管理规定2 第一章总则 为了加强会计档案管理,保证会计档案的安全、完整、及时,根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》及财政部《会计档案管理办法》的规定,结合本公司实际情况，制定本办法。 第二章会计档案管理部门 1.公司档案主管部门和财务部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。会计档案的具体管理工作由财务部门负责，由财务部门指定专人负责在专门地点保管。保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。 2.财务部门及公司内部有关的分公司、子公司，必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。 第三章会计档案归档的范围 1.会计凭证。包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表，涉及对外对私改造资料，银行存款(借款)对账单及余额调节表等。年度终了都必须按照规定归档。 2.会计账簿。包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。 3.财务报告。包括《会计制度》规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报，月、季、年度会计报表，报表附注及财务情况 说明书 。上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。 4. 其它 会计核算资料。凡与会计核算紧密相关的，由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料。 5.增值税专用发票和普通发票。 第四章会计档案的整理 会计年度终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。 1.会计凭证。 (1)按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份。 (2)分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。 (3)装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。 2.会计账簿。 各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。 (1)会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样，不填其它内容。 (2)会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。 (3)活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账尺，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。 (4)会计账簿的装订顺序： 会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿装订封底。 (5)装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。 (6)账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。 (7)装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。 (8)会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存(借)款日记账、分户明细账、辅助账。 3.会计报表。 会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一归档保管。 第五章 会计档案的归档保管 1.当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后存入档案并由专人保管。 2.会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。 3.机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。 第六章会计档案的借阅使用 1.财务部建立会计档案清册和借阅登记清册。 2.凡需借会计档案人员，须经财务负责人或单位领导批准后，方可办理调阅手续。 3.借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。 4.借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，须经单位领导批准需 需要复制会计档案的，须经财务负责人或单位领导批准后方可复制。 第七章 各种会计档案保管期限 1.会计凭证保管15年。 2.会计账簿保存15年，其中现金和银行存款日记账保存25年。 3.会计报表保存10年，其中年度决算表永久保存。 4.发货票保管5年。 第八章 会计档案的销毁 1.会会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁清单，汇同财务部门共同鉴定后，编制会计档案销毁清册，报经主管经理和上级主管部门批准后，方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权、债务时为止。 2.按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财会部门、审计部门共同派人监销，监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况以书面形式报告有关领导。 第九章 附则 1.本制度自颁布之日起实施，未涉及情况按国家有关规定处理。 2.附表：《会计档案保管期限表》﹙见下表﹚。 会计档案保管期限表 会计档案管理规定3 第一章 总则 第一条 制定目的和内容：为了加强档案管理，统一会计档案管理制度，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法的规定》，结合本公司实际及内部管理需要，制定本制度。 第二条 本制度适用的范围，为会计档案管理部门。 第三条 本制度由公司财务负责人行使监察权力。 第二章 会计档案管理要求 第一条 会计档案由以下部分组成： (一)会计凭证：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证; (二)会计账簿：包括总账、明细账、日记账和其它辅助账簿; (三)会计报表：包括年度决算表、月报表和半年报表以及报表附表、附注和会计情况说明书; (四)会计事务所出具的审计报告、对银行会计报表、对税务报表及税务资料; (五)其它会计资料：银行对账单、发票或 收据 存根联、各种经济合同、电脑备份及软件操作资料、相关学习会议资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。 第二条 会计档案的管理 公司会计人员为负责本公司的会计档案工作，负责会计资料收集、整理、装订和管理，并设置专门的会计档案室，指定专人保管。 第三条 会计档案的整理 会计档案由形成档案的各部门和人员按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册，对同一年度的会计档案先按会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料四大类别进行归类，对每一类中的会计档案再根据不同保管年限和档案形成时间顺序分别进行整理、立卷、装订成册。 一、会计凭证的整理 (一) 每月中旬之前应将上月的各种会计凭证分类按编号顺序分本进行装订成册。 (二) 每本凭证要求折叠整齐，凭证编号连续，附件齐全，每本凭证订牢不松。 (三) 每本凭证应加制封面、封底，凭证封面和每册凭证背脊对各栏内容必须填写齐全，盖章清晰。 (四) 装订好的凭证应套上凭证盒，并填写好凭证盒上各栏内容。 二、会计账簿的整理 (一) 在会计年度终了后的次年2个月内，应对各种账册进行整理、装订。整理账簿时应检查所有账页是否已并入相应账户内，各种账页是否按科目的编号顺序和日期先后排列整齐，账面有否颠倒、夹错、漏页，账页与账页之间的余额是否衔接，每张账页是否填有科目代号和科目名称，更改对是否划红线盖名章，空页、空格是否按规定写明“空页”字样，年终封账是否划上红线，年末余额是否按规定 结转下年并在摘要栏注明“结转下年度”字样，账页流水编号是否连续不断。 (二) 账簿装订要求订牢不松，折叠整齐，不缺不漏，账页多的科目应单独分册装订，账页少的科目可与其他科目账页合并装订，多科目账页合并装订时，同一科目的账页应集中在一本账册内，不能将其分散装订在多本账册中。 (三) 电脑账应在每个会计年度终了2个月后分类打印装订成册，并加盖名章。 三、会计报表的整理、装订 (一) 在办完年终决算的第二个月应对各种报表进行整理、装订，检查报表是否齐全，张数有否短缺，名章是否盖全。 (二) 各种月度报表应按月装订成册，年度决算报表应单独装订成册。 (三) 分册制作报表目录，加制封面封底，封面上填明单位名称，会计年度，所属月份，报表名称，盖妥装订人员的骑缝名章。 四、其他会计资料的整理 平时应做好其他会计资料的收集、积累和保管工作，根据其他会计资料的不同类型，分别按照上述会计凭证、账簿、报表的装订要求进行整理、装订，并及时归档。 第四条 会计档案的移交与保管 公司的当年会计档案在会计年度终了后，可暂由会计人员保管一年，期满之后，各种会计档案移交给公司会计档案室，不得自行封包保存。采用电子计算机进行会计核算的，应当保存打印出的纸质会计 档案，做到妥善保管、存放有序、查找方便，保证会计档案的完整无缺，并严格执行安全保密制度。 第五条会计档案保存要求： 一、防止档案的损坏，延长档案使用寿命，维护档案安全。 二、做好档案的防火、防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作。 第六条 会计档案的保管年限 第七条 会计档案的查阅 由于工作需要调阅会计档案，须遵守下列规定： 一、公司内部人员需调阅会计档案，必须填写“会计档案查阅申请单”，先由本部门负责人签字后，再由会计档案管理部门负责人签章同意后，方可调阅;其中，机密级以上档案经会计总监或总经理签字同意后，方可调阅。 二、审计、 财税 部门因审计和查账事项需调阅会计档案时，应出具审计或查账公文，并由公司接待部门填写“会计档案查阅申请单”，申请单经公司会计档案管理部门负责人签章同意后，方可查阅;其中，机密级以上档案的调阅，须经会计总监批准。 三、公安、检察、法院、工商等部门因对理相关案件需调阅会计档案时，应出具 正式公文或 介绍信 ，经 公司法 务部门审核认可后填写“会计档案查阅申请单”， 经会计档案管理负责人签章同意后，方可查阅。查阅取证时可以抄录、照相或复印，但不得将档案带走。 四、外单位人员调阅档案，需由会计部门人员陪同，查阅完毕，应立即归还档案室。向外单位提供利用时，须经本单位主管领导及会计负责人签字批准，会计档案原则上不得借出。 五、查阅档案时，严禁拆散原卷并不得把档案原件抽走、涂改、勾划或损坏，查阅后，应由查阅人在档案封底备查栏内注明日期和原因。 第八条 会计档案的鉴定和销毁 一、会计档案的鉴定。每年年初应由会计档案主管部门和公司稽核部门对上年度会计档案共同进行一次综合鉴定。对债权债务未结清的档案应抽出重新装订，直到债权债务了结后再作销毁。如果保管期限不一致但装订在一起的会计档案应在上述两部门的见证下将要销毁的凭证抽出后重新装订。 二、会计档案的销毁。 经鉴定后需要销毁的会计档案应由会计档案管理员提交销毁申请报告，并造具“会计档案销毁清册”，经会计档案主管部门和稽核部门审核后按法定程序销毁。 三、撤消、合并时，会计档案应随同单位的全部档案本并移交指定的单位，并按规定办理交接手续。 四、会计档案销毁时，会计档案主管部门和稽核部门应派专人到现场监督整个销毁过程。 第三章 会计电算化要求内容 会计档案包括书面档案和磁盘档案，内容是所有的会计文件和会计凭证、会计账簿、会计报表等书面形式的会计核算资料。 第一条 书面会计档案管理 一、会计档案存档手续：打印输出的凭证、账册、报表，必须有会计主管的签章才能存档保管。 二、打印输出的凭证、账册、报表等书面形式的会计档案按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理。 三、机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印， 操作人员在打印输出的账页上签字盖章，会计主管签字盖章认可。 四、任何人不得伪造、非法涂改变更、故意毁坏凭证、账册、报表等书面档案。 第二条 会计电算化具体要求 一、现金收付业务和银行收付业务要做到当日业务当日清，做到日清月结。现金帐页和银行账页经出纳审核无误后，出纳和主管会计签字盖章， 装订成册，年终将现金和银行日记账按照顺序装订成册，并加盖封印，妥为保管。 二、转账凭证的输入和保管，有关会计人员应及时将审核无误的原始凭证，输入计算机。机制凭证在输入计算机后要打印输出，妥为保管。 四、科目汇总表、账簿打印时间。 (一)现金、银行日记账每月打印一次。 (二)银行余额调整表每月打印一次。 (三)总分类账和各种明细分类账每年打印一次。 (四)会计报表、计算表、分析表，按要求和时间打印。 第三条 电算化数据备份管理 一、必须经常进行会计核算数据的备份工作，避免意外和人为的错误造成数据丢失;发生会计数据丢失时，必须及时用备份数据进行恢复。 二、需要做备份的文件包括系统设置文件、科目代码文件、 期初余额文件、本月账务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。 三、凭证及总分类账、明细分类账、报表等需要备份的数据视同会计资料按月备份，交会计档案保管员分别放置在不同的地方妥为保管。 四、随计算机配置而来的 操作系统 、各类应用程序软件和购买的商品化会计核算系统软件，以及上述软件的备份磁盘，必须作为会计档案保管。 五、必须加强会计档案的__，任何人不得伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、账册、备份磁盘等。 看了