采购与应付子系统的特点是数据处理量大、数据变化频繁、处理内容广泛、处理方法复杂、管理要求较高。
采购与付款业务是企业经营管理活动的首要环节，直接影响企业的最终利润，目前已广泛应用在企业管理工作中，并发挥着越来越重要的作用。企业实务中，需求部门一般根据生产经营需要向采购部门提出物资需求计划，采购部门根据该需求计划归类汇总平衡现有库存物资后。
统筹安排采购计划，并按规定的许可权和程式审批后执行。
采购与付款业务流程：
1、审批
采购是企业经营的首要环节，控制材料采购成本对一个企业经营业绩至关重要。因企业材料成本占生产成本的比例很大，所以降低材料采购成本可以增加企业的经营利润。完善的审批程序是企业控制采购成本的重要一环。
2、采购员
采购人员必须在授权范围内签订采购合同，其次企业必须按要求设定涉及采购流程的人员每一系统的操作权限，例如，对供应商信息的录入必须得到对数据库的操作授权。
3、供应商
公司要对供应商建立完善的档案，及时、准确的掌握各供应商的信誉、资金等情况，选择供应商的过程要公开、公平、公正，其中在保证质量情况下价格是选择供应商的重要因素。
4、物资验收入库环节
采购物资到货后，物资管理部门应组织采购、质检、仓储等部门对到货物资进行检验清点，质检部门出具检验报告，仓储部门依据检验合格的报告办理入库手续，编制入库单，登记库存明细帐。
5、付款结算
付款业务是采购业务不可分割的组成部分，主要是在采购业务基础上，将企业资金支付给采购商品的供应商。付款涉及资金整体使用，因此是企业财务会计控制的重点。付款业务的控制主要包括应付账款业务控制和资金支付控制。
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