中小企业会计电算化现状

中小型企业会计电算化中的问题及对策 随着计算机技术的飞速发展与广泛运用，推动着我国财务领域发生了一场深刻的革命——企业会计电算化。会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术应用到会计信息系统的简称。它首先是实现整个会计核算业务的计算机处理过程；其次是实现财务预测、决策、分析等管理手段的计算机控制过程。近年来，很多大中型企业都已经采用计算机记帐和编制报表，已初步实现了会计电算化，并正向会计电算完善化发展。而大部分中小型企业面对这场信息革命却进展缓慢，究其原因存在以下几方面障碍： 首先，企业管理层的意识。很多中小型企业领导对实施会计电算化的重要意义缺乏足够的认识。由于传统的手工记账方式长期被人们所接受，加上目前各项管理都是建立在手工记账的基础之上，要改变人们长期形成的习惯方式，有较大难度。而对财务工作，他们认为只是记帐、算帐的简单重复工作，没什么理论可言，也不需要什么高深的技术，更别说把财务工作提升到管理的角度了。还有很多领导从自身角度考虑，认为电算化不够灵活，不能像手工记帐方式那样方便的干预记帐，在某些环节做些手脚等这些因素在一定程度上阻碍了单位会计电算化的发展，从而也影响了我国整体会计电算化事业的进一步发展。 其次，成本过高，缺乏适合的财务软件。目前软件市场上缺乏一些针对中小型企业适用的规范软件，就像比较受中小型企业欢迎的金碟，用友等软件也缺少系统整合性和灵活性，功能方面主要是汇总计算而缺乏决策、预测和分析功能。而那些面向大中型企业的软件，比如德国的SAP软件等对计算机硬件要求比较高，实施过程复杂，建设周期长，实施成本过高。加之会计软件还存在着数据安全保密性差，很多软件供应商一味追求短期高利润，强调售前工作，而忽视了售后服务质量，而使很多企业望而生畏。 第三，缺乏会计电算化专业人才。由于会计电算化涉及到会计和计算机两种专业知识，不仅要掌握财务知识，还需要熟悉相关的计算机应用知识，尤其是财务系统管理等重要岗位的工作人员，更需要较强的财务知识水平、全面熟悉企业的财务核算、管理运作模式、运作过程。而现阶段复合型人才（既懂计算机又懂会计专业知识）的缺乏也是目前企业尤其是中小型企业实施会计电算化的一大难题。 针对目前中小型企业会计电算化发展中存在的上述问题，我认为加快企业电算化进程，应当从以下几方面入手： 首先，转变观念，提高认识，开阔视野，加强管理。现代企业是组织社会化大生产的营利组织，是市场经济的主体。为了求得企业的生存与发展，必须打破传统管理职能的界限，将企业视为一个整体，注重企业内部的协调管理。而财务会计作为企业管理活动中的一个重要组成部分，其地位和作用日益突现出来。因此，企业的经营者尤其是财务经理，不仅要树立适合企业发展的管理经营理念，对电算化的内在本质要有更深层次的认识与理解，而且要加强这方面工作的管理，充分发挥会计电算化在企业管理中的作用。 其次，开发低成本、适合于中小型企业的财务软件。会计电算化应结合企业单位的实际，充分利用现有资源，使其发挥出最大效能。财务软件开发者应注意以下几个方面： 1、在开发过程中要突破通用性的界限。所谓通用性的界限是指在软件开发设计中不要单纯为扩大市场而片面追求提高通用性，应适当考虑不同类型企业的具体需要。例如，可依据新会计制度按十几个行业分别设计各具特色的会计电算化软件，在每套系统中可以预置会计科目、会计科目对应关系，主要业务的会计凭证会计帐薄的格式，特殊业务的核算方法，直至财务会计报表格式和常用管理会计报表格式，报表指标项目解释以及常用的财务分析指标及其解释。由于服务对象比较具体，所以在软件设计中就可有针对性的完善功能而且不必设置许多无用功能，企业会计人员也不必理解许多抽象的系统初始化。 2、加强会计软件本身界面的友好性、易用性。让掌握计算机知识并不多的用户，在最短的时间内上手，这就需要软件开发人员能够设身处地为使用会计软件的从业人员考虑，使开发出来的会计软件易懂易用。 3、建立一个统一的数据标准，完善进入和退出机制。财务电算化系统的数据标准化是一个早已提出的问题，有关各方也为此做了不少努力，但由于种种原因，目前尚未制订出统一的标准。中小企业目前所用的是适合于本公司规模大小的软件，如果企业将来业务发展了，实力增强了，转而使用其它公司的软件系统，能否顺利地把数据转移过来？软件开发商应当在用户需要时及时提供标准的财务数据文件，打消用户的后顾之忧。不应为了眼前的小利而死死套牢用户，应立足长远，树立好信誉，将市场做大。同时用户在签订合同购买软件产权时也应对这方面提出明确的要求，寻求法律保障。 其三，鼓励应用服务供应商行业（ASP）的兴起。因为目前复合型人才的匮乏同与日剧增的市场需求已经形成了刻不容缓的矛盾。尤其是很多中小型企业目前没有足够能力聘请精英，所以社会在努力培养复合型人才的同时，ASP公司的出现能缓解这种矛盾。 提供财务应用服务的ASP服务商搭建一个网络财务应用平台，这个平台由服务器、数据库管理系统、Web财务软件及互联网接入设备构成。公司与ASP公司签订协议，每月支付一定的费用，就可以享受高质量的专业性服务，财务管理工作外包给ASP后，首先获得的是IT方面的专业化服务，然后企业数据可由ASP的技术人员负责维护，这样企业可以免除构建会计电算化系统所带来的大笔硬件设备和软件调试投资，只需要投入必要的PC设备，达到能够与ASP服务中心联网交换数据的目的即可，从而缓解了中小型企业缺乏专业维护人员，复合型人才的矛盾，也降低了系统的维护成本。更进一步讲，企业不需要为日新月异的IT软硬件升级问题而烦恼，因为在ASP模式下，企业每月只需要支付一定的费用，就可以享受ASP们不断更新的高端服务器和数据库产品。此外，中小企业通过与拥有众多理财专家作为技术支持的ASP们合作，可以从ASP那里得到财务管理方面的咨询和指导，有助于企业财务管理的规范化。 最后，加大对会计电算化人才的培养力度。财务管理外包给ASP公司毕竟只是一个过渡的策略，随着企业规模进一步扩大，企业最终会退出ASP方式，自己公司来进行建立、操作和维护系统。所以社会的进步、企业的发展，归根结底需要高素质的人才，没有高素质的人才，也就谈不上企业会计电算化的发展。为此，企业一方面要合理配置企业财会人员，吸纳高校会计电算化专门人才；另一方面要加强对在职会计特别是电算化人员的业务培训工作，选拔具有一定计算机知识的会计业务骨干到高校进修计算机专业等多种方法和措施，从而全面提高财会人员的综合素质，为企业的发展提供强有力的支持。 我国的会计电算化虽然起步较晚，目前还处于探索寻求一条适合于中国国情的会计电算化之路，但是它的发展速度飞快，尤其是知识经济时代的到来，当今数字化革命正在进行，会计电算化已是管理现代化和会计自身改革及发展的客观需要是时代发展的必然。中小型企业管理者应高瞻远瞩，着眼于本单位长远企业逐步实现会计电算化已是大势所趋。

摘要： 随着我国企业信息化的逐步推广， 会计电算化成为企业信息化的基础和核心。中小企业由于其自身资金不足、人才缺少、管理水平落后等原因， 会计电算化的实施水平还远远落后于我国大型国有企业和国际同行。文章根据诺兰模型， 分析了会计电算化的具体实施步骤， 指出了中小企业会计电算化的若干问题， 并提出了解决对策。关键词： 会计电算化； 中小企业； 会计软件； 信息化0 引言 随着信息技术的广泛应用和经济的快速发展，信息化已成为全球经济发展的主要趋势。企业作为国民经济的重要元素， 其信息化进程更是刻不容缓。进入21 世纪以来， 包括我国在内的很多国家都制定了信息化发展战略， 为适应新的挑战和机遇做好了准备。我国正处于产业结构转型和市场经济体制转轨的重要时期， 面临信息化和工业化的双重压力， 如何认识到信息化的重要作用和大力推进信息化建设是本世纪头20 年的重要任务。在企业信息化进程中， 会计电算化由于广泛的辐射性和较高的规范性， 已成为了企业信息化的核心。然而会计电算化提出30 年来， 一直处于发展的低级阶段， 企业由于所处地域、规模、开发程度的不同， 会计电算化的程度参差不齐。尤其是中小企业， 它们占国内企业总数的99.6%， 为国民经济创造了58.5%的产值， 提供了75%的城镇就业机会。由于受规模有限、体制建设不完善、管理基础薄弱、信息技术落后等因素制约， 会计电算化的应用多半停留在核算电算化的阶段， 远远落后于国内大型企业， 阻碍了会计电算化在中小企业中的应用。因此， 如何提高中小企业会计电算化的应用水平成为我国企业信息化的重要内容。1 中小企业实施会计电算化的步骤根据Richard Nolan 的诺兰模型， 可将企业会计电算化建设分为6 个阶段， 即初装阶段、传播阶段、控制阶段、集成阶段、数据管理阶段和成熟阶段。 1.1 初装阶段刚刚引入系统， 在这个阶段， 用户和使用人员对新系统大多表现为敬而远之的态度， 系统仅仅被用来完成数据录入、打字办公等简单工作。 1.2 传播阶段信息技术开始扩散， 系统的自动化优势得到体现， 管理层注意到经济效益， 但没有开始有计划地控制系统。 1.3 控制阶段管理人员看到了系统的应用得到的效益并不如先前所想， 因此控制使用， 做出规划。成立管理信息系统的部门， 应用开始走向正轨。 1.4 集成阶段管理的对象从设备变成资源， 将不同机构的计算中心和子系统统一在一起， 采用统一的标准和技术等， 使用数据库等技术， 完善整合现有系统， 实现资源共享。 1.5 数据管理阶段使用统一的数据管理系统和管理方法， 对整个机构的数据进行统一规划和应用。全面考量系统的成本和收益， 考虑系统在投资中各个领域的协调问题。 1.6 成熟阶段将信息系统和管理结合在一起， 信息资源计划和控制系统正式投入使用。资源管理系统的经济效用完全体现出来， 为机构的管理和决策提供更好的支持。 就目前会计电算化的进程来看， 我国中小企业的会计电算化大多停留在前三个阶段。2 中小企业会计电算化现状 2.1 自身资金、人才、技术的制约会计电算化最终要达到ERP 的程度， 需要大量资金、人才、技术的支撑。但是中小企业自身资金有限， 它们宁愿先将资金投入到收益同等或者更加快速的项目上去。中小企业对于人才的吸引力有限， 而且会计电算化需要会计和计算机两方面的人才， 甚至两门学科的复合型人才， 但是目前的状况是， 会计人员不懂计算机知识， 而软件开发人员又缺少财务方面的知识， 这给中小企业的人力资源部门造成的压力很大。整个会计电算化系统的布置，从软件的选定到线路铺设， 最后到系统测试、故障排除， 都需要中小企业具有全面具体的技术水平，一个差错可能就会影响到整个系统的运行。2.2 会计电算化的收益滞后由于中小企业自身条件限制， 如何在这种情况下进行运筹， 选择最好的实施项目， 是管理层的重要决策内容。然而会计电算化的实施是个长期的过程， 目前真正将会计电算化实施到管理层面的大型企业并不多， 更何况是中小企业。而会计电算化的管理效益具有滞后性， 也许在近期不会直接表现出来。对于小型企业而言， 它们更愿意将目光投到见效快、效益大的项目上去。因此， 由于企业自身的限制性， 会计电算化在中小企业的项目名录中一般不会居于前位。2.3 电算化软件存在弱点如上所述， 软件开发人员大多是计算机专业毕业， 缺少财务方面的知识， 与公司的财务人员又缺少沟通， 所以产生了软件不够深入专业、没有提供足够功能、模块之间沟通性差、人机交互界面不友好、不具有通用性、加密措施不到位等弱点， 严重阻碍了会计电算化的实施， 很难进行二次开发。另外， 软件的开发多种多样， 目前并没有统一的标准。每个企业都是向不同的软件开发商购买不同的软件来满足自己的需要， 但是当企业之间需要数据传输和查询时便出现数据接口不匹配、数据传输不方便的问题。2.4 管理层不够重视在中小企业中， 手工进行会计核算管理已经成为了一种模式， 管理层认为引入会计电算化需架构系统、重新选聘人才、增加设备， 这些都会使企业成本在短时间内快速增长， 利润下滑。况且已有的会计模式已适应了中小企业的规模， 资金的大规模投入将得不偿失。2.5 管理制度问题中小企业引进会计电算化后， 若会计数据的录入、处理、存储依然维持现有制度， 管理模式依然维持手工的方式， 财务管理制度、岗位责任、档案管理制度等没有随着电算化的实施而进行相应变动， 会严重妨碍会计电算化的实施。2.6 会计信息系统利用率低下在很多中小企业中， 有些仅仅是用计算机摆个门面， 或者做简单的计算汇总工作， 认为这样就是会计电算化， 造成了设备的浪费。还有些企业在未能了解软件性能和本企业要求的情形下急于购进会计软件， 造成了系统衔接问题。这些现象都说明，在购买会计软件之前要对本企业进行必要的系统分析， 不能急于求成， 要按照信息系统实施的步骤逐步进行。2.7 会计业务流程缺陷电算化系统虽然能实现无纸化管理 的目标， 但是容易造成会计部门财务和业务的孤立。会计部门对企业生产经营活动中的数据进行分类整理录入存储之后， 并不能产生有利于管理层做出决策的有利信息， 反而会形成会计信息孤岛。另外， 会计信息由于是业务发生后进行采集录入， 所以对于实时信息的掌握和加工就十分滞后， 无形中降低了信息的质量和价值。3 中小企业会计电算化的实施策略 3.1 认识会计电算化的重要性会计电算化不仅仅是设备的引进、核算方式的改变， 更应该是财务内部控制、审计方法技术的改变， 会计电算化是对会计理论和技术的一次根本性变革[3]。管理层应带头学习会计信息化的必要性和重要性， 并普及信息技术在企业中的应用。根据自身特点和需要， 购置计算机等硬件设备， 及时购买升级会计电算化管理软件， 提高会计业务人员的素养， 加强人员培训， 从思想上认识到会计电算化势在必行。管理人员也要注意到企业的长期收益， 提高使用会计电算化的积极性和主动性。3.2 培养复合型会计电算化专业人才中小企业要实施会计电算化， 就要提高员工素质， 增强会计电算化能力， 更新知识结构。所以中小企业应针对不同管理层次、不同部门的管理人员进行培训， 树立会计电算化意识， 培养电算化素养； 拟定对会计人员的培训计划， 组织员工学习计算机知识， 提高信息化素养； 制定一系列引进高科技人才的计划， 通过对外合作交流的方式培训会计人员。通过以上措施， 使票据在企业中的流通快速高效， 财务人员可及时提供决策信息， 使会计电算化真正运用到管理层面上来。3.3 做好会计基础工作会计基础工作主要是指健全会计制度， 规范核算规程， 确保基础数据准确、完整等。中小企业实施会计电算化后， 对企业管理人员、企业管理制度、操作人员权限等提出了新的要求。企业根据当前目标和电算化进程， 制定了完备的企业内部控制制度， 及时修改内部管理制度、制定操作规程、明确电算化岗位责任制、确定操作人员权限、规定档案管理制度等， 逐步在实施中落实完善， 切实执行和监督， 尽快发挥电算化的管理效益。另外， 在建立账套初期， 会计人员应保证初始化的准确和合理。选择适合的启用时间、核算体系、科目设置。在录入数据时， 保证数据的准确性和规范性。注意在日常业务处理时重视记账凭证的填制、录入、机内审核和自动生成， 录入和采集数据力求规范、准确， 期末注意明细科目间的结转和各核算模块数据间的定期核对， 建立科学合理的日常核算制度。3.4 完善统一财务软件开发有关部门需尽快制定统一的政策法规来约束软件市场， 制定统一的财务软件标准， 加强对软件开发商和销售商的管理， 使财务软件更易于操作、界面友好、安全性高。尽快使财务软件网络化， 使用数据库、互联网技术， 尽力实现网络化管理和电子商务。可考虑建立财务信息中心， 对行业财务信息进行集中式管理， 同时实现实时查询、通讯、监控等。同时， 中小企业应根据自身情况选择合适的计算机硬件和软件资源， 按照循序渐进的原则， 逐步应用： 单项业务电算化、多项业务电算化、会计核算系统电算化、会计管理信息系统电算化、会计决策支持系统电算化。4 结语 会计电算化是世界经济发展和计算机技术迅速传播的必然结果， 也是现代企业管理制度的客观要求。会计电算化是企业信息化的基础和核心工作，也是会计工作信息化的重要支撑。有关部门应及时发布统一规章制度， 切实协助会计电算化工作的实施； 财会人员应积极提高计算机素养， 加强职业道德建设； 软件开发商应自觉提高软件通用性， 加强开发前与客户的沟通； 广大学者应加强对会计电算化的理论研究， 并将理论结果切实运用到生活实际中， 培养更多的兼具财会和计算机知识的复合型人才。

会计电算化工作岗位的划分，主要针对全面实行会计电算化的大型单位，这些单位的会计部门往往有几十个人，工作岗位划分很细，常常一岗多人，因此实现会计电算化后，可适当调整各岗位的人员，设置必要的会计电算化岗位。但是，在我国成千上万的企事业单位中，绝大多数是中小企事业单位，这些单位会计部门的人数常常不足10人，由于会计部门的人数比较少，会计业务相对比较简单，实行会计电算化后的岗位划分，应根据实际需要进行适当合并，设置一些必需的岗位，一人可以兼任多个工作岗位。这样的话，不仅能够加强对会计电算化工作的管理而且能够提高工作效率，节约人力。但是中小企业实行会计电算化后的电算化会计岗位设置，应该注意满足内部牵制制度的要求，如出纳和记账审核不应是同一人，软件开发人员不能操作软件处理会计业务等。小规模单位电算化岗位的设立，可由会计主管兼任电算主管和审核记账岗位，由会计人员担任操作员和电算维护员，还应单独设立出纳员岗位。

中小企业具有规模小、投资少、经营方便、资本实力薄弱、融资渠道单一、经营灵活等特点。中小企业在引入会计电算化过程中必然会遇到一些问题，主要表现在以下几个方面。1.缺乏对会计电算化重要性的认识从当前情况来看，国内中小企业对会计电算化认识存在较大误区，对其重要性缺乏深入、正确的认识，没有认识到会计电算化对促进企业发展的重要意义。不少中小企业主认为，会计电算化是一种新的会计管理方式，实现了纸质化向电子化的转变，有助于工作效率提升。但是对会计电算化促进企业财务管理水平提升的作用认识不足，中小企业的投资资金也较少。大多数中小企业处于压缩成本考虑，不愿意在会计电算化方面投入太多资金。另一方面，由于一直以来中小企业财务管理工作者思维定势，对会计电算化持抵触情绪，不愿意主动去学习和接触新鲜事物，对会计电算化持质疑态度，这对会计电算化发展产生了较大阻力。2.会计电算化内部控制制度不健全实施会计电算化之后，会计人员的工作内容、职责也发生了较大的调整和变化。大多数中小企业对会计电算化背景下责任划分、岗位分工、工作责任、信息安全、系统管理等制定明确的管理制度。一些中小企业没有建立完善的电子化财务管理制度，这对会计电算化发展形成了较大制约。三、财务人员会计电算化知识缺失会计电算化对财会工作人员专业素质提出了更高的要求。对中小企业财会人员而言，其会计电算化操作能力相对较低。一方面，中小企业财务人员专业素质较低，不能严格实行持证上岗制度，许多工作人员实际上并不具备职业资格。即使有上岗证的会计人员，对会计电算化的了解程度也较低。另一方面，中小企业由于经营效益、薪酬水平限制，不能招聘高素质财会人员。工作人员对会计电算化了解不够深入，即使聘请了专业的会计电算化人才，也不能解决实际问题